Acervo

Conforme as questões levantadas no questionário o acervo compõe-se de autorização de vendas dos imóveis de todos os tipo, ficha de cadastro dos corretores, imagens dos imóveis, artes gráficas, DVD’s, CD’s, constatou-se que possui data-limite desde o ano de 2008 até os dias atuais, totalizando 18 pastas A/Z, 05 pastas c/romeu/julieta, 05 caixas polionda onde se encontram os DVD’s, entre outros documentos sem nenhum tipo de acondicionamento, inclusive foram encontrados documentos que não pertence ao setor. O mobiliário onde estão encontrados os documentos é uma estante de madeira com armários.

Sobre o gênero documental encontrado no setor são documentos textuais referente as captações, informático das imagens retiradas dos imóveis para serem colocados a venda, e as artes realizadas para propaganda nos jornais e outros veículos de divulgação, e tabelas de preços dos imóveis de toda João Pessoa.

De acordo com as informações os documentos mais consultados são as fichas de captações e tabelas, a frequência das consultas são constantes, os principais usuários são os corretores por se tratarem de documentos referentes as informações do imóvel que está para vender ou mesmo que já saiu do sistema.

Figura 02 e 03 – Setor de suporte aos corretores

Fonte: Dados da Pesquisa, 2013.

O setor não possui código de classificação, não existe na empresa uma norma de organização dos documentos. O método de arquivamento e recuperação da informação a documentação está arquivada de acordo com o ano das realizações das captações e assunto encontrados nas pastas, ou seja, as fichas ficam separadas por assunto. A recuperação da informação pode ser realizado pelo SICVENDAS, a busca pode ser realizada pelo código, por bairro ou valor do imóvel desde que o imóvel esteja a venda.

5.2.2 Infraestrutura

O espaço do setor de vendas é impróprio para o acervo, o local destinado é pequeno sem segurança, podendo qualquer pessoa ter acesso aos documentos sem autorização, o espaço da estante é pequeno e inadequado, existe a presença de umidade nas paredes.

Referente às condições ambientais não há controle na temperatura o ambiente é instável não é climatizado, o ar-condicionado é apenas para uso dos funcionários, nota-se a presença de umidade. As condições físicas apresentam mofos e insetos, por ter coqueiros e outras plantas bem perto da sala, fiação elétrica exposta, ausência de prevenção contra incêndios, falta extintores na empresa, a sala possui vidros permitindo a entrada da luz natural (UV) radiação ultravioleta, as lâmpadas são fluorescentes.

5.3 Setor de Locação

Setor responsável por administrar de toda tramitação dos imóveis captados e serem alugados pela imobiliária. Possui sistema de controle de cadastro parecido com o citado anteriormente, o SICAD tem função de manter o controle do cadastro dos clientes e controle das locações, sendo 02 funcionárias no setor que atuam para administrar as locações.

5.3.1 Acervo

Constatou-se que o acervo é composto por documentos gênero textuais, informáticos e sonoros, os documentos estão armazenados em pastas suspensas, envelopes e hd externo, os documentos sonoros encontram-se em uma caixa pequena com as fitas audiomagnéticas (não são mais utilizadas). O tipo de mobiliário é um armário de aço com quatro gavetas está enferrujado e com uma gaveta quebrada, dificultando o serviço humano, outro de madeira com três gavetas, existe um armário de madeira tipo balcão que começa de uma mesa do funcionário até outra mesa, todos os armários encontram-se ocupados.

O método de arquivamento e a busca da informação são realizados pelo nome do ¹locador/locatário, pode ser feito também a recuperação pelo sistema de pastas que foram criadas no computador, onde se encontram os documentos digitalizados, quando o cliente/usuário necessita da informação, as informações são encaminhadas para o email do destinatário, ou na própria empresa mediante autorização dos responsáveis pelo setor as imagens das 1vistorias dos imóveis locados encontram-se armazenado em hd externo, após o imóvel locado ficam arquivado o contrato a ficha de cadastro do proprietário copia da documentação tanto do locador como do locatário. Apesar dos funcionários do setor não terem formação ou conhecimento na área arquivística enquanto era aplicado o questionário, alegaram que sentem necessidade ter um local apropriado e seguro para armazenar a documentação. A sala mantém-se fechada quando não há

1 _{Vistoria operação realizada com fotografias retiradas na identificação das condições físicas em que o imóvel se}

funcionário do setor, isso demonstra preocupação em manter o arquivo livre de pessoas não autorizadas.

Figura 04 e 05 – Setor de Locação

Fonte: Dados da Pesquisa, 2013.

5.3.2 Infraestrutura

A sala é inadequada não comporta a quantidade do acervo, como já apresentado o mobiliado de aço não está em boas condições, e não comporta a quantidade de documentos produzidos pelo setor. Em relação as condições ambientais não há controle de temperatura, e umidade, o ambiente não é climatizado, o ar é apenas para uso humano. As instalações físicas apresentam problemas de umidade, sala com vidros permitindo a entrada de raios solares, jardim próximo do acervo, facilitando a proliferação de mofo e pragas, lâmpadas fluorescentes, ausência de extintores de incêndio.

5.4 Setor de contrato

Setor responsável pelos contratos de compra e venda, encontram-se no setor documentos recibos, permutas, aditivos, cessão de direitos, documentos da caixa econômica, procurações, SPC, Serasa, certidões negativas., local que se encontra maior número de documentos principalmente considerados permanente. Os documentos são elaborados pelo advogado da empresa, cria o modelo do contrato de compra e venda de acordo com a legislação e normas da empresa, anexa uma

cláusula de acordo com o pagamento de cada cliente, os recibos também são de acordo com normas da empresa, existem duas funcionárias que atuam no setor de contratos.

5.4.1 Acervo

De acordo com o levantamento o gênero dos documentos do setor são textuais, encontra-se acondicionados em caixa polionda e papelão, alguns em pastas com romeu/julieta, o mobiliário é armário de madeira fechado, Método de arquivamento é por assunto, cronológico e numérico.

Recuperação da informação todos os contratos são digitalizados salvo em PDF para uso interno, para facilitar o acesso e uso administrativos da empresa, sendo restrito, pode acessar apenas funcionários do setor de contrato e administrativo/financeiro, ou mediante autorização, é utilizada a planilha do Excel, cada documento contém um hiperlink onde constam todas as atividades, os documentos, são salvos em um email como backup, com intuito de prevenir perda total em caso de acidente, pois a empresa não dispõe de um sistema tão seguro de prevenção à documentação.

5.4.2 Infraestrutura

A área que se encontra os documentos é muito pequena, os armários não comportam toda documentação nem as que virão ser produzidas. O armário é dividido em três partes, com quatro portas e gavetas, os documentos estão acondicionados em caixa poliondas em cores misturadas e papelão que não é indicada para conservação dos documentos, principalmente por ser em região próximo da praia, são encontrados documentos dentro de pastas a/z e pastas de papelão com romeu/julieta.

Figura 06 e 07 – Acervos

Fonte: Setor de contratos, 2013

Quanto às condições ambientais não existe qualquer controle de temperatura e umidade relativa (UR), o ar condicionado é para uso humano e mesmo assim, não está em condições favoráveis. As instalações do setor apresenta graves problemas de umidade, falhas no teto, as paredes estão com cores fortes, na sala tem um wc, próximo tem um quintal, com plantas e entulhos, durante a observação pode notar a presença de mofos, pragas, sala sem nenhuma ambientação, colocando em risco a saúde dos funcionários do setor. (ver FIGURAS 08 e 09 APENDICE A)

Figura 10 e 11 – Estrutura física

Fonte: Setor de Contratos, 2013

Durante o questionário o funcionário relatou estar constantemente com problemas respiratórios por setor não ter climatização e devido a grande quantidade de mofo nas paredes. Alguns documentos apresentam sinais de umidade, grampos também são encontrados. Ter um ambiente livre da umidade, higienizar os documentos são umas das condições que previne o desgaste dos documentos evita a contaminação das pessoas que manipulam os acervos.

5.5 Setor Administrativo/Financeiro

Setor referente as atividades de vendas, pagamentos, recursos humanos, toda contabilidade, mas os documentos referentes ao setor pessoal encontra-se sob responsabilidade do contador sendo serviço terceirizado contratado pela empresa.

5.5.1 Acervo

Os documentos do setor alguns encontra-se em pastas suspensas referente aos documentos do arquivo corrente de gênero textual, método de arquivamento adotado em alguns documentos pode ser encontrado pelo nome do proprietário e do empreendimento, percebem-se que existe documentação no setor guardado desordenadamente, massas documentais acumuladas dos anos anteriores da empresa, entre essas documentações são referente a clientes que deixaram de pagar o imóvel e que a empresa não conseguiu localizar o proprietário, pelo contrato o cliente não tem mais direito ao imóvel, mas muitas vezes a Araújo Imobiliária visa a questão humana, a fim de evitar situações constrangedoras, empresa que não age apenas com a razão, mas se coloca no lugar do próximo dependendo da situação, então deixa arquivado a documentação para um futuro acordo.

A infraestrutura do setor é parecida com as demais salas com temperatura instável o mobiliado onde se encontram os documentos são todos de madeira.

Como forma de sintetizar as informações apresentadas a partir da aplicação do diagnóstico nos setores da empresa, organizamos um quadro sinóptico.