Acompanhamento de Convênios e Termos de Cooperação

O acompanhamento dos instrumentos contratuais tem como objetivos: verificar/avaliar a execução do objeto e do Plano de Trabalho, garantir a liberação dos desembolsos de acordo com o cronograma estipulado (vinculado à prestação de contas) e levantar as informações necessárias à elaboração do Relatório Demonstrativo das Despesas Realizadas (Investimentos em P&D&I), que a PETROBRAS deve apresentar anualmente à ANP conforme o Regulamento Técnico ANP nº 05/2005.

A instituição executora deve elaborar e encaminhar à PETROBRAS, com a periodicidade estabelecida no plano de trabalho, os relatórios técnicos e de acompanhamento gerencial do projeto, descritos abaixo.

o Relatório Técnico – deve conter os resultados ou progressos obtidos no período de

execução do projeto, incluindo a revisão bibliográfica, a metodologia (resultados e discussão dos resultados) e as conclusões e/ou recomendações. Para os instrumentos contratuais encaminhados pelo SIGITEC, esse relatório deve ser anexado ao sistema.

Os projetos do “legado” devem ser direcionados à área tecnológica interessada, através do Interlocutor Técnico. O modelo e as datas previstas para a entrega são determinados pela área tecnológica (AT) e pelo Gerente do Contrato.

Os relatórios técnicos são encaminhados à GTEC/RCT, que analisa se contemplam os requisitos mínimos exigidos pela ANP e ANEEL a fim de evitar glosas dos investimentos. O interlocutor técnico de posse das observações da GTEC/RCT e da sua avaliação técnica, pode solicitar a sua reformulação, quando necessário. Nesse caso, o Coordenador do projeto deve ajustar o relatório, submetendo-o novamente para análise técnica preliminar, cabendo ao interlocutor técnico os ajustes realizados. Depois da aprovação do relatório técnico pelo interlocutor, este é encaminhado para a memória técnica da PETROBRAS.

o Relatório de Acompanhamento Gerencial (RAG) – deve ser apresentado com

periodicidade definida pela PETROBRAS. É um documento de acompanhamento, sendo referência para liberação de novos repasses.

Manual de Convênios e Termos de Cooperação para Projetos de P&D&I Atualizado em 28/08/2014

pág.: 078 Para os instrumentos contratuais submetidos via SIGITEC, o RAG é preenchido a partir da atualização do cronograma de atividades (preenchimento das atividades executadas, com as respectivas datas de início e término e percentual de execução) e do preenchimento do campo da descrição resumida dos resultados parciais alcançados no período.

Para os Convênios de Infraestrutura (Projeto Executivo ou Obra) devem ser enviados Relatórios de Acompanhamento Externo, seguindo os modelos dos Anexos 5 e 6 desse manual. As datas previstas para entrega destes relatórios são determinadas pela GTEC/GPPT. Para os instrumentos contratuais submetidos pelo SIGITEC estes documentos devem ser anexados ao RAG. Para os demais, os relatórios têm de ser encaminhados à Equipe de Acompanhamento de Infraestrutura da GTEC/GPPT.

Observação: As datas previstas para a entrega dos relatórios (via SIGITEC) podem

ser alteradas pelo interlocutor técnico ou pelo gerente do contrato durante a execução do projeto. Para os Convênios de Infraestrutura (Projeto Executivo ou Obra) poderão ser adicionadas novas datas pela Equipe de Acompanhamento da GTEC/GPPT, sem a necessidade de geração de aditivos.

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7.1 Acompanhamento de Convênios de Infraestrutura

Os Convênios com dispêndio em infraestrutura poderão demandar, além dos Relatórios de Acompanhamento, o Acompanhamento da Implantação de Infraestruturas para avaliar o andamento, verificar se o Plano de Trabalho e o cronograma estão sendo cumpridos e identificar riscos que levem à necessidade de aditivos. É exigido que a ICT envie periodicamente Relatórios de Acompanhamento, que devem contemplar, no mínimo, Cronograma, Relatório de Medição e Lista de Equipamentos.8

Quando for agendado um Acompanhamento da Implantação de Infraestruturas, é necessária a presença de responsáveis por cada laboratório visitado, para que seja possível identificar cada etapa da obra civil e/ou aquisição de equipamentos, garantindo acessibilidade e disponibilidade para que as obras e os equipamentos sejam identificados e registrados fotograficamente.

Os documentos de acompanhamento de Termos de Cooperação/Convênios de Implantação de infraestrutura possibilitam a identificação de pendências que impactem na execução do empreendimento e na correta realização do projeto. Dependendo do impacto, as pendências são classificadas como de baixa ou alta relevância. As pendências de alta relevância de Infraestrutura - assim como as de prestação de contas - apresentadas no item 8 deste manual impedem a realização de novos aportes financeiros, até que sejam solucionadas.

Segue abaixo a classificação das pendências de acordo com exemplos de não conformidades que podem ocorrer durante o acompanhamento:

o Pendências de baixa relevância - não envio no prazo estabelecido do relatório de

acompanhamento externo (atividades, cronograma, relatório de medição e lista de equipamentos).

8 _{Para acompanhar os Convênios que apresentam obras civis e/ou compra de equipamentos, a GTEC/GPPT} formalizou um contrato com empresa para apoio técnico especializado. Cabe a esta empresa analisar relatórios e demais documentos necessários à comprovação da execução do Plano de Trabalho, bem como acompanhar in

loco obras de Convênios selecionados em reuniões com a GTEC/GPPT. A GTEC/GPPT acompanha e avalia a

adequação dos procedimentos e processos a partir de relatórios técnicos e/ou reuniões com a empresa contratada e também através da análise da performance de Convênios selecionados.

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Pendências de alta relevância – atraso na entrega dos documentos listados acima

por um período maior que duas vezes a periodicidade estipulada; não envio parcial ou completo dos projetos necessários à execução do empreendimento; o não envio mensal de documentos relativos ao projeto executivo; incoerências entre o Plano de Trabalho e o que está sendo executado; e atrasos na execução não justificados.