Administração

Os modelos organizacionais consideram a organização como um sistema. Para compreender melhor o sistema, alguns itens são abordados no tópico da Administração: Diferentes Teorias, Teoria Geral dos Sistemas e a Organização como Sistema Aberto.

Segundo Chiavenato (2000, p. 07), a tarefa básica da administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação. Assim, a administração é um processo para atingir os resultados empresariais esperados, por meio do qual o conjunto de recursos materiais e humanos é gerenciado para conseguir objetivos comuns de maneira eficiente e eficaz.

A Figura 11 apresenta a tarefa básica e a definição da administração de forma esquematizada.

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FIGURA 11: DEFINIÇÃO DE ADMINISTRAÇÃO, FONTE CHIAVENATO (2000, P. 07).

Paladini (1997) esclarece que a meta básica da eficiência é a melhoria do processo (meios, métodos, procedimentos) e a da eficácia se refere à melhoria do produto, ou seja ao alcance do objetivo visado, da sua capacidade de atender ao uso esperado. A combinação equilibrada dessas metas constitui um dos intentos de um plano administrativo. Portanto, é relevante saber discernir os termos.

As diferenças entre eficiência e eficácia podem ser observadas na Figura 12.

Planejamento Organização Direção Controle Áreas Níveis Esforços Ação Objetivos Tarefas Resultados Materiais Humanos Processo Eficiente Produto Eficaz Objetivos Gereciamento Recursos Processo Definição Administração

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FIGURA 12: EFICIÊNCIA VERSUS EFICÁCIA, FONTE CHIAVENATO (2000, P. 178).

2.3.1.1 Diferentes Teorias

Com base em Chiavenato (2000), pode-se apontar um resumo histórico sobre a Teoria Geral da Administração (TGA): iniciou-se com a Administração Científica de Taylor, cuja preocupação encontrava-se no nível operacional; a ênfase passou então para a organização formal, com base nas teorias: Clássica de Fayol, de Burocracia de Weber e Estruturalista; a ênfase na organização informal foi apoiada pelas Teorias das Relações Humanas, do Comportamento e do Desenvolvimento Organizacional; a análise intra-organizacional e o imperativo ambiental manifestaram-se com a Teoria dos Sistemas, seguida pela Teoria da Contingência, cuja ênfase está na administração da tecnologia. Pela sua evolução, percebe-se que o enfoque da TGA passou por um processo de expansão gradual desde a abordagem clássica até a sistêmica.

A Teoria Administrativa moderna é multidisciplinar e adaptativa, trata a administração das organizações de acordo com a interação e a interdependência entre as partes que compõem a empresa, oferecendo uma nova direção às variáveis resultantes da ampliação da Teoria da Administração, quais sejam, respectivamente: tarefa (nível operacional), estrutura (organização formal), pessoa (organização informal), ambiente (intra-organizacional) e tecnologia.

A síntese histórica da Teoria Geral da Administração pode ser observada no esquema apresentado na Figura 13.

meios

fazer corretamente resolver problemas salvaguardar os recursos cumprir tarefas e obrigações treinar subordinados

Eficiência

resultados

fazer de modo certo atingir objetivos otimizar os recursos obter resultados

dar eficácia aos subordinados Eficácia

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FIGURA 13: EVOLUÇÃO DA TEORIA DA ADMINISTRAÇÃO.

2.3.1.2 Teoria Geral dos Sistemas

A administração ocupa-se da organização como um todo e perante o seu ambiente. Portanto, é importante a conceituação de alguns aspectos da Teoria de Sistemas.

A Teoria Geral dos Sistemas (TGS), criada pelo biólogo Ludwig von Bertalanffy, sustenta a interdisciplinaridade, condena o isolamento do conhecimento e promove princípios e modelos gerais que possam ser compartilhados entre as ciências. O posicionamento da abordagem sistêmica reflete na teoria da Administração que recorre à Cibernética - ciência interdisciplinar que busca conectividade e intercâmbio de discernimento, propondo organização, transferência (comunicação) e controle (retroalimentação) de informações entre os vários ramos de conhecimentos. O objeto de estudo da Cibernética é o sistema, o qual é definido por Chiavenato (2000, p. 501) como um conjunto de elementos dinamicamente relacionados entre si, formando uma atividade para atingir um objetivo, operando sobre entradas (informação, energia ou matéria) e fornecendo saídas (informação, energia ou matéria) processadas . O sistema é estabelecido mediante a interação entre

Operacional Formal e informal

Intra-organizacional Ambiental e tecnológica TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO

Multidisciplinar Adaptativa

Tarefa Estrutura Pessoa Ambiente Tecnologia

variáveis Interação e interdependência

das partes

65 as partes que o constituem, por meio de redes de comunicação, para gerar operações nos insumos importados pela organização e exportar o resultado dessas operações para um meio ambiente crítico e retroativo.

Sobre o ambiente de um sistema, principalmente quando o sistema considerado é a própria empresa tratada como um todo, Oliveira (1999) define como o conjunto de todos os fatores que, dentro de um limite específico, possa influenciar a operação do sistema. O ambiente de um sistema, representado por uma empresa, pode ser visualizado na Figura 14.

FIGURA 14: AMBIENTE DO SISTEMA EMPRESA, FONTE OLIVEIRA (1999, P. 53)

2.3.1.3 A Organização como um Sistema Aberto

Um sistema aberto apresenta como característica básica o intercâmbio de influências com o meio ambiente, em função das entradas e saídas. Uma empresa organizada como um sistema aberto procede de forma pró-ativa às imposições ambientais e expõe suas condições de atuação ao meio, apresenta um posicionamento flexível, uma conduta reajustável e uma disposição para a auto-organização.

A organização possui características de sistema aberto, na medida em que: a. É afetada por mudanças que ocorrem no meio em que está inserida e se

adapta e auto-organiza constantemente, por meio de relações de intercâmbio e de interação com variáveis externas (matéria-prima,

Comunidades Concorrência Consumidores Financeiro

Fornecedores Governo Sindicatos Tecnologia

66 pessoas, energia e informações convertidas em produtos).

b. Estuda os sistemas de maneira global e preconiza a existência de microssistemas e supra-sistemas nos sistemas.

c. É um sistema social com partes independentes, mas inter-relacionadas; conjuga rotina, manutenção, estabilidade e identidade com ruptura, inovação, mudança e ajustamento.

d. Estabelece fronteiras que a diferencia dos ambientes, nas quais ocorre a interface com os componentes do sistema.

e. Detecta os erros que devem ser corrigidos e supera pressões ambientais externas.

Dessa forma, a organização enquanto sistema aberto assegura a assimilação de sua cultura pelo ambiente, na medida em que não somente cria produtos de uso adequado e inovadores, mas também atende às necessidades do meio circundante, agindo como fonte transmissora de conhecimento e de desenvolvimento. O esquema da Figura 15 oferece uma visualização da organização como um sistema aberto.

FIGURA 15: A ORGANIZAÇÃO COMO UM SISTEMA ABERTO, FONTE CHIAVENATO (2000, P. 568).