Aleph Reporting Center

O Aleph Reporting Center (ARC) é um exemplo clássico de um armazém de dados, que permite interrogar, extrair e consultar relatórios e estatísticas sobre os dados do Sistema de Gestão Integrada de Bibliotecas ALEPH (ExLibris Group 2012, 6).

O ALEPH e o seu armazém de dados ARC são sistemas desenvolvidos e comercializados pela empresa ExLibris Group, líder mundial em sistemas de automação para Bibliotecas.

O Sistema de Gestão Integrada de Bibliotecas ALEPH constitui um dos sistemas mais difundidos e utilizados no mundo, sendo a solução adotada pela generalidade das Bibliotecas Universitárias Portuguesas, incluído a Biblioteca da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto.

O ARC representa um bom exemplo da aplicação prática de metodologias de armazéns de dados, com a particularidade de ser uma ferramenta dedicada ao tratamento de informação originária de um sistema operacional especifico – O ALEPH. Dispõe de mais de 100 relatórios e estatísticas predefinidas, com a possibilidade de personalização (ExLibris Group 2007).

Os dados operacionais são recolhidos do ALEPH e apresentados aos utilizadores de uma forma lógica, apresentando uma estrutura fácil de usar e permitindo o cruzamento de dados entre

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múltiplas áreas: OPAC, Catalogação, Circulação, Aquisições/Controlo de Periódicos, Empréstimo Interbibliotecário, Bibliografia de Disciplinas.

O ARC dispõe de um conjunto de ferramentas intuitivas que permitem criar relatórios e estatísticas, sem que os colaboradores da Biblioteca tenham a necessidade de ter conhecimentos de SQL ou da estrutura da base de dados (ExLibris Group 2007).

Esta solução é comercializada de forma integrada com o IBM Cognos ReportNet™, um software encarregue da camada lógica de apresentação, que permite gerir e gerar os relatórios e estatísticas (ExLibris Group 2012).

A Figura 2.2.1 apresenta uma visão conceptual do ARC.

Em contraste com a base de dados do ALEPH que é orientada para o registo e para trabalhar com transações, o armazém de dados do ARC é orientado para a extração rápida de dados, relatórios e estatísticas.

O ARC é constituído por três componentes principais (Shachar-Abutbul 2011):

 Extração, Transformação e Carregamento (ETL) – este componente extrai os dados das tabelas do ALEPH, transforma-os e coloca-os numa estrutura física diferente (esquema em estrela) e por fim carrega-os, já racionalizados no ARC;

 Armazenamento – este componente mantém e gere os dados transformados, recebidos da componente ETL;

 Acesso – este é o componente onde os utilizadores interrogam e analisam os dados armazenados.

Figura 2.2.1: Visão conceptual do ARC. (ExLibris Group 2012, 5)

Estando as metodologias de armazéns de dados na génese do ARC, logicamente se compreende que o seu componente principal é o processo de extração, transformação e carregamento de dados (ETL).

O ARC é composto pelas seguintes camadas (Shachar-Abutbul 2011):

 Mirroring área (MRR) – A área onde é depositada uma imagem das tabelas extraídas do ALEPH. Esta camada é estática, isto é, as tabelas MRR não são processadas.

 Staging área (STG) – A área temporária para onde são extraídos os dados das tabelas MRR e onde são construídas tabelas com uma estrutura desnormalizada (esquema em estrela). A cada operação de carregamento de dados, esta área é reinicializada e carregada outra vez com dados. No fim desta etapa os dados das tabelas STG são carregadas na camada End-user layer (DWH).

 End-user layer (DWH) – A área do utilizador, que inclui tabelas com a mesma estrutura das tabelas STG. Esta camada é completamente indexada para suportar uma

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pesquisa eficiente. Ligações entre tabelas serão definidas ao nível da ferramenta de relatórios (Cognos ReportNet).

A Figura 2.2.2 apresenta uma visão dos componentes e camadas do ARC.

Figura 2.2.2: Processo ETL e camadas ARC.

Para terminar a caracterização do ARC, é apresentado em seguida um breve exemplo da potencialidade da aplicação. A Figura 2.2.3 ilustra a capacidade de extração de informação, recorrendo à geração automática de gráficos, listas e tabelas.

Figura 2.2.3: Exemplo de relatório gerado pelo ARC. (ExLibris Group 2012)

Sintetizando, o ARC constitui um bom exemplo da aplicação das metodologias de armazéns de dados, sendo no entanto limitado pelo facto de ser um armazém de dados dedicado a uma única fonte de dados, o Sistema de Gestão Bibliotecária ALEPH.

2.2.2 360

O 360 é um conjunto de produtos e serviços da Serial Solutions vocacionados para as atividades de suporte à decisão, cobrindo diversas áreas, desde controlo de coleções até à obtenção de estatísticas de utilização de recursos. Estas ferramentas e serviços podem ser adquiridas separadamente, de acordo com as necessidades de cada Biblioteca.

As ferramentas que constituem o pacote são (Serial Solutions 2012b):

 O 360 Core – é a base para acesso, gestão e avaliação de serviços. É disponibilizado como SaaS. A Figura 2.2.4 representa o núcleo fundamental para quem quer adquirir e utilizar esta ferramenta;

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Figura 2.2.4: Núcleo fundamental para a utilização da solução 360 da Serials Solutions.

 O 360 Counter – É uma ferramenta de agregação, avaliação e suporte à decisão, que elabora relatórios sobre estatísticas de uso das coleções das Bibliotecas, disponibilizadas pelos fornecedores. A Figura 2.2.5 representa um diagrama sobre o funcionamento do 360 Counter e ainda a comparação entre o esforço nos processos de avaliação, gestão e decisão, com e sem esta ferramenta, segundo a perspetiva do vendedor;

Figura 2.2.5: Esforço das tarefas de gestão, com e sem o 360 Counter, segundo a perspetiva do vendedor.

 O 360 Resource Manager – É uma ferramenta para o controlo de custos, recursos e otimização de coleções. Disponibiliza vários relatórios: dados de subscrição e custos, licenciamento, termos e condições, informação administrativa, estatísticas de fornecedor, análises de reposição, estatísticas de utilização, entre outros. A Figura 2.2.6 apresenta uma visão geral da arquitetura dos produtos 360 da Serial Solutions.

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Figura 2.2.6: Arquitetura do produto 360 da Serial Solutions. (Serial Solutions 2012a)

Durante o seu trabalho de investigação onde leva a cabo um estudo comparativo de quatro sistemas de suporte à decisão apresentados neste documento (o Counter 360, o Journal Use Reports, o ScholarlyStats e o Serials Analysis System), Paynter (2008) tece as seguintes considerações sobre este produto: é um produto focado na análise de utilização de recursos, não permite o carregamento de relatórios de utilização das Bibliotecas mas faz uma verificação de qualidade aos relatórios da Biblioteca provenientes dos seus fornecedores, emitindo um alerta quando esses relatórios não estão de acordo com a norma COUNTER, permite análises custo/utilização e utilização/assunto, permite algum tipo de análise no próprio sistema.

Paynter (2008, 36,44) afirma que o 360 é a solução preferencial para Bibliotecas que estejam interessadas em análises custo/utilização e a preferida por Bibliotecas onde os recursos humanos são maiores porque, apesar de não permitir o carregamento de dados de utilização, tem mais funcionalidades e mais relatórios (comparativamente com a ScholarlyStats).