P2 Alocação de recursos humanos deve começar pelas tarefas do caminho

Com base no referencial teórico deste estudo foi elaborada a seguinte proposição 2: “Alocação de recursos humanos deve começar pelas tarefas do caminho crítico”. A síntese das respostas e sua aderência a proposição 2 são mostradas nas figuras 26 a 31, no Apêndice B, dessa dissertação.

A maioria dos gerentes de projetos entrevistados não começam a alocação dos recursos nas tarefas do caminho crítico. Apenas dois gerentes de projetos colocaram que o ideal seria que as alocações começassem pelo caminho crítico para não gerar lacunas e atrasos nas tarefas do caminho crítico e consequentemente atraso no projeto. Em contrapartida, houve unanimidade entre os respondentes que se a alocação de recursos humanos não começar pelo caminho crítico, o projeto pode atrasar. Isto mostra que, embora os gerentes de projetos tenham o conceito da necessidade de se começar a alocação de recursos humanos pelas tarefas do caminho crítico, esta prática não é estimulada pela organização.

O fato da organização não estimular que as alocações de recursos humanos comecem obrigatoriamente pelo caminho crítico, conduz conforme apoio do referencial teórico, que a organização perca oportunidades de melhor planejamento e consequentemente, de execução dos seus projetos. O planejamento, considerando as alocações corretas no caminho crítico, garante o cumprimento dos prazos, custos e qualidade dos projetos, bem como a imagem negativa da organização junto aos seus clientes. Esta lacuna é apontada com clareza pelo PGP_03: “Com certeza ele (o projeto) vai atrasar e vai ter que deixar as pessoas alocadas no seu projeto em um maior período de tempo e, portanto, já tem um impacto na alocação e no custo do projeto. Sem contar que o cliente não vai ficar muito satisfeito. A satisfação do cliente pesa bastante pois temos contato próximo com os clientes.”

A figura 16 mostra um arquivo do Microsoft Project © da organização em análise, no qual se observa tarefas do caminho crítico com recursos genéricos associados (ORG- Fornecedor_2), ou seja, não há no planejamento um recurso humano definido para ser alocado

na tarefa, indicando uma lacuna de alocação não definida de maneira prioritária, na fase de planejamento para o caminho crítico.

Figura 16: Tarefas do caminho crítico com recursos genéricos

Fonte: Documento interno da organização

Quanto a ferramenta de software utilizada (Microsoft Project ©), houve maioria de opiniões sobre a contribuição desta ferramenta nas alocações. O PGP_06 novamente colocou que desconhecia uma ferramenta que indicasse o caminho crítico e o PGP_10 indicou que não via colaboração direta da ferramenta de software para a alocação de recursos humanos.

Quanto às dificuldades encontradas na alocação de recursos humanos nos projetos, houve nove concordâncias que se resume na disponibilidade destes, devido ao compartilhamento de recursos entre projetos (ambiente multi-projetos) e ter os recursos com as competências necessárias. Estes itens podem ser embasados pela resposta do PGP_03 – “É sempre n projetos e n atividades.” – e pelo PGP_04 que comenta: “A segunda dificuldade que eu vejo é em relação a competência. Nem sempre nós termos as pessoas com as competências necessárias para execução dos projetos.” Ambos os itens estão aderentes ao referencial teórico levantado. Apenas PGP_06 indicou que o maior problema se resume na perda de autonomia dos gerentes de projetos na alocação de recursos humanos. Segundo esse profissional, isso ocorreu devido a criação de um departamento na organização chamado de RAM (Resource Allocation Management), que tem uma base de dados com as alocações de recursos humanos da organização. O RAM será abordado com mais detalhes mais adiante neste estudo.

Sete dos gerentes de projetos responderam que as informações de caminho crítico e alocação de recursos humanos são usadas nas fases de planejamento e execução do projeto. Os outros três gerentes de projetos responderam genericamente que pode ser usado em qualquer

fase do projeto. O PGP_07 fez uma observação importante: “O pessoal não tem o costume muito de associar o caminho critico junto com os recursos humanos. Isso acaba ficando como uma competência adicional do gerente do projeto para estar fazendo a liga destes dois assuntos. Não tem o momento que isto aconteça. O gerente de projetos é que tem que ter esta visão para conseguir casar estes dois assuntos - caminho critico junto com a alocação de recursos.” Isso indica mais uma vez que a organização não tem regras definidas para este procedimento de priorizar a alocação de recursos humanos nas tarefas do caminho crítico.

Nove gerentes de projetos responderam que a frequência é semanal, embora pode não haver uma atualização semanal em alguns projetos (recursos não se alteraram). Apontam o novo departamento responsável pelas alocações de recursos humanos – RAM – como sendo a área responsável pelas reuniões semanais de negociação e alocação de recursos humanos, onde os gerentes de projetos e os gestores funcionais dos recursos humanos são convocados.

Assim, conforme os critérios estabelecidos nos procedimentos metodológicos, considera-se que a proposição 2 foi atendida parcialmente por meio das práticas encontradas na organização. A análise e interpretação das entrevistas, documentos e arquivos revelou que apesar de não haver um estimulo de procedimentos pela organização, para se iniciar a alocação de recursos humanos pelas tarefas do caminho crítico, os gerentes de projetos têm uma indicação, por sua experiência, de fazer este procedimento. Também, a criação de um novo departamento – RAM – colaborou nos procedimentos de negociação das alocações de recursos humanos nos projetos.

4.2.3 P3 - Restrições de recursos humanos exigem controle da quantidade e