Alternativas para Projeto

O processamento de pedidos pode ser feito de infinitas maneiras. Na maior parte dos casos, as empresas procuram velocidade e precisão. Estes objetivos, entretanto, devem ser atingidos dentro de limites realistas de custos. Para ilustrar a diferença marcante que pode existir entre as diversas opções disponíveis, vamos comparar um sistema manual e um outro, altamente automatizado.

4.3.1. Exemplo de Sistema Manual

Este projeto de sistema manual depende de transmissão de pedidos por intermédio de portadores ou por correio e usa processamento manual ao invés de eletrônico. Os benefícios deste tipo de projeto são o baixo custo inicial e maior adaptabilidade. É mais apropriado para organizações que manuseiam relativamente poucos pedidos ou que necessitem de flexibilidade para tratar com ampla variedade de situações de venda. Se, entretanto, o volume de pedidos-padrão aumentar, o custo-benefício passa a privilegiar os procedimentos automatizados.

Exemplo. A Samson-Packard Company fabrica sob encomenda uma linha

completa de juntas, válvulas e mangueiras de alta pressão para uso industrial. As vendas giram em torno de US$ 50 milhões por ano. A firma trata cerca de 50 ordens de venda diariamente, apesar de mudanças de preços, sazonalidade de demanda e promoções causarem, às vezes, oscilações substanciais no perfil normal. O tempo de ciclo completo, incluindo o processamento de pedido, produção do lote requerido e entrega ao cliente varia de 15 a 25 dias. O tempo para processamento da ordem representa de quatro a oito dias daquele total.

A informação da ordem do cliente é introduzida no sistema de processamento de pedidos de duas maneiras. Na primeira delas, vendedores coletam pedidos no campo e então telefonam ou enviam as ordens para a matriz. Na segunda, os próprios clientes tomam a iniciativa de enviar seus pedidos por correio ou telefonar diretamente para a matriz.

1. Ao receber uma ordem por telefone, um atendente transcreve o pedido num formulário simplificado. Essas ordens, acumuladas por um dia, são repassadas juntamente com os pedidos que chegaram pelo correio para o representante sênior do atendimento a clientes, que então agrega a informação para o gerente de vendas.

2. O gerente de vendas revê os pedidos para manter-se a par da atividade de vendas. Ocasionalmente, ele adiciona instruções especiais a um pedido, para atender necessidades de um cliente em particular.

3. Os pedidos são enviados em seguida para funcionários administrativos, que preparam os pedidos, transcrevendo as informações e instruções especiais num formulário padronizado de pedido da Samson Packard.

4. Neste ponto, as ordens são enviadas ao Departamento de Processamento de Contabilidade para exame de crédito. Em seguida. Vão ao Departamento de Vendas para verificação do preço.

5. Então, o Departamento de Processamento de Dados prepara uma fita perfurada com as informações dos pedidos, que é usada para transmissão e permite manuseio mais conveniente e monitoração mais fácil do andamento do pedido. 6. Finalmente, o representante sênior do atendimento a clientes verifica o pedido

na sua forma final e o transmite por meio eletrônico para a fábrica apropriada. No mesmo processo é preparada uma confirmação da ordem para o cliente.

Este sistema é de natureza basicamente manual, com exceção dos pedidos por telefone e da transmissão eletrônica de pedidos para as fábricas. Os custos operacionais mais importantes são os custos de mão-de-obra do pessoal associado ao processamento dos pedidos e não os custos de equipamentos e dispositivos de apoio.

4.3.2. Exemplo de Sistema Automatizado

A aplicação da tecnologia mecânica e eletrônica na entrada e no processamento de pedidos evoluiu mais rapidamente que em qualquer outra área da logística. De fato, hoje há sistemas projetados e implantados que deixam para o ser humano apenas o esforço envolvido em iniciar as vendas ou as entradas de pedidos e, então, monitorar a operação. Esses sistemas altamente informatizados são viáveis quando o volume de trabalho administrativo rotineiro é tão grande que os de mão-de-obra de um sistema puramente manual tornam-se proibitivos. Entretanto, sistemas automatizados não estão isentos de riscos. Considere os sistemas de reserva de passagens aéreas, que são completamente computadorizados. As companhias aéreas ficaram tão dependentes deles que, caso haja uma parada, a empresa atingida provavelmente ficará sem operar até que a falha tenha sido resolvida. Ninguém tem as informações de vendas necessárias para trabalhar. Obviamente, as companhias aéreas têm computadores de reserva e dispositivos de segurança contra paradas do sistema primário.

Um dos sistemas de processamento de pedidos mais sofisticados atualmente em operação foi desenvolvido por um grande varejista. O sistema foi projetado para fornecer fluxo instantâneo de informações de vendas e mercadorias de todos os

níveis operacionais, que são altamente descentralizados. Apesar de ter sido concebido para tratar mais do que simples tarefas de processamento de pedidos, ele serve como bom exemplo da importância das informações de vendas para os problemas mais amplos de planejamento da distribuição, contabilidade corporativa e operações financeiras. O futuro dos sistemas de entrada e processamento de pedidos de muitas companhias está claramente indicado aqui.

Por que o sistema é necessário. Esta empresa é um dos maiores varejistas do país, movimentando 1% do produto nacional bruto e 6% do mercado total de varejo. Suas vendas são feitas em 840 lojas, distribuindo 16 milhões de catálogos por ano. Seu sistema de distribuição é gigantesco, com 23.000 fornecedores, 200.000 itens e 41.800 departamentos de vendas. As vendas variam entre 15 e 20 bilhões de dólares anuais.

Além da enorme dimensão do seu problema de distribuição, este varejista tem como filosofia deixar cada território, grupo, zona e loja como um centro de resultado separado. A tomada de decisão é deixada no menor nível possível. Ao mesmo tempo, a compra é centralizada.

Era necessário um sistema de informações que pudesse fornecer o fluxo de informações de vendas e mercadorias geradas em todos os níveis da cadeia. O sistema concebido incluía de 30.000 a 40.000 caixas-registradoras com bastões- leitores de etiquetas, mais de 100 minicomputadores e 33 computadores de grande porte IBM. O sistema reduz perdas devido a credito e faltas de estoque, acelera as filas das caixas, assegura um composto ótimo de produtos nas prateleiras e manipula numerosa série de registros contábeis e de pessoal antes processada manualmente.

Como ele funciona. O sistema está esquematizado na Figura 4,6. O primeiro

passo é receber o produto proveniente do depósito ou distribuidor. Digamos que este seja, por exemplo, um bule de café. Uma máquina etiquetadora automática produz uma etiqueta que indica a cor, preço, código de item e do departamento o bule de café para a caixa-registradora, o caixa entra com os dados na registradora ou usa o leitor de etiquetas.

Se o cliente quiser pagar com cartão de crédito, o bastão de leitura captura o código magnético e em menos de um segundo libera o cartão pelo minicomputador da loja. Os dados do bule de café ficam armazenados neste minicomputador até a

noite, quando então são transferidos automaticamente para um dos 22 centros regionais de processamento de dados, onde os computadores de grande porte tratam a informação. Ali é feito o lançamento na conta de crédito do cliente, os dados de vendas e impostos são introduzidos nos registros do setor de contabilidade e a comissão de vendas do caixa é enviada ao setor de pagamento de pessoal.

Os dados de vendas também entram nos sistemas de controle de inventário do departamento de bules de café. Caso as vendas do dia tenham diminuído os estoques do departamento abaixo de um nível predeterminado, o computador automaticamente imprime um pedido de compra para reposição, que é enviado via mensageiro para o gerente do departamento na manha seguinte. Se este decidir comprar mais bules, o pedido é encaminhado ao fornecedor.

Ao mesmo tempo, os dados de vendas são enviados do centro regional ao centro de processamento da matriz, onde informações nacionais de vendas por item são consolidadas.

Este exemplo levanta uma questão final. Os sistemas de entrada e processamento de pedidos estão tão amarrados ao controle de estoques, manufatura e transporte que eles não podem ser projetados isoladamente. Vimos anteriormente, que a entrada e o processamento de pedidos são fundamentais para sistemas de distribuição física controlados por computador. Este varejista foi bastante sensato ao projetá-los como um sistema integrado.