4.1 As concepções teóricas da avaliação de documento de arquivo na legislação brasileira
Uma vez identificadas as principais correntes teóricas de avaliação de documentos de arquivo, como também a legislação brasileira a respeito dessa temática, este capítulo apresentará a análise dos dados obtidos à luz dos referenciais teóricos definidos. Para isso, conforme indicado na metodologia, foi realizada uma pesquisa bibliográfica, com o intuito de mapear as propostas de avaliação de documentos de arquivo na literatura internacional e nacional da área, com o propósito de identificar quais dessas concepções norteiam a avaliação de documentos na APF. A análise dos autores selecionados nos permite concluir que a temática da preservação e da eliminação documental já era uma preocupação desde os autores do Manual de Arranjo e Descrição de Arquivos da Associação dos Arquivístas Holandeses, de 1898, marco teórico da Arquivologia, embora essa obra não proponha nenhuma solução para o problema. Foi possível concluir também que a eliminação dos documentos de arquivo, até meados do século XX, ocorria sem objetivos e critérios claros. Algumas vezes acontecia somente para desocupação dos espaços em razão do grande volume dos documentos, e outras, como vimos até mesmo para servir de munição no período da guerra.
Ficou evidenciado, no exame da literatura internacional uma variedade de proposições em relação à avaliação de documento de arquivo. Alguns autores partem do pressuposto de que é impossível guardar toda a produção documental contemporânea. Então desenvolvem propostas para a definição do que julgam ser importante guardar para a posteridade como memória da sociedade e de quais documentos devem ser eliminados. Por outro lado, alguns estudiosos advogam a não participação dos arquivistas nos processos que resultam na eliminação documental, apesar de reconhecerem essa necessidade.
Do levantamento da legislação brasileira sobre avaliação de documento de arquivo, os resultados apontam que na Lei nº 8.159/1991, marco legal dos arquivos em nosso país, consta que a avaliação faz parte da gestão de documentos. A Lei também prevê que devem ser definitivamente preservados os documentos considerados permanentes, que contenham valor histórico, probatório e informativo.
Essa diretiva está em acordo com a proposta de valor de Brooks e Teodore Schellenberg. Brooks em relação ao valor histórico, e Schellenberg em relação ao valor secundário considerado de interesse para outras pessoas que não os usuários iniciais. O valor de prova, por sua vez, foi inspirado nas propostas europeias de avaliação para preservação.
A Instrução Normativa AN/Nº1 de 1997, do Arquivo Nacional, estar de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação, proposta pelo Conarq, desde a Resolução n.º4/1996. A proposta de comissão permanente de avaliação de documentos está ancorada na alegação que Schellenberg desenvolve de que os documentos sejam examinados por vários especialistas da instituição, para determinar quais aqueles que contém informações consideradas relevantes a respeito de vários assuntos, sendo o arquivísta moderador desse processo.
O Decreto nº 4.073/2002 e o Decreto nº 4.915/2003 estão também baseados na sugestão de Brooks e Schellenberg da análise do documento ao ser avaliado, citada anteriormente.
A Resolução nº 2/1995 adota claramente o ciclo de vida dos documentos, considerado originário do valor primário e secundário dos documentos, conforme indicado por Schellenberg.
A Resolução nº 5/1996, nº 7/1997, nº 6/1997 estabelecem obrigações em relação a eliminação de documentos como resultado da avaliação de documentos. Além da definição da possibilidade de contratação de serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares de arquivo pelo setor privado, entretanto não define quais serviços de apoios são esses.
A Resolução nº 14/2001, sugere que os conjuntos documentais produzidos e recebidos pela organização sejam tratados de forma integrada, no que diz respeito à classificação e à avaliação. Isso sugere, apesar de não explicitar, uma influência da arquivística integrada proposta pelos canadenses Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Cabe ressaltar que ainda não se trata da integração das três idades documentais, mas aponta para essa possibilidade.
Essa mesma Resolução nº 14/ 2001 também tem consonância com a proposta de avaliação de documentos de Schellenberg, que propõe a análise das funções do órgão pela qual o documento foi criado, a identificação do valor primário e secundário, com base no potencial de uso desse documento. Em relação aos prazos de guarda dos documentos previstos na tabela como resultado da avaliação, essa resolução
adota o conceito do prazo de precaução, em razão de necessidade administrativas, proposta elaborada pelo arquivísta argentino Manuel Vázquez.
A Resolução nº 20/2004, Resolução nº 25/2007, Resolução nº 36/2012 adotam os preceitos schellenberguianos também para os documentos de arquivos digitais. Então, fica perceptível uma predominância da avaliação de documento proposta por Schellenberg.
Constatou-se na legislação brasileira analisada a adoção dos conceituais de valores primários e secundários para a definição da destinação dos documentos. Também se observa a concepção de gestão de arquivos que pressupõe a integração das fases corrente, intermediária e permanente, influência das diretrizes dos autores Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Da mesma maneira, observa-se que a Tabela de Temporalidade e Destinação sofreu influência das teses de Manuel Vazquez em relação aos prazos de guarda dos documentos. Conclui-se que a teoria do valor apresentado como critério para a guarda ou a eliminação dos documentos, concebido por Brooks e depois aprofundada e disseminada por Schellenberg, é a base teórica sob a qual se sustenta a legislação brasileira.
Quadro 5 – Referenciais conceituais da Arquivologia na legislação de arquivo brasileira
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