Análise crítico do sistema de controlo interno na área tesouraria

A área de tesouraria tem uma característica bem particular, pois cuida da parte mais líquida do patrimônio da empresa, ou seja, das disponibilidades. Sendo o activo mais líquido da companhia, as disponibilidades estão mais sujeitas à acção de pessoas interessadas na prática de desfalques. Por estas razões, os controles nesta área requerem cuidados especiais por parte da administração da empresa.

Da análise de controlo interno da entidade objecto do presente estudo de caso verificam- se os seguintes pontos fortes:

Pontos fortes

 O empregado que abre o correio cruza os cheques e elabora uma lista dos valores recebidos enquanto tambem é vereficada por outra pessoa relativamente aos valores contabilizados. ( há segregação de funções de recebimentos, cruzamento eleboração da lista dos valores recebidos e verificação).

 Os valores recebidos são diáriamente depositados nos bancos por um empregado que não pertence à tesouraria ou à contabilidade. ( verifica-se procedimentos adequado quanto a recebimentos).

 Sempre há controlo sobre os cheques de clientes devolvidos pelos bancos. Os empregados da tesouraria não têm acesso às contas correntes dos clientes. (procedimentos de controlo dos cheques devolvidos e segregação de função com quem é responsável pelo registo).

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 Os recebidos anulados são inutilizados.

 A caixa funciona em sistema de fundo fixo para pequenos pagamentos e com reposição.

 Ao repor o fundo fixo coloca-se o carimbo pago nos documentos e remete-se ao responsável, para os devidos efeitos.

 Os cheques são assinados por duas pessoas e na presença dos respectivos documentos conferidos. Obtêm-se uma cópia de todos os cheques emitidos.  Não são assinados cheques em branco ou ao portador.

 Depois dos cheques serem assinados são enviados directamente para o correio sem voltarem às pessoas que elaboraram ou aprovaram os documentos.

 As reconciliações bancárias são feitas mensalmente.

 Os items que aparecem nas reconciliações por um prazo de tempo anormal são objecto de adequada investigação.

 As reconciliações são aprovadas por empregado responsável.

Pontos fracos

Constátamos algumas fraquezas na empresa em estudo:

 O correio é aberto por um empregado que pertença às secções de tesouraria ou contabilidade.

 Os empregados da tesouraria tem acesso às contas correntes dos clientes.

 As reconciliações bancárias são feitas por algum empregado que assine cheques ou que manuseie numerário.

 Os empregados que se deslocam aos bancos para efetuar o depósito não estão seguros contra o risco de roubo.

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Conclusão

Ao longo deste trabalho, vimos o conceito de controlo interno, sua importância e aplicabilidade na principal área de uma organização. Ressaltamos que independente da atitude da entidade, a prática de implantação dos controlos internos só tem a agregar valor e confiança nas rotinas empresariais.

Hoje no mundo globalizado e competitivo, quem possui informações tempestivas e actualizadas, fará o diferencial no mundo dos negócios. Vimos que a administração é a responsável pela implementação dos controlos internos. Desta forma o interesse maior é do auditor. Na grande maioria, são os próprios donos é que são detentores do poder de imposição no cumprimento dos interesses da entidade. Em suma, se a iniciativa de manter o controlo nas transações realizadas da organização for da cúpula, os funcionários automaticamente se sensibilizam e aderem. O exemplo maior do comprometimento vem da cúpula.

Pelo próprio sentido da palavra, controlo dá a ideia de algo organizado e correcto. Nesta óptica, pode ser coercitivo, associado ao acto de fiscalizar. A entidade previne a ocorrência de desvios e fraudes fiscalizando, em relação às metas e directrizes traçadas pela administração. Há que se ter sempre em mente que a implantação dos controlos internos tem de estar adequada à realidade da empresa.

Excessos de controlos a transações de pequenos impactos demonstram o retardamento do andamento dos ciclos empresariais. Não quer dizer que transações de menos importância devam ser deixados de lado. Caso tudo possa ser medido e controlado, é um sinal de organização. Deve-se sempre avaliar o custo/benefício de se manter controlos de actividades que dão suportes.

Diante do exposto nas áreas de tesouraria, onde constatámos pontos fortes da empresa, o universo de ciclos depende do porte e actividades das empresas.

Porém, serve como um direccionador abrindo precedentes da gama de processos que podem ser aprimorados e controlados. Como no caso das fraquezas identificadas devido a acumulação de funções e ausência de gestão de riscos e sua mitigação.

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Enfim, o controlo é uma ferramenta essencial para a gestão da administração. Ele é relevante em todos os ciclos, e deve sofrer manutenções, supervisões, monitoramentos, o que será imprescindível para a obtenção de resultados satisfatórios na sobrevivência das empresas. Tudo isso é garantido pela actividade da Auditoria Interna, que, visando identificar possíveis oportunidades de melhoria e o aprimoramento dos sistemas de controlo interno procede à avaliação destes dispositivos de controlo interno na busca da eficiência, e consequentemente, da qualidade.

Neste âmbito, e na perspectiva de atender à questão: O sistema de controlo interno dos Correios de Cabo Verde adequa-se aos seus propósitos? Entedemos que, no geral, o sistema de controlo interno dos Correios de Cabo Verde é adequados aos seus propósitos, embora carece de melhorias quanto às fraquezas identificadas.

Recomendação

Os auditores internos são peças fundamentais para que haja sintonia nas directrizes traçadas pela administração e a execução das mesmas. Portanto, funcionários treinados e comprometidos constituem um factor importante neste processo.

No concernente à sua aplicação na empresa, esta actividade oferece relativo conforto aos administradores. É um assunto de grandes proporções na eficiência dos processos internos, refletindo nos processos externos. Sendo que nos processos internos a administração possui controlo sobre sua gerência. Em um processo de auditoria independente, os controlos internos são de vital importância para que o auditor externo estabeleça o grau de confiabilidade das informações apresentadas.

Neste contexto, recomendamos que a entidade em estudo providencia as fraquezas identificadas introduzindo melhoria no seu dispositivo de controlo interno, observando os seguintes aspectos, entre outros:

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 Implemente a gestão de riscos, de forma a mitigar onde é possível, nomeadamente, o de roubo no transporte de valores para depósito

Este estudo procurou evidenciar que a Auditoria Interna é um tema importante/emergente, tendo como base os sistemas de controlo interno, e merece atenção dos empresários e do meio académico.

Na feitura deste trabalho, deparámos com algumas limitações, nomeadamente, escassez bibliográfico, disponibilidade de empresas no forncecimento de informações e autorização para serem objecto de estudos de caso, crise energética, entre outras.

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Bibliografia

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BELL, Judith – Como Realizar um Projecto de Investigação. Lisboa. In Gradiva, 2004

BISQUERA, R- Métodos de Investigação Educativa: Guia prática. In Barcelona:

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PINHEIRO, Joaquim Leite - Auditoria Interna: Auditoria Operacional, Manual

Prático para Auditores Internos. 2ªed. letras e Conceitos Lda, 2010. ISBN 978-989- 8305-07-7

BAPTISTA, Carlos da Costa - Auditoria Financeira - Teoria e Prática, 8.ª ed. Reis dos

Livros: 2007

MORAIS, Georgina; MARTINS, Isabel – Auditoria Interna: função e processo. 3ª ed.

2007 ISBN 978-989-8058-11-9

CHIAVENATO, Idalberto – Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursoso humanos

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BAPTISTA, Carlos da Costa; CORREIA, Gabriel Alves - Casos Práticos de

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COMPENHOUDT, Raymand – Manual de investigação em ciências sociais.4ªed 2005

Lisboa

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Sitografia

Banha, Francisco, [em linha] Prof.Director [consult. 30 Março de 2012] disponível em

www.gesbanha.pt/revisao/pdf/6_controlo_interno.pdf

Elaborado pela Escola Superior Tecnológica e Gestão (ESTIG) [consult. 16 Março de

2012]. Disponível em www.estig.ipbeja.pt/~ombr/audaulas/AudST5.PDF www.aicpa.org www.ipai.pt www.COSO.org www.altavista.com www.gesbanha.p www.theiia.org

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Apêndice e Anexos

A ser preenchido pelo Director Financeiro dos Correios de Cabo Verde (Assinale as respostas com uma x)

x x x x x x

1.O correio é aberto por um empregado que não pertença às

secções de tesouraria ou Contabilidade?

QUESTIONÁRIO SOBRE PROCEDIMENTOS CONTABILISTICOS E MEDIDAS DE CONTROLO INTERNO NA ARÉA DA TESOURARIA

Descrição do procedimento contabilistico e/ou da medida de

controlo interno sim Não

Não aplicavel

13. O cheque para reposição do fundo fixo é emitido à ordem do

responsável pelo mesmo?

2. empregado que abre o correio cruza de imediato os cheques e

elabora uma lista dos valores recebidos?

3 .A lista referida em 2. é verificada por outra pessoa

relativamente aos valores contabilizados?

4. Os valores recebidos são diária e integralmente depositados nos

bancos por um empregado não pertencente à Tesouraria ou à Contabilidade?

6. Os empregados que lançam contas correntes de clientes têm

acesso aos valores recebidos ou à secção de Tesouraria?

5. Há controlos específicos sobre os cheques de clientes

devolvidos pelos Bancos?

x

20. As reconciliações bancárias são feitas por um empregado que

assine cheques ou que manuseie numerario?

21. Os items que apareçam nas reconciliações por um prazo de

tempo anormal são objecto de adequada investigação?

14. Efectuam-se pagamentos de “vales” através do fundo fixo? 15. Efectuam-se contagens de surpresa ao fundo de caixa? 16. Os cheques são assinados por duas pessoas e na presença

dos respectivos documentos de suporte previamente conferidos?

17. Após os cheques serem assinados e cruzados apõe-se um

carimbo de «Pago» nos documentos de suporte?

18. São assinados cheques em branco e/ou portador? 19. As reconciliações bancárias são feitas mensalmente?

8. Os empregados que manuseiam valores, sobretudo cobradores

e os que se deslocam aos Bancos (efectivação de depósitos, etc.), estão seguros contra o risco de roubo?

9. Os recibos anulados são devidamente inutilizados? 10. A caixa funciona em sistema de fundo fixo?

11. Os pagamentos feitos da caixa pequena são concretizados

com base em documentos devidamente conferidos e autorizados?

12. Quando se repõe o fundo fixo apõe-se um carimbo de

«Pagos» nos respectivos documentos?

x x x x x x x x x

7. Os empregados da tesouraria tem acesso às contas correntes

dos clientes? x

22. As reconciliações são aprovadas por um empregado

responsável? x

x x x x