ANÁLISE DA MATRIZ SWOT

Para uma avaliação inicial da subseção, foi realizada a aplicação da Matriz SWOT. O processo foi discutido em reunião realizada com os membros da SJD e alguns militares convidados, a fim de verificar os pontos fortes e fracos, assim como oportunidades e ameaças relacionados ao ambiente organizacional. De toda a discussão, chegou-se ao seguinte quadro:

Quadro 2 - Aplicação da análise SWOT na SJD.

Forças Fraquezas

ƒ Cumprimento de prazos de procedimentos e apresentações em juízo ƒ Tecnologia própria de controle

ƒ Equipe comprometida ƒ Facilidade de adaptação

ƒ Efetividade dos procedimentos

ƒ Abertura/disponibilidade para os encarregados

ƒ Presteza e agilidade nos pedidos

ƒ Padronização de atividades

ƒ Organização de arquivos, digital e físico ƒ Espaço físico

ƒ Conhecimento técnico jurídico

ƒ Transparência para encarregados sobre distribuição de procedimentos

ƒ Relacionamento com encarregados ƒ Uso alto de papel

ƒ Notificações de apresentação em juízo ƒ Resistência a mudanças

ƒ Padronização de procedimentos ƒ Sala de audiências

ƒ Falta de comunicação entre seções ƒ Controle de arma apreendidas

Oportunidades Ameaças

ƒ Oitivas por vídeo

ƒ Relacionamento com outras SJDs ƒ Mudança da legislação

ƒ Apresentações em juízo marcadas com pouco prazo

ƒ Indicações políticas Fonte: o autor.

Forças:

ƒ Cumprimento de prazos de procedimentos e apresentações em juízo: novas medidas foram tomadas a fim de diminuir o prazo para solução de procedimentos e ausências em apresentações em juízo. Conforme regulamentos internos, a SJD possui o prazo de oito dias úteis para confeccionar as soluções dos procedimentos que foram entregues, à exceção dos IPM, que devem ser homologados imediatamente. Este prazo vinha sendo extrapolado devido a alta demanda de atividades, porém, neste ano de 2018, os trabalhos foram colocados em dia, optando-se por todos os membros da SJD estarem aptos para confeccionar a documentação, o que era realizado por apenas dois integrantes. As apresentações em juízo, em parceria com as sargenteações, são publicadas continuamente, com acesso livre para qualquer usuário, de forma que os sargenteantes informem seus efetivos sobre as apresentações da semana, o que diminuiu consideravelmente as faltas injustificadas.

ƒ Tecnologia própria de controle: foi implantada na SJD o controle de procedimentos, apresentações, comportamentos e punições através de planilhas online, que podem ser visualizadas e alteradas por qualquer membro da SJD e compartilhadas para acesso em qualquer computador. ƒ Equipe comprometida: os membros da SJD demonstram comprometimento e

boa vontade para realização das atividades.

ƒ Facilidade de adaptação: continuamente as atividades e procedimentos internos da PMPR relacionados à justiça e disciplina são atualizados, o que demanda preparo técnico e conhecimento por parte do efetivo da SJD, neste sentido, não foram apresentadas dificuldades pelos integrantes a cada nova implementação.

ƒ Efetividade dos procedimentos: uma das ações que já está em vigor nesta nova gestão da SJD é de instaurar procedimentos que possuam validade e materialidade suficiente para seu andamento, para evitar que os encarregados sejam onerados com atividades que não vão gerar qualquer resultado.

ƒ Abertura/disponibilidade para os encarregados: a SJD mantém canal de comunição aberto para todos os encarregados, os auxiliando e tirando dúvidas quando necessário.

ƒ Presteza e agilidade nos pedidos: documentos e informações solicitados por encarregados e outras seções são atendidos de maneira satisfatória.

Fraquezas:

ƒ Padronização de atividades: várias atividades internas não possuem padrão para execução, são realizadas conforme o momento.

ƒ Organização de arquivos, digital e físico: documentos físicos em caixas de arquivo morto sem identificação, faltam documentos que deveriam estar na unidade. Documentos digitais sem padronização de organização e nomenclatura, também não existe arquivos de backup em caso de perda.

ƒ Espaço físico: sala da SJD pequena, não cabem os arquivos, sendo necessário utilizar outra sala, externa, para guarda dos materiais, correndo risco de extravio.

ƒ Conhecimento técnico jurídico: integrantes da SJD não são formados em direito.

ƒ Transparência para encarregados sobre distribuição de procedimentos: apesar de existir uma regra para distribuição dos procedimentos, ela não é exposta aos encarregados, o que traz certa insatisfação por parte de alguns encarregados que acreditam estar sendo sobrecarregados.

ƒ Relacionamento com encarregados: a SJD não acompanha o desenvolvimento das atividades dos encarregados, aguardando que cada um entre em contato com a subseção em caso de necessidade.

ƒ Uso alto de papel: praticamente todas as atividades e encaminhamentos de documentos requerem a impressão de documentos físicos, o que gera um alto consumo de papel da subseção.

ƒ Notificações de apresentação em juízo: ainda não foi definida uma padronização da forma como os policiais militares devem ser intimados, atualmente imprimem-se duas vias da notificação, elas são encaminhadas à Cia. ao qual o militar pertence e esta faz a notificação. Perdemos em alguns casos o retorno dessa intimação, pois a Cia. não dá a confirmação da notificação.

ƒ Resistência a mudanças: subseção faz as atividades da mesma forma desde que foi implantada, mudando alguns processos, mas de forma lenta e com restrições.

ƒ Padronização de procedimentos: cada encarregado faz o procedimento de uma maneira, às vezes com dúvidas de qual é a maneira correta, falta padronização nos documentos.

ƒ Sala de audiências: disponibilização para os encarregados de uma sala específica para realização de oitivas e atividades relacionadas aos procedimentos.

ƒ Falta de comunicação entre seções: melhorar o canal de comunicação entre as seções relacionadas, de forma que cada uma tenha acesso imediato aos dados necessários.

ƒ Controle de arma apreendidas: não é realizado um controle efetivo das armas que são apreendidas decorrentes de confrontos armados.

Oportunidades:

ƒ Oitivas por vídeo: já estão em funcionamento na COGER as declarações por vídeo, o mesmo em inquéritos da policia civil. Esta modalidade traz agilidade nos procedimentos e redução no uso de papeis.

ƒ Relacionamento com outras SJDs: não existe um canal de comunicação entre as SJDs de cada unidade, o que poderia ajudar no compartilhamento de informações e boas práticas em algumas atividades.

ƒ Mudança da legislação: caso as legislações a que estamos subordinados mudem, uma antecipação de seus impactos e aplicações ajudaria a adaptação dos encarregados.

Ameaças:

ƒ Apresentações em juízo marcadas com pouco prazo: recentemente as varas dos juizados estão encaminhando solicitações de apresentação com data muito curta, de um dia para o outro, incorrendo na maioria dos casos não ser possível que o militar vá à audiência. Essas faltas podem prejudicar a imagem da unidade frente ao poder judiciário em questão organizacional.

ƒ Indicações políticas: com a mudança de governos e secretários, novos comandantes podem alterar as formas como as atividades da SJD são desenvolvidas e até seus membros, prejudicando a aplicação de um planejamento estratégico.

Heijden (2009, p. 202) ainda sugere que após a coleta dos dados da matriz SWOT, as quatro categorias sejam analisadas mais afundo, a fim de que as equipes possam indicar as áreas que precisem ser examinadas no ambiente de negócios.

Para as forças, é importante destacar os pontos considerados distintivos, ou seja, que diferenciam a organização das demais empresas. Neste aspecto, foi levantado o seguinte item:

x Tecnologia própria de controle

Em relação às fraquezas, separá-las em sintomas, fraquezas de higiene e fraquezas estruturais. Os sintomas são efeitos de algum problema primário, sendo corrigidos quando as causas subjacentes foram sanadas. As fraquezas de higiene estão relacionadas com conhecimentos administrativos necessários para que a organização se desenvolva de maneira adequada. Fraquezas estruturais compreendem áreas que a empresa gostaria de ter, mas não possui, assim como uma competência distintiva. As distinções ficaram da seguinte forma:

Sintomas:

x Transparência para encarregados sobre distribuição de procedimentos x Relacionamento com encarregados

x Uso alto de papel

x Falta de comunicação entre seções

Fraquezas de higiene:

x Padronização de atividades

x Organização de arquivos, digital e físico x Notificações de apresentação em juízo

x Resistência a mudanças

x Padronização de procedimentos x Controle de armas apreendidas

Fraquezas estruturais:

x Espaço físico

x Sala de audiências

Para as oportunidades, o autor distingue duas áreas: de portfólio de negócios e de capacidade. A primeira compreende explorar as capacidades distintivas da organização, desenvolvendo negócios lucrativos. A segunda refere-se a áreas que a empresa poderá desenvolver novas capacidades que poderão ser relevantes para o sucesso futuro. Dentre as oportunidades elencadas, elas foram separadas da seguinte forma:

Área de portfólio:

x Relacionamento com outras SJDs

Área de capacidade: x Oitivas por vídeo x Mudança da legislação

Por fim, para o autor, as ameaças devem ser analisadas minuciosamente pelas organizações, a fim de buscar sinais de aviso que possam prejudicar a capacidade da empresa (HEIJDEN, 2009).