Detentor da primeira experiência em Portugal na formação de um sistema nacional da qualidade, integrando os três subsistemas – da normalização, da metrologia e da qualificação – segundo os princípios e metodologias universalmente aceites, ao IPQ incumbe criar e disponibilizar a infraestrutura indispensável para potenciar a prática de melhores processos e métodos de gestão da qualidade.
As atividades do IPQ abrangem as áreas da Normalização, Metrologia, Qualificação e Assuntos Europeus, e consistem na prestação de serviços, disponibilização de normas e publicações, realização de calibrações e ensaios, produção e certificação de materiais de referência, operações de controlo metrológico, incluindo aprovação de modelos de instrumentos de medição, realização de eventos e ações de informação e formação, assistência técnica, para uma multiplicidade de clientes, nomeadamente empresas, associações, (empresariais, profissionais, setoriais, de classe), laboratórios (calibração e de ensaio nacionais e internacionais), cidadãos (ex.: qualquer cidadão que solicite informações, produtos ou serviços, associações cívicas (de consumidores, ambientais, ONG)) e entidades nacionais e internacionais com cooperação protocolada.
Dada a natureza e diversidade de entidades com que o IPQ interage, é determinante proceder a uma identificação das várias partes interessadas de forma a mapear e analisar a influência e o interesse de cada uma delas na atividade quotidiana do IPQ. Desta forma é possível identificar o grau de importância das diversas partes nas tomadas de decisão com impactos interno e externo, determinar quais são as partes interessadas relevantes e quais os requisitos destas partes interessadas que são relevantes para o sistema de gestão.
Internamente estão estabelecidos mecanismos de gestão específicos de acordo com o grau de influência das partes interessadas no desempenho do IPQ, na sua capacidade em criar riscos e/ou oportunidades e na sua capacidade de afetar o IPQ com as suas decisões ou atividades. Estes mecanismos passam pela identificação de necessidades e expectativas, pela atribuição de prioridades de ação, pelo estabelecimento de ações de monitorização, de medição do desempenho e de retorno de informação, conforme adequado, de modo a que se possam potenciar ações de melhoria.
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Plano de Atividades 2019 IPQ
Desde as entidades parceiras, aos/às clientes, aos/às cidadãos/ãs e à sociedade em geral, os níveis de interesse e poder exercido sobre a organização são variados, conforme abaixo se demonstra:
Matriz de partes interessadas
Organizações nacionais com participação institucional do IPQ
Esforço Mínimo (EM)
Entidades parceiras para projetos, nomeadamente de prestação de assistência técnica na área da Cooperação
Instituto Designado (IST-LMRI)
Ministérios afins (MNE, MPMA, MC, MCTES, ME)
Autarquia e Comunidade envolvente Manter Informado (MI)
Alto
Utilizadores do Website do IPQ
Clientes do "Serviço Questionar"
Utilizadores da Biblioteca
Visitantes do Museu de Metrologia
Subscritores da Newsletter EspaçoQ
Fornecedores (Agência Nacional de Compras Públicas)
Clientes da Metrologia Aplicada (entidades que necessitam da rastreabilidade de padrões, tendo em vista o desenvolvimento da economia nacional)
Instituições nacionais de reconhecido mérito científico com colaboração em projetos internacionais de I&D e protocolos de cooperação;
Entidades reconhecidas e qualificadas pelo IPQ para o exercício delegado de controlo metrológico legal (Serviços Municipais de Metrologia -SMM, Serviços Concelhios de Metrologia – SCM, Organismos de Verificação Metrológica – OVM,
Instaladores/Reparadores - IR)
Instalações de Ensaio no âmbito do reconhecimento segundo os princípios das Boas Práticas de Laboratório da OCDE
Compradores de Normas (agentes económicos, associações empresarias, universidades, …)
Correspondentes IPQ (acedem em condições especiais ao Acervo Normativo de interesse para o seu setor de atividade)
Organismos de Normalização Setorial (ONS) e Comissões Técnicas
Organismos Notificados-ON (responsáveis pela avaliação da conformidade de produtos no âmbito das Diretivas Comunitárias)
Clientes do Licenciamento de ESP, Cisternas e Motores Fixos
Organismos de inspeção que atuam no âmbito do licenciamento de ESP e cisternas (com competências delegadas pelo IPQ)
Participantes nos eventos organizados pelo IPQ (Seminários, Workshops)
Formandos das ações organizadas pelo IPQ
Comissões Setoriais do SPQ
Tutela (SEI, MEcon) e PCM
Tribunais
Outros organismos do Estado Regulamentadores, Fiscalizadores e Legisladores
Outros fornecedores
Trabalhadores/as do IPQ
Gerir com Proximidade (GP)
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4.2. Análise SWOT e Ferramentas de Gestão
No planeamento das suas atividades, o IPQ, para além de considerar as necessidades e expectativas das suas partes interessadas, também identifica quais os condicionalismos internos e externos relevantes para a concretização da sua missão e estratégia e que possam afetar a sua capacidade para atingir os resultados pretendidos.
Uma das ferramentas utilizadas pelo IPQ para a definição e planeamento das atividades é a Análise SWOT - Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats, através da qual são diagnosticados os pontos fortes e os pontos fracos que influenciam internamente as atividades desenvolvidas e que o IPQ se propõe desenvolver, relacionando-os com fatores externos, onde são avaliadas as oportunidades e ameaças com impacto no desempenho do IPQ. Com base nesta análise é possível identificar elementos chave para a gestão estratégica do IPQ, considerando, a um nível transversal, os riscos a ter em conta e as oportunidades a explorar.
Esta análise dos pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças, conjugada com a análise e avaliação do risco associada aos processos e atividades que o IPQ desenvolve, enquadrada no SGQ, permite estabelecer prioridades de atuação, metas consentâneas com a realidade e trabalhar para a melhoria contínua do desempenho.
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Existência de um Sistema de Gestão da Qualidade certificado por entidade independente e uma forte cultura de gestão por objetivos.
Equipas altamente competentes e especializadas, com elevado nível de tecnicidade e conhecimento.
Elevado e consistente nível de satisfação dos/as clientes e parceiros, medido por entidade independente.
Fortes parcerias implementadas, com entidades públicas e privadas, nacionais e internacionais, com elevado nível de reconhecimento.
Sistema Metrológico Integrado e Autossustentável (Metrologia científica, aplicada e legal)
Dificuldade de investimento na renovação e manutenção de equipamentos laboratoriais para manter a sua função de Instituição Nacional de Metrologia e o nível e rigor da atividade
metrológica, por restrições do Sistema Orçamental, apesar do Instituto viver exclusivamente de receitas próprias.
Dificuldade na manutenção e atualização das instalações laboratoriais e das condições
necessárias ao cabal desempenho da sua atividade.
Restrições elevadas à participação em missões para trabalhos europeus e internacionais devido a condicionalismos orçamentais, com efeitos na atualização de conhecimentos técnicos e científicos.
Dificuldade na renovação de quadros técnicos especializados, por insuficiência de profissionais com perfil técnico adequado na Administração Pública.
Dificuldade em aumentar o mapa de pessoal em virtude das restrições legais e orçamentais.
Oportunidades Ameaças
Existência de programas europeus com financiamento disponível nos âmbitos da Normalização e da Metrologia.
Capacidade de I&D e Integração na Rede Europeia no âmbito do EMPIR (European Metrology Programme for Inovation and Research).
Existência de sistemas de apoio à modernização e capacitação da administração pública (p. ex.
SAMA), nomeadamente para criar uma plataforma de tecnologias de informação e comunicação promovendo a desmaterialização dos processos de negócio e interface com as partes interessadas
Aumento de mercado de controlo metrológico por via regulamentar, em especial em áreas sensíveis como saúde, ambiente e energia.
Alargamento da aplicação das regras e metodologias do SPQ a novos âmbitos de atividade na área da qualificação.
Cooperação com as Universidades, Laboratórios de I&D, Centros de Saber e Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT).
Integração do ensino sobre normalização, metrologia e qualidade nos curricula do ensino secundário e superior.
Política favorável à articulação entre Qualidade e Inovação.
Política legislativa Europeia do Mercado Interno remetendo para requisitos de normas técnicas harmonizadas.
Crise económica e financeira, causando diminuição dos pedidos de produtos e serviços (ex.: normas ou calibrações), e assistência técnica por parte dos agentes económicos com consequente diminuição das receitas.
Insuficiente capacidade de mobilização e financiamento de partes interessadas para participação ativa nos trabalhos normativos europeus e internacionais.
Dificuldade de integração de jovens e escassez de técnicos especializados em metrologia,
normalização e licenciamento de ESP e Cisternas, na Administração Pública, para preenchimento dos postos de trabalho atuais e futuros.
Sistema Orçamental do Estado desajustado para as instituições que vivem exclusivamente de receitas próprias, não permitindo o uso dos saldos.
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O IPQ, no âmbito do seu SGQ, certificado de acordo com a norma NP EN ISO 9001:2015, procede à identificação e avaliação de riscos e oportunidades associados aos seus processos, integrando esta análise no planeamento e desenvolvimento das suas atividades. Para tal tem implementada a metodologia FMEA – Failure Mode and Effect Analysis, que permite fazer uma análise sistemática preventiva, a qual passa por:
identificar falhas potenciais e avaliar os respetivos efeitos, que possam vir a ter impacto, designadamente, nos serviços, pessoas ou no ambiente;
estabelecer ações que possam eliminar ou reduzir as causas que determinem potenciais falhas;
reavaliar os impactos anteriormente determinados para confirmação do sucesso das medidas no sentido da minimização dos mesmos.
O IPQ tem também implementado desde 2009, o Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PPRCIC). No final de 2016, após avaliação da implementação do Plano inicial, consolidação do quadro de dirigentes e integração das atribuições das extintas Direções Regionais da Economia, nos domínios da metrologia e da qualidade, procedeu-se à elaboração de um novo PPRCIC, que entrou em vigor no início de 2017. Este novo PPRCIC, como um dos instrumentos de gestão do IPQ, é revisto anualmente, na fase do ciclo de gestão correspondente à Autoavaliação, sendo subsequentemente elaborado o Plano de Prevenção para o ano seguinte.
Atualmente encontra-se em vigor o PPRCIC para 2018-2019, que segue também a metodologia FMEA implementada.
Como importante contributo para assegurar sustentadamente a satisfação de clientes e parte interessadas e colocando em prática os conceitos e metodologias que são da sua competência e das atividades que desenvolve, o IPQ tem implementado um SGQ de acordo com os requisitos da norma NP EN ISO 9001, certificado pela primeira vez em março de 2011 pela APCER – Associação Portuguesa de Certificação.
Em abril de 2018 o IPQ viu confirmada a manutenção da certificação NP EN ISO 9001:2015, na auditoria de 1º acompanhamento após a renovação em março de 2017.
Numa perspetiva de melhoria contínua, são promovidas revisões pela gestão em intervalos temporais definidos de acordo com o Ciclo de Gestão implementado. Essas revisões destinam-se a monitorizar a adequabilidade e o valor acrescentado do SGQ, a verificar se todos os aspetos chave da norma são abrangidos e de que forma a política e os objetivos da qualidade estão a ser cumpridos.
Trimestralmente realizam-se reuniões de monitorização do desempenho dos indicadores de gestão do IPQ, com base nos dados fornecidos pelo Balanced Scorecard (BSC) e pela monitorização de indicadores e de Planos de Ações de Melhoria controlados no âmbito do SGQ.
Anualmente, o IPQ avalia o grau de satisfação dos/as seus/suas trabalhadores/as, enquanto tal, e também na qualidade de clientes internos dos serviços. Tal como previsto no SGQ e mais concretamente no Procedimento de Gestão 06 “Medição, Análise e Melhoria Contínua”, os resultados decorrentes destes estudos são registados em Planos de Ações de Melhoria (Mod-06-08) e são objeto de tratamento e do seguimento previstos na Instrução de Trabalho “Audição de clientes e partes interessadas” (IT-06-04). A Gestão da Qualidade do IPQ e o Grupo da Qualidade do IPQ, conjuntamente com as direções dos departamentos e colegas designados, dão sequência às ações e prioridades identificadas.
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O IPQ suporta a implementação de ações de melhoria através de Boletins de Melhoria e Planos de Ações de Melhoria onde são desenvolvidas ações corretivas e de melhoria provenientes de constatações decorrentes de auditorias internas e externas, oportunidades de melhoria que surjam no decorrer das atividades, não conformidades, reclamações, sugestões internas e externas e resultados dos inquéritos de satisfação de trabalhadores/as, clientes internos/as e externos.
De modo a garantir a eficácia do planeamento e do controlo da estratégia organizacional, o IPQ monitoriza e avalia o seu desempenho utilizando a metodologia do BSC, com mapas estratégicos por Departamento. O BSC constitui um sistema de informação de apoio à gestão estratégica, que, através de uma ferramenta informática, concentra numa única base informativa todos os elementos relevantes referentes aos indicadores de desempenho, permitindo visualizar rapidamente, e em qualquer momento, os resultados alcançados face aos objetivos traçados, bem como monitorizar e avaliar continuamente a performance da organização.
Para o desenvolvimento e controlo da sua atividade, para além do BSC, o IPQ utiliza outras plataformas informáticas e sistemas de informação como:
o PROQUAL, que garante a ligação a diversas aplicações internas e externas, e a desmaterialização dos procedimentos;
o Sistema de Informação ERP (Enterprise Resource Planning) SINGAP, que assegura a gestão integrada da Contabilidade, Assiduidade de Pessoal, Processamento de vencimentos, Tesouraria e Faturação;
a Gestão de Expediente;
a Intranet (que integra o PROQUAL);
o Customer Relationship Management (CRM) (que integra o PROQUAL).
No caso particular do PROQUAL trata-se de uma plataforma que está em exploração há mais de 8 anos e que apresenta enormes condicionalismos. Neste sentido, o IPQ delineou uma estratégia que pretende criar uma solução macro que abranja todas as áreas de negócio, relativamente às quais se verifica a necessidade de redesenhar a plataforma existente, evoluindo para uma solução com um desenho e tecnologia mais adequados às exigências tecnológicas verificadas. (ver ponto 7. Medidas de Modernização).
De salientar ainda haver a prática de reuniões semanais de despacho com a Direção de cada Departamento, de reuniões mensais do Conselho Diretivo com os/as Diretores/as de Departamento que são alargadas periodicamente aos/às Diretores/as de Unidade, o que permite um acompanhamento muito próximo, por toda a estrutura dirigente, da atividade e das questões relacionadas com todos/as os/as trabalhadores/as.