Nessa seção, apresentam-se os resultados obtidos para a Parte II do Questionário - Questão 16, na qual foi solicitada aos servidores da DIRPLAD- LD que identificassem dentre treze ferramentas tecnológicas utilizadas para o compartilhamento do conhecimento as que são disponibilizadas pelo setor e organização. A Tabela 4 sintetiza os resultados alcançados.
Tabela 4 - Percepção dos respondentes quanto às ferramentas tecnológicas de GC Ferramentas Tecnológicas Nº Indicações Percentual
Portal corporativo 10 71,43% Intranet 11 78,57% Extranet 2 14,29% E-mail 14 100% Fóruns de discussão 1 7,14% Mensagens instantâneas 12 85,71% Repositórios de documentos 4 28,57%
Repositórios de lições aprendidas e melhores práticas 0 0%
Gestão eletrônica de documentos 13 92,86%
Sistemas de áudio e videoconferência 9 64,29%
Wiki 5 35,71%
Sistemas de Worflow 8 57,14%
Groupware 0 0%
Fonte: Autoria própria (2018)
Verifica-se, na Tabela 4, que as ferramentas tecnológicas que obtiveram maior destaque foram: E-mail; Gestão eletrônica de documentos; Mensagens instantâneas; Intranet; Portal corporativo; Sistemas de áudio e videoconferência e Sistemas de workflow.
Segundo Batista e Quandt (2015), as instituições públicas costumam ter mais facilidade na adoção de ferramentas tecnológicas da informação e comunicação (TICs) em comparação às práticas de GC implantadas, em especial àquelas que envolvam processos de trabalho. Nesse sentido, o maior número de ferramentas tecnológicas de GC identificadas como disponibilizadas pela organização, em oposição ao percentual de ocorrência das práticas percebidas pelos respondentes, encontra justificativa nos resultados de pesquisa deste autor.
Ferramentas de comunicação e colaboração para a troca de mensagens, informações e compartilhamento de documentos, além de estarem presentes no dia a dia das organizações, são instrumentos relevantes de trabalho para o CC (KUNIYOSHI, 2008). Enquanto o e-mail é reconhecido por todos os respondentes da pesquisa como ferramenta disponibilizada pela instituição, sendo possível inferir
que sua utilização está totalmente disseminada naquele ambiente organizacional, as mensagens instantâneas (chats), ferramentas de comunicação e colaboração em tempo real, também receberam um número expressivo de indicações (85,71%), ratificando a aderência de tais ferramentas. Em relação ao e-mail, cabe destacar que, assim que o servidor entra em efetivo exercício na UTFPR, é concedido endereço pessoal de e-mail institucional (nnnn@utfpr.edu.br). Além do e-mail pessoal, cada diretoria, assessoria, coordenadoria, departamento e comissão também possui um e-mail geral do setor.
Sobre a gestão eletrônica de documentos, os resultados dessa pesquisa demonstram que a ferramenta é altamente reconhecida pelos respondentes. Observa-se que em 31 de julho de 2017, foi implantada a ferramenta Sistema Eletrônico de Informações da UTFPR (SEI – UTFPR). A partir daquela data todos os processos institucionais passaram a ser criados, tramitados, compartilhados e armazenados através dessa ferramenta, sendo um de seus objetivos facilitar o acesso às informações e às ações de transparência (UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ, 2017), que são primazia da administração pública.
Embora tanto a intranet quanto a extranet sejam importantes ferramentas de mobilização do compartilhamento do conhecimento, apenas a primeira ferramenta foi identificada pela maioria dos respondentes da pesquisa como disponibilizada pela instituição. Enquanto a intranet, como o próprio nome diz, é uma ferramenta intra organizacional, a extranet tem as mesmas vantagens que a ferramenta anterior, mas com o adicional de possibilitar a colaboração entre instituições distintas. No caso da UTFPR – LD, a intranet é uma ferramenta amplamente utilizada para repasse de informações, solicitações, agendamentos, emissão de relatórios de gestão e controle de alguns processos da de setores específicos, sendo possivelmente por essa razão facilmente reconhecida.
Com referência aos Portais Corporativos, nota-se, pelo do alto índice de identificação da ferramenta, que os respondentes percebem sua existência e disponibilização pela instituição. De acordo com Gonçalves (2010), o uso de portais corporativos é uma estratégia declarada de GC.
Outra ferramenta bastante reconhecida pelos participantes da pesquisa, os sistemas de áudio e videoconferência, permite que a instituição e seus colaboradores realizem reuniões de trabalho entre os diversos Câmpus da UTFPR,
bem como com outras instituições que compartilhem da mesma ferramenta, proporcionando interação em tempo real.
Quanto aos sistemas de workflow, os resultados indicam que os respondentes reconhecem as ações da instituição para que a ferramenta seja utilizada. Cabe destacar que, com o uso do SEI – UTFPR, os sistemas de workflow passaram a compor a base de conhecimento dos processos que integram aquele sistema, fornecendo informações essenciais para o fluxo de tais processos e, consequentemente, sendo mecanismo de compartilhamento de conhecimento explícito.
Em relação às demais ferramentas tecnológicas investigadas, algumas delas não são reconhecidas como disponibilizadas pela instituição, como é o caso do
groupware e dos repositórios de lições aprendidas e melhores práticas. Outras
como, fóruns de discussão, repositórios de documentos e wiki, além do extranet, não obtiveram bons resultados quanto a sua disponibilização na visão dos participantes da pesquisa, sendo identificadas por menos da metade dos respondentes. Estes resultados podem indicar que as ações direcionadas ao uso de tais ferramentas são tão inexpressivas, que os próprios usuários não conseguem reconhecer sua existência, ou mesmo que, de fato, essas ferramentas não estão disponibilizadas na instituição ou não estão disseminadas ao setor foco do estudo de caso.
Das cinco ferramentas com menor índice de disponibilização, três são relativas ao registro do conhecimento, a sua explicitação para que possa ser compartilhado entre os demais membros da organização e que fique registrado para acesso futuro. Destaca-se que conhecimento explícito é de extrema relevância para a criação do conhecimento organizacional, pois, quando disponível, através do processo de internalização, interage com o conhecimento tácito das pessoas, criando conhecimento novo (NONAKA; TAKEUCHI, 1997).
As ferramentas tecnológicas são importantes instrumentos de apoio ao compartilhamento do conhecimento no ambiente de trabalho, proporcionando a interação entre os membros da organização de forma colaborativa e rápido acesso à informação. De acordo com Terra (2005), apesar da extrema relevância das TICs para a GC, estas não devem ter como papel a substituição do contato pessoal que propícia o desenvolvimento das relações sociais, fomentando a prática do
compartilhamento do conhecimento tácito através de um ambiente de confiança e colaboração.