Análise segundo potencialidades e constrangimentos

Tendo em consideração o meio envolvente, as capacidades e o goodwill50 da Marinha, identificam-se potencialidades e constrangimentos relativos à proposta apresentada na presente tese, respondendo então à QD5 - Que fatores poderiam influenciar a implementação da proposta apresentada?

6.5.2.1 Potencialidades

A existência de uma forte identidade cultural potencia a qualidade no desempenho das atividades necessárias para o cumprimento da missão.

Ao existir um OCAL que agregasse as quatro superintendências possibilitaria não só uma maior uniformidade de políticas e de ações como facilitaria a coordenação entre as superintendências e um maior controlo das atividades desenvolvidas.

Existiria um maior proveito da economia de escala, possibilitando uma maior poupança, sendo essencial verificar atentamente as necessidades existentes e os fornecedores de modo a que no final o contrato seja vantajoso.

A Divisão de Procurement, transversal a toda a Marinha possibilitaria uma redução de riscos e erros referentes à seleção e celebração de contratos de aquisição uma vez que existiria maior especificação técnica na realização dos mesmos. Através de uma maior

50 _{Goodwill - a um termo usado para refletir o facto de que um negócio possui um valor intrínseco para lá}

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concentração da massa crítica que detém conhecimento jurídico como também permitiria aliviar as unidades operacionais da carga burocrática associada aos processos de aquisição.

6.5.2.2 Constrangimentos

A implementação do OCAL está sujeito a alguns constrangimentos. É essencial conhecer os constrangimentos e limitações para posteriormente obter alternativas e soluções que permitam uma supressão ou uma diminuição destas.

Para se poder implementar esta proposta teria de se equacionar a melhor forma para superar a resiliência de todo pessoal afetado (dadas as competência da OCAL pode-se englobar toda a Marinha). Uma vez que o querer das pessoas influencia o funcionamento da organização e um novo organismo em nada beneficia a Marinha se as pessoas não acreditarem nele. Este género de projetos envolve uma grande necessidade de tempo e confiança das pessoas até à sua conclusão definitiva, uma vez que a resistência à mudança é comum quando surge algo novo.

Atualmente, e cada vez mais, urge a necessidade da utilização de mais e melhores tecnologias de informação para se poder ter um maior controlo das atividades desenvolvidas. Existem diferentes aplicações em funcionamento nomeadamente o SIGDN, o Sistema de Informação de Configuração e Apoio Logístico dos Navios (SICALN) e a Vortal. Contudo, existem incompatibilidades no uso simultâneo destas plataformas e uma forte dependência destes sistemas, e na eventualidade de ocorrerem falhas de funcionamento das mesmas criam-se impedimentos operacionais.

Esta proposta tem de ter em consideração a constante criação de legislação para além da legislação da UE sobre o aprovisionamento público, e-commerce, e-business, e- procurement e faturação eletrónica que já foi implementada em Portugal.

Dada a extensão da informação avaliada ao longo da dissertação, embora pertinente, não foi possível fazer uma avaliação financeira das vantagens possíveis de obter com a criação do OCAL.

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6.6 Critérios

Seguidamente serão enumerados critérios que este organismo (OCAL) deverá respeitar:

Critério da integração de sistemas de informação, para poder funcionar, este único

organismo, o SI deve ser fiável em articulação coesa entre as unidades, com informação correta, credível e acessível em tempo real. O SIGDN já contem diversos módulos interligados e com diversa informação, no entanto, é um ERP que apresenta algumas limitações, como tal, tem de ser permanentemente melhorado e aperfeiçoado.

Critério da legalidade processual, todas as normas e procedimentos que resultem da

implementação do OCAL, deverão ser claras, objetivas e agrupadas de forma a integrar a diversidade de legislação existente.

Critério da transparência, o OCAL tem de dar a conhecer a todos os interessados,

beneficiários e fornecedores os atos administrativos realizados. Estes terão de se efetuar de forma clara e concisa. Todo o processo deverá conter o máximo de rigor permitindo credibilizar a Marinha, mostrando o bom trabalho realizado. Para tal, tem de existir um acesso fácil ao conhecimento para todos, conseguindo uma transparência de todo o processo e da organização que constitui.

Critério da economia, eficácia e eficiência, usufruindo da competição comercial de

hoje, é fundamental o equilíbrio correto na aplicação destes 3E (figura 6-11), que permitam a qualquer organização tal como à Marinha ser mais flexível e responder num ritmo mais rápido aos desafios atuais e futuros. Uma base sólida verifica-se quando os 3E são desenvolvidos sob o equilíbrio certo.

Figura 6-11: Triângulo dos 3E

Eficácia Eficiência

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 Economia, consiste na redução dos custos de inputs. A economia tem um lado importante na vertente financeira que rege a atividade das organizações porque se vive num mundo em que a economia atravessa todos os aspetos de nossas vidas, sendo fundamental para equilibrar o uso dos recursos, para atingir os objetivos certos a um custo razoável.

 Eficiência corresponde a alocação de esforço correto, i.e., o uso correto de recursos para realizar uma tarefa ou atividade. Para que os objetivos possam ser alcançados é fundamental que as tarefas sejam realizadas com o mínimo esforço. A melhoria da eficiência significa que a organização está focalizada na redução de resíduos ou desperdícios e a consumir menos para entregar a mesma quantidade de valor.

 Eficácia consiste em alcançar os objetivos. A eficácia “é a concretização dos objetivos desejados por determinada ação do Estado, não sendo levados em consideração os meios e os mecanismos utilizados” (Torres, 2004, p. 175).

Critério do controlo, neste organismo, todo o controlo do planeamento das

necessidades e das suas alterações é essencial e crucial para o seu bom funcionamento.

Critério da qualidade, na aquisição de um produto (bem ou serviço) deve ser ponderado, para além do seu custo, a sua qualidade. Sendo assim, quando um produto é recebido realiza-se uma verificação quantitativa e qualitativa de forma a verificar se cumpre a especificações requeridas, tal como deve ser feito no processo de seleção na eventualidade de existir uma amostra do produto em escolha.

Critério de satisfação, em que o nível de satisfação advém da relação entre os

fornecedores e beneficiários da Marinha, cuja atividade é realizada diariamente com o objetivo dos serviços e bens requisitados cumprirem as necessidades existentes.

Critério de uniformização, é necessário existir uma completa uniformização dos bens

e serviços para um maior aproveitamento das ferramentas de gestão e dos órgãos centrais de aprovisionamento. Isto é, todas as unidades têm de ter o mesmo procedimento para a determinação das necessidades e para a realização de um PA coeso e real.

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6.7 Ciclo logístico

Nos seguintes subcapítulos equacionam-se as alterações que o OCAL iria provocar no ciclo logístico da Marinha.