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A
TA DER
EUNIÃORedator: Data/Hora Início:
Local: Data/Hora Fim:
1. OBJETIVO
<Descrever objetivo da reunião>
2. PARTICIPANTES
<relacionar nomes, funções dos participantes>
3.TÓPICOS DISCUTIDOS/DEFINIÇÕES
<descrição do tópico> <detalhamento da definição>
4. PRÓXIMAS AÇÕES
<detalhar a ação>
Responsável: <nome do responsável >
5. PRÓXIMA REUNIÃO
<data da próxima reunião, se for o caso>
6. OBSERVAÇÃO
Esta ata foi redigida por <Nome Redator/e-mail/fone>. Qualquer dúvida ou discordância, favor entrar em contato com o redator.
7. ASSINATURAS
F
ORMULÁRIO PARAR
EGISTRO DE EXPERIÊNCIAS EO
BSERVAÇÕESO objetivo desse documento é prover um template para permitir o registro de experiências e observações durante a aplicação da abordagem ASPE/MSC. A utilização desse instrumento é importante para que a atividade de análise do ciclo de melhoria seja bem executada e possa prover uma forma de melhorar continuamente os processos sendo estabelecidos, bem como a própria abordagem ASPE/MSC.
R
EGISTRO DER
EUNIÃOParticipantes: _____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Data: _____________ Horário Inicial: ______________ Horário Final: ____________ Observações Gerais:
E
XEMPLO DEF
LUXOGRAMAO objetivo desse documento é apresentar os elementos básicos de um fluxograma e um exemplo do uso do mesmo para visualização das atividades de um processo.
- Elementos de um Fluxograma
- Exemplo de um Fluxograma
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P
RIORIZAÇÃO DOSP
ROCESSOSA tabela abaixo é uma adaptação da técnica SWOT (Strengths/Weaknesses/Opportunities/Threats) para priorização dos processos, que permite uma análise sob dois pontos de vista: a importância que os mesmos representam para a organização e a capacidade estimada/avaliada de cada um. Quanto maior o peso atribuído ao processo, maior a sua prioridade na fila de processos a serem estabelecidos.
Esse documento deve ser utilizado durante a execução da atividade de priorização de processos da fase de análise estratégica.
Capacidade Estimada/Avaliada
Pontos Fortes Pontos FracosPesos dos processos
para Priorização
Alta Média Baixa Inexistente
Crítico 6 8 10 12 Mais Importante Maior 5 7 9 11 Menor 1 2 3 4
Importância
(em relaç ão as metas de ne gócio e melhori a) Menos Importante Irrelevante - - - -Além da tabela acima, outros aspectos devem ser considerados, como, por exemplo: impacto e benefícios para a organização, custos estimados para melhoria, interdependência com outros processos, frequência de uso do processo, grau de divergência entre seus executores, número de atores envolvidos.
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Priorização dos Processos
Peso SWOT 1 Custo 2 Interdependência 3 Frequência de Uso 4 Número de Atores Envolvidos 5 Grau de Divergência 6 Ordem de Prioridade 7 Processo 1 Processo 2 Processo N 1
Peso SWOT = Utilizar o peso de priorização do processo, extraído da adaptação da técnica SWOT (escala de 1 a 12, sendo 12 para processos mais prioritários e 1 para processos menos prioritários)
2
Custo = {4 – nenhum; 3 – Irrelevante; 2 – Aceitável; 1 – Alto}
3
Interdependência = {2 – Independente; 1 – Dependente}
4
Frequência de Uso = {7 – Diário; 6 – Semanal; 5 – Quinzenal; 4 – Mensal; 3 – Trimestral; 2 – Semestral; 1 – Anual }
5
Atores Envolvidos = {6 – 36 a 49 atores; 5 – 21 a 30 atores; 4 – 11 a 20 atores; 3 – 5 a 10 atores; 2 – 2 a 4 atores; 1 – 1 ator }
6
Grau de Divergência = {3 – Alta; 2 – Média; 1 – Baixa}
7
P
LANEJAMENTOD
E AÇÕESO objetivo desse documento é apresentar o planejamento das ações que serão executadas durante o estabelecimento do processo <nome do processo>.
- Detalhamento das Ações
<Nome da Ação>
Tarefa 1: <Nome da Tarefa>
Descrição: Descrever no que consiste a tarefa Data Inicial: Especificar a data inicial prevista Data Final: Especificar a data Final prevista Recursos
Envolvidos: Descrever os recursos envolvidos
Riscos: Listar os riscos associados a execução da tarefa
Orçamento: Especificar o orçamento destinado para a execução da tarefa (p. ex. valores financeiros e homens/hora alocadas)
Ponto de Controle:
Planejar pontos de verificação e controle do andamento da tarefa
Observações: Descrever possíveis observações sobre a tarefa em questão
Tarefa 2: <Nome da Tarefa>
Descrição: Descrever no que consiste a tarefa Data Inicial: Especificar a data inicial prevista Data Final: Especificar a data Final prevista Recursos
Envolvidos: Descrever os recursos envolvidos
Riscos: Listar os riscos associados a execução da tarefa
Orçamento: Especificar o orçamento destinado para a execução da tarefa (p. ex. valores financeiros e homens/hora alocadas)
Ponto de Controle:
Planejar pontos de verificação e controle do andamento da tarefa
Observações: Descrever possíveis observações sobre a tarefa em questão
...
Tarefa N: <Nome da Tarefa>
Descrição: Descrever no que consiste a tarefa Data Inicial: Especificar a data inicial prevista Data Final: Especificar a data Final prevista Recursos
Envolvidos: Descrever os recursos envolvidos
Riscos: Listar os riscos associados a execução da tarefa
Orçamento: Especificar o orçamento destinado para a execução da tarefa (p. ex. valores financeiros e homens/hora alocadas)
Ponto de Controle:
Planejar pontos de verificação e controle do andamento da tarefa
Observações: Descrever possíveis observações sobre a tarefa em questão
P
LANO DEM
EDIÇÃOO objetivo desse documento é fornecer um template de documento para a definição de um plano de medição a ser aplicado durante a fase de implantação do(s) processo(s) da abordagem ASPE/MSC. O plano de medição sugerido baseia-se na abordagem GQM (Goal/Question/Metric).
OBJETIVO: <Descrever a meta a ser alcançada> Perguntas
Pergunta Q1: <Descrever uma pergunta que é feita para concretização da
meta acima>
Medidas: M1: <Definir a medida que responde a pergunta acima>
Pergunta Q2: <Descrever uma pergunta que é feita para concretização da
meta acima> M2: ... Medidas: M3: ... Pergunta Qn: Medidas: Mn: ...
Além da definição das medidas, é preciso definir como as mesmas serão coletadas. Para isso, o template a seguir pode ser utilizado:
MEDIDA QUEM COLETA COMO:
M1: <nome da medida> <papel> <modo de coleta> M2: <nome da medida> <papel> <modo de coleta>
... ... ...
Mn: <nome da medida> <papel> <modo de coleta> Os papéis dizem respeito aos responsáveis pela coleta, podendo ser o engenheiro do processo, o representante da organização ou um papel específico do processo sendo implantado. O modo de coleta diz respeito ao instrumento utilizado para coleta da medida, como, por exemplo, questionários, formulários, logs de servidor, pesquisas, etc.