APÊNDICE E: CASO COS

Estrutura organizacional, Planejamento estratégico e Responsabilidade Social Corporativa

A governança corporativa iniciou nos anos 90 com a contratação de executivos profissionais para ocupar posições estratégicas, sendo em seguida criado o Conselho de Administração e os comitês auxiliares. Entre os comitês, foi criado em 2002 o comitê de sustentabilidade, formado pela alta direção da empresa e que possibilita o debate mensal em profundidade sobre a aplicação dos pilares da gestão responsável no planejamento e na realização dos negócios.

Em 2005 ocorreu a nomeação de um presidente executivo não pertencente ao grupo de acionistas controladores, completando-se assim a separação entre a administração e a propriedade da companhia. O conselho de administração passou a ter, como órgãos auxiliares, dois novos comitês: Estratégico e de Governança Corporativa. O primeiro tem como objetivo direcionar e monitorar os passos da empresa de acordo com as diretrizes do próprio conselho. O segundo é responsável por promover a utilização de boas práticas de governança, bem como supervisionar o funcionamento dos fóruns do conselho.

Foi criada a diretoria de sustentabilidade para atender a necessidade cada vez maior de integrar os assuntos ligados à sustentabilidade e dar a importância estratégica devida a esse tema. A estrutura organizacional ligada à sustentabilidade é composta da seguinte forma:

- Comitê de Sustentabilidade

Implantado em 2002, é formado pela alta direção da empresa e possibilita o debate mensal em profundidade sobre a aplicação dos pilares da gestão responsável no planejamento e na realização dos negócios.

- Diretoria de Sustentabilidade

Essa diretoria foi criada em 2005 para atender a necessidade cada vez maior de integrar os assuntos ligados à sustentabilidade e de dar a importância estratégica devida a esse tema. É formada pelas áreas responsáveis pelo desenvolvimento dos sistemas e ferramentas de gestão ambiental e de responsabilidade corporativa. O objetivo da Diretoria de Sustentabilidade é incorporar esses sistemas ao dia-a-dia da empresa, contribuindo para o estabelecimento de metas compatíveis com o desenvolvimento sustentável e para o fortalecimento da marca.

- Gerência de Responsabilidade Corporativa

Criada em 2003 para suportar o compromisso de COS1 de contribuir para a construção de um modelo de negócio cada vez mais alinhado com o desenvolvimento sustentável se traduza em termos práticos, permeando as ações do dia-a-dia nas diversas áreas da empresa em um processo de aprendizado contínuo. Seus objetivos são:

• Identificar e ampliar as oportunidades de gestão responsável e sustentável do negócio;

• Alertar sobre decisões e situações que ponham em risco a coerência da gestão em relação à sustentabilidade;

• Alinhar e dar coerência a ações internas e externas para uma sociedade mais solidária e sustentável.

- Gerência de Meio Ambiente

Criada em 2002 para desenvolver, implantar e responder pelas políticas e ações voltadas à contínua evolução da gestão ambiental em todas as atividades relacionadas ao negócio da organização. Tem como objetivo levar COS1 a ser reconhecida como uma empresa ambientalmente responsável, alinhada às boas práticas ambientais nacionais e internacionais.

O planejamento estratégico inicia em julho do ano anterior com um ciclo de reuniões para avaliações internas (ex.: novos produtos) e externas (ex.: participação no mercado). O objetivo dessas reuniões é nivelar as diretorias das diversas áreas sobre a situação atual e iniciar a elaboração dos objetivos futuros. A partir destas reuniões, cada diretor elabora os

planos estratégicos da sua área, e a gerência, os planos de ação. A consolidação e orçamentação de todos os planos iniciam em novembro.

Indicadores de RSC

A dinâmica do planejamento estratégico anteriormente descrita é sustentada por um processo que permite traduzir os princípios da gestão responsável em ações práticas. Com ele, conceitos abstratos como ética, transparência e canais de diálogo se tornam concretos, sendo medidos por indicadores e avaliados. O Sistema de Gestão permite que todas as áreas da empresa trabalhem para construir uma relação de qualidade com os públicos de COS1. Sua estrutura é dividida em quatro etapas:

• Diagnóstico - nesta fase, que envolve todas as áreas da empresa, são identificados os pontos críticos no relacionamento de COS1 com os seus públicos, sobre os assuntos relacionados à ética, à transparência e aos canais de diálogo.

• Priorização – consiste em selecionar, entre todos os pontos levantados no diagnóstico, aqueles que devem ser tratados prioritariamente pela empresa. Esta priorização ocorre com base nos compromissos públicos e estratégias assumidas pela empresa.

• Planos de ação e indicadores – são determinados pelos gerentes e diretores de todas as áreas, a partir dos pontos críticos priorizados. O acompanhamento da realização dos planos é realizado nos fóruns de resultados usuais da empresa.

• Comunicação da Performance – com base nas metas traçadas nos Planos de ação e medidas por meio de indicadores, COS1 comunica seu desempenho sócio-ambiental de acordo com as diretrizes da GRI, Global Reporting Initiative. O Relatório Anual apresenta ainda as informações pedidas pelo GRI e outras considerações relevantes.

Com esse sistema, todas as áreas de COS1 passam a acompanhar, sistematicamente, as questões relativas à qualidade da relação com seus diversos públicos e as metas sócio- ambientais de cada diretoria.

Desta forma, COS1 busca garantir a visão da sustentabilidade durante todo o planejamento estratégico. Melhorar as práticas apontadas na fase diagnóstico como críticas tornou-se meta. Criar e implementar projetos que levem ao alcance das metas previstas para os anos seguintes implica estabelecer indicadores capazes de permitir sua avaliação e seu monitoramento ao longo do tempo.

Esses indicadores estão no BSC das áreas e da corporação. Todas as áreas têm seu mapa estratégico, inclusive a diretoria de sustentabilidade, os quais são decorrentes do mapa estratégico da empresa. Os mapas estratégicos são montados a cada 3 anos e revistos anualmente.

COS1 utiliza o BSC de sustentabilidade, substituindo a perspectiva financeira por uma perspectiva de desenvolvimento sustentável, representada pelo Resultado Tríplice. Além de uma perspectiva própria, em todas as outras perspectivas podem aparecer indicadores sócio- ambientais.

Sistematização dos Indicadores (coleta, consolidação, análise e distribuição)

Os indicadores são digitados manualmente em uma base de dados por cada uma das áreas. A periodicidade de coleta dos indicadores é mensal ou por ciclo (alguns indicadores obedecem a um ciclo de 3 semanas).

Além do valor do indicador, a área responsável por ele pode informar uma análise do mesmo e quais os planos de ação correntes.

Os indicadores são monitorados mensalmente, nas reuniões de diretoria, nas quais é analisado o resultado de cada área.

O sistema em uso é, na verdade, um banco de dados. Já está em fase de testes a adoção de um sistema de Inteligência de Negócio até o final do ano.