É importante frisar que o PMBOK é aplicável a qualquer área de conhecimento, oferecendo uma visão ampla de como gerenciar projetos. Portanto, não foram utilizados todos os processos para este projeto em particular.
Entretanto o projeto seguiu as diretrizes propostas pelo PMBOK 2004, e gerou, entre outras, as seguintes entregas: Termo de Abertura do Projeto, Plano de Gerenciamento do Projeto, WBS, Dicionário da WBS com a descrição das atividades, Planejamento das
Comunicações, Orçamento, Escopo do Projeto, Cronograma, Processo de Qualidade e Recursos Humanos.
O Termo de Abertura do Projeto, conhecido também como Project Charter, é o documento que trata da autorização formal do projeto, principalmente para firmar a parceria entre as empresas SWQuality e WBS.
Foi elaborado o Plano de Gerenciamento do Projeto, que é um documento gerado para definir, preparar, interagir e coordenar todos os planos auxiliares em um plano de gerenciamento do projeto. É o documento que promove a integração do projeto. É a principal fonte de informações de como o projeto será planejado, executado, monitorado e controlado, e encerrado.
Dentro do plano de gerenciamento do projeto encontra-se a Declaração Preliminar do Escopo. Para o projeto do curso, a declaração preliminar do escopo é a seguinte (Souza, 2005):
“O objetivo é a criação de um curso preparatório para certificação PMP, através do conhecimento e aprendizagem das técnicas e práticas da gerência de projetos proposta pelo PMBOK 2004. Esse curso será totalmente a distância e fará uso das técnicas já adotadas pela parceira SWQuality Consultoria e Sistemas LTDA nos cursos de especialização a distância que a mesma administra. As técnicas adotadas são baseadas no modelo de Gestão do Conhecimento em Comunidades Práticas.
Assim sendo o projeto fará uso da ferramenta Moddle, que será customizada pela parceira SWQuality para atender a essa nova demanda. Serão disponibilizadas aos alunos as funcionalidades de fórum, chat´s, simulados, entre outras funcionalidades disponíveis na ferramenta.
O publico alvo do curso, são Analistas de Sistema, Analistas de Negócios, Coordenadores e Gerentes de projetos em geral, que desejam obter a certificação PMP.
Futuramente os cursos serão estendidos para atender a crescente demanda de treinamento de gerentes certificados PMP que desejam obter treinamento para obter os PDU´s necessários para recertificação.
Esse projeto tem um caráter importante a comunidade de gerencia de projetos brasileira, tendo em vista assem a retornar a empresa em busca de mais cursos de capacitaça escassez de cursos capacitatórios desse cunho (a distância) fora dos grandes centros urbanos.
A metodologia do EaD - Educação a Distância, permite que os profissionais certificados dos grandes centros urbanos forneçam treinamentos a profissionais que desejam se certificar ou obter outros tipos de treinamentos, mas que se encontram impossibilitados devido a distância, ou a restrições de tempo (horário do curso)”.
O Escopo do Projeto é o documento que vai documentar a estratégia para a condução do projeto. Para o projeto do curso o escopo é o seguinte:
• Adaptação do material (slides) do PMBOK 2000 para a versão de 2004; • Elaboração de material descritivo (apostilas do curso);
• Elaboração de 5 simulados, cada um com 200 questões e mini-simulados por área de conhecimento;
• Elaboração de Flash Cards, que consistem em perguntas e respostas para ajudar na memorização de conceitos relacionados ao PMBOK; e
• Customização do ambiente virtual (Moodle).
Posteriorme, foi construída a WBS (Work Breakdown Structure), conhecida como EAP (Estrutura Analítica do Projeto), que é uma decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto, para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias (PMBOK, 2004). A Figura 6.5 apresenta a WBS do projeto do curso.
Figura 6. 5– WBS do projeto de criação do curso WPW. Fonte: Souza (2005).
Complementando a WBS, foi gerado um Dicionário da WBS que é um documento que descreve os pacotes de trabalho identificados na WBS. A Tabela 6.1 mostra o dicionário da WBS.
Tabela 6. 1– Dicionário da WBS. Fonte: Elaborado pela autora.
Pacotes de Trabalho Descrição
1.1.1 Pacote de trabalho Id 3 - “Matricula e inscrição dos alunos”
Esse pacote de trabalho possui os artefatos que serão utilizados para realização da matricula e inscrição dos alunos ao curso WPW.
Segue abaixo os artefatos que serão gerados dentro desse pacote de trabalho:
Id 4 - Página de Matrícula / Cadastro dos alunos
Página de matricula do aluno onde o mesmo poderá preencher os dados pessoais (telefone, endereço), Formação Acadêmica, Informações Profissionais, Informações Gerais e mini-curriculo.
É a partir dessa página que a equipe da SWQuality fará maiores contatos com os alunos, respondendo por exemplo a dúvidas quanto aos cursos, matrículas, condições de pagamento e procedendo material descritivo caso o aluno se matricule.
Os alunos poderão se inscrever em qualquer uma das 2 páginas (WBS ou SWQuality), entretanto o ato de pagamento será realizado pela página da SWQuality, por uma questão de controle.
Id 5 - Funcionalidade com Pagamento via Boleto Bancário
Página que gerará o boleto bancário (imagem para impressão) que o aluno pagará para a realização do curso.
empresa SWQuality.
Existe ainda a possibilidade dessa página permitir o pagamento via web (* em estudo).
Id 6 - Funcionalidade com Pagamento via Cartão de Crédito VISA
Página que permitira o pagamento do curso via cartão de crédito. Essa é uma decisão que se encontra pendente.
Id 7 - Contrato do aluno Contrato com as clausulas de direitos e deveres dos alunos matriculados no curso.
Durante algumas reuniões foram levantadas as possibilidades de que no contrato deve estar claro ao cliente de que o material on-line ficará disponível apenas por 3 meses após a realização do curso. Pacote de trabalho Id 8 – “Assinatura
do Contrato WBS - SWQuality”
Esse pacote de trabalho possui os artefatos que serão utilizados para a Assinatura do Contrato de Parceria entre WBS e SWQuality para oferecer o curso WPW. Segue abaixo os artefatos que serão gerados dentro desse pacote de trabalho:
Id 9 – Contrato de Parceria Contrato com as clausulas da parceria entre WBS e SWQuality.
Id 10 – Avaliar o contrato de parceria Avaliação, sugestão de alterações e assinatura do contrato de parceria, entre os sócios da WBS e SWQuality.
Id 11 – Acordo de Não divulgação de informações confidenciais (ANDIC)
Acordo que será assinado entre os membros da equipe do projeto para manter sigilo das informações
confidenciais do projeto.
Para tanto as informações mais importantes do projeto deverão ser classificadas como Confidenciais / Não confidenciais.
Pacote de trabalho Id 13 – “Definição de pesquisas de satisfação do instrutor
e do curso”
Esse pacote de trabalho possui os artefatos que serão utilizados para fins de identificação de melhorias no curso WPW.
Segue abaixo os artefatos que serão gerados dentro desse pacote de trabalho:
Id 13 – Questionário da pesquisa de satisfação do instrutor Id 14 – Questionário de pesquisa de
satisfação do aluno
Pacote de trabalho Id 20 – “Redesenho dos sites da WBS e SWQuality
Consultoria e Sistemas”
Esse pacote de trabalho possui os artefatos que serão utilizados para fins de melhoria, modernização e customização das páginas da WBS e Moodle – SWQuality, para fornecimento do curso WPW. Segue abaixo os artefatos que serão gerados dentro desse pacote de trabalho:
Id 21 - Customização do site do Moodle para suportar o curso da WPW
A customização do Moodle para suportar o curso consiste na inserção de logotipos e criação de comunidades para os fins de realização do curso. Id 22 – Customização do site da WBS Customização do site da WBS, com o intuito de
modernizar a página da empresa.
Pacote de trabalho Id 23 – “Divulgação de propaganda dos cursos nos diversos
canais pertinentes”
Esse pacote de trabalho possui os artefatos divulgação do curso WPW.
Segue abaixo os artefatos que serão gerados dentro desse pacote de trabalho:
comunicação propaganda. Id 25 – Contatar Canais de
Comunicação
Entrar em contato com os canais de comunicação e divulgar o curso. Deve-se proceder tanto com a divulgação interna, quanto com a externa. Id 26 – Material de Propaganda Currículum Vitae do coordenador do curso e dos
demais tutores do curso. Id 27 – Identificação dos diferenciais
do curso em relação ao mercado
Descrever os diferenciais do curso em relação ao mercado, tais como:
• Know how dos envolvidos no projeto em: o EAD – Ensino a distância pela
SWQuality Consultoria e Sistemas (com apoio a conquista do Prêmio Dorjival Brandão Jr do Ministério da Ciência e Tecnologia) pelo curso em MPS – Melhoria de Processo de Software do DCC – Departamento de Ciência da Computação da UFLA – Universidade Federal de Lavras e
o Gerência de Projetos, pela WBS ; • Metodologia de ensino que desafia o aluno; • Planejamento de estudo para o aluno; Banco de simulados on-line, com mais de 1000 questões.
Pacote de trabalho Id 46 “Técnicas e regras para desafiar os alunos”
Este pacote de trabalho tem o intuito de criar técnicas e regras que desafiarão os alunos e tutores a participar ativamente do curso, e explorar ao máximo as funcionalidades da ferramenta de Ensino à distância. Algumas das idéias que surgiram como desafio ao aluno são:
Criar 2 simulados extras, no qual os alunos só poderão realizá-lo após obter 95% nos anteriores, não importando o número de repetições necessárias para isso
Pacote de trabalho Id 47 “Teste de avaliação e compromisso do aluno”
Esse pacote de trabalho tem o intuito de definir processos de analise da participação ou compromisso do aluno frente ao curso.
Deve-se definir diretrizes e políticas para o uso das ferramentas de análise do Moodle para se medir e analisar a participação dos alunos e tutores nos fóruns, simulados e demais funcionalidades que estarão disponíveis na ferramenta.
Pacote de trabalho Id 49 “Módulo 1 do Curso (Cap. 1, 2, 3, Plano de Estudos e
Responsabilidade Profissional)”
Esse pacote de trabalho possui o conteúdo do curso WPW, e é uma das partes mais criticas do projeto. Alguns dos pacotes de trabalho seguintes são similares ao atual, portanto não possuirão descrição dos artefatos.
Segue abaixo os artefatos que serão gerados dentro desse pacote de trabalho:
Id 42 - Material descritivo O material descritivo é uma apostila com o conteúdo do curso, dicas, exercícios etc, a respeito do PMBOK, dos PMI`ismos e da prova para certificação
Serão utilizados os materiais já existentes do curso preparatório para certificação PMP da empresa WBS. Será realizada uma adaptação do material baseado no PMBOK 2000 para o 2004.
Sumário, com as informações mais relevantes para a prova, de cada um dos assuntos explorados no módulo, e um mini simulado referente ao módulo em questão, com 20 questões de 4 alternativas cada. Id 43 - Slides Serão utilizados os materiais já existentes do curso
preparatório para certificação PMP da empresa WBS. Será realizada uma adaptação do material baseado no PMBOK 2000 para o 2004.
Foi sugerida no decorrer do projeto a edição de slides com áudio, entretanto existem algumas restrições de tempo no Power Point.
Uma solução encontrada para esse problema é a utilização de outras ferramentas de criação de conteúdo como o software Macromedia Flash, mas essa solução ficará para uma segunda etapa do projeto.
Id 44 – Mini simulados Mini simulados com questões alternativas sobre o PMBOK 2004.
Serão utilizados os materiais já existentes do curso preparatório para certificação PMP da empresa WBS. Será realizada uma adaptação do material baseado no PMBOK 2000 para o 2004.
Os mini simulados terão em média 20 questões. Id 45 – Revisão do Material do Módulo
1
A revisão dos módulos deverá ser realizada entre os membros da equipe de conteúdo. Sendo que o recurso que desenvolveu / adaptou o material de uma
determinada área de conhecimento procederá com a correção de outra.
Id 46 – Verificação do Material do Módulo 1
O processo de verificação será realizado logo após o processo de revisão e será realizado pelo tutor PMP que ministrará a disciplina, no caso dos dois pacotes de trabalho citados anteriormente.
Id 47 – Validação do Material Todo o conteúdo deverá ser validado no curso Piloto, previsto no cronograma do projeto.
Pacote de trabalho Id 110 – “Módulo Simulados”
Esse pacote de trabalho possui parte do conteúdo (somente os simulados) do curso WPW, e é também um pacote de trabalho crítico para o projeto. Segue abaixo os artefatos que serão gerados dentro desse pacote de trabalho:
Id 111 - Simulado de Inicio de Curso – 200 Questões
Adaptação de 200 questões do PMBOK 2000 para PMBOK 2004, baseados nas questões dos cursos da WBS.
Essas 200 questões devem ter respostas comentadas para que a ferramenta Moodle forneça Feedback ao aluno que executar o simulado.
Id 115 e 119, respectivamente Simulados de Médio e Fim de Curso –
200 Questões
Adaptação de 200 questões do PMBOK 2000 para PMBOK 2004, baseados nas questões dos cursos da WBS.
Essas 200 questões devem ter respostas comentadas para que a ferramenta Moodle forneça Feedback ao aluno que executar o simulado.
Através da WBS foi gerado o cronograma, cuja ferramenta utilizada foi o MS Project. A Figura 6.6 apresenta o cronograma.
Figura 6. 6 – Cronograma do projeto. Fonte: Elaborado pela autora.
Foi feito o planejamento das comunicações e as ferramentas padrões de comunicação síncronas adotadas foram o MSN e o SKYPE, e como ferramenta assíncrona, o e-mail.
Também foi estipulado um orçamento inicial para o projeto, acordado entre as partes.
O projeto contou também com um processo de Garantia da Qualidade das entregas do projeto. O processo consiste em que todas as entregas provenientes do pacote de trabalho “Módulos Práticos do Curso”, que são os slides e o material descritivo, e pacote de trabalho “Módulos de Simulados” passaram pela seguinte revisão:
• Tutor desenvolvedor, membro da equipe de desenvolvimento de conteúdo; • Tutor revisor, outro membro da equipe de tutores;
• Coordenador revisor, coordenador do projeto; e
• Pedagoga, membro da equipe responsável pela correção dos erros de português, que por acaso possam aparecer.
A Figura 6.6 ilustra esse processo.
Figura 6. 7– Processo de Garantia da Qualidade das Entregas. Fonte: Elaborada pela autora.
Foi alocado um gerente de projetos para fazer o gerenciamento da execução do projeto, como também para monitorar e controlar as atividades do projeto.
Com relação à propaganda do curso, ela foi feita durante o ProQualti, evento sobre qualidade de software em Lavras – MG, em novembro de 2005, e a procura por pessoas interessadas neste curso foi enorme.
Por fim, o curso iniciou-se em 30 de janeiro de 2006 com mais de 30 alunos matriculados e a demanda por novas turmas é grande.
7 CONCLUSÕES
O principal objetivo deste trabalho foi o de apresentar o processo de desenvolvimento do projeto de criação do curso WPW, de gerenciamento de projetos a distância, utilizando o PMBOK 2004.
Foram gerados alguns artefatos imprescindíveis ao projeto, tais como: Termo de Abertura do Projeto, Orçamento, Processo de Qualidade, Análise de Riscos e o Plano de Gerenciamento do Projeto. Dentro deste plano encontra-se a WBS juntamente com seu dicionário, o cronograma e a matriz de responsabilidades.
Verificou-se a importância da prática de gerenciamento de projetos neste processo de criação do curso, pois, ficou perceptível como um projeto, mesmo que pequeno, demanda muito trabalho, controle e exige a adoção de uma metodologia reconhecida, desde seu início até seu fechamento.
Pode-se perceber que a aquisição de conhecimentos em gerenciamento de projetos é muito importante para o profissional de computação. Sugere-se a criação de uma disciplina de gerência de projetos na grade curricular do Curso de Ciência da Computação
Como trabalho futuro, pretende-se aplicar a norma na criação de outros cursos voltados para gerência de projetos, tais como: Escritórios de projetos, OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model), que é um modelo de maturidade para gerência de projetos e ITIL (Information Technology Infrastructure Library), que é um conjunto de livros que definem as melhores práticas de gestão de infra-estrutura de tecnologia da informação, utilizando a ferramenta adotada neste curso e a metodologia de EaD.
Pretende-se criar cursos com intuito de promover treinamentos para profissionais já certificados PMP, visando a obtenção dos PDU’s (Professional Development Units) - unidade de medida utilizada para quantificar atividades aprovadas de serviço profissional e aprendizagem, com fins de recertificação.
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