Apoio Administrativo

Como já foi referido, o Aquaplace atravessa um processo de grandes mudanças. A empresa municipal Trofa-Park, EEM, gestora das instalações até maio de 2015, foi extinta e todos os serviços foram integrados na Câmara Municipal da Trofa. Por esta razão, algumas das pessoas que colaboravam com a instituição apresentaram a sua demissão e até então não foram substituídas. Esta situação obrigou ao reajuste de responsabilidades e funções.

Quando cheguei à Academia, existiam muitas tarefas de apoio administrativo que não estavam a ser realizadas, ou estavam a ser feitas de forma incompleta. Assim, com o tempo, fui adquirindo capacidades para realizar as mesmas e estas passaram a fazer parte do meu dia a dia no Aquaplace.

4.4.1. Mapa de rotatividade dos feriados e da receção

No início do estágio, foi-me proposto que fizesse a lista de todos os feriados existentes no concelho e que posteriormente, em conjunto com a professora Carina Oliveira, nomeasse os devidos funcionários com o intuito de assegurarem os serviços mínimos da Academia. Como já referi anteriormente, em dias de feriado o Aquaplace apenas funciona das 8 horas às 13H00 e não são dadas quais quer aulas, ou seja, os utentes apenas podem usar as instalações em regime livre. Assim, em cada um destes dias, tem de haver destacado um técnico de manutenção, um(a) rececionista, um nadador salvador e um(a) professor(a).

58 Depois de reunir com a coordenadora do Aquaplace, consideramos que o mais correto seria incumbir os funcionários desta tarefa pela ordem alfabética do seu nome, isto porque em anos anteriores foi dado a escolher aos mesmos quais seriam os feriados que gostariam de trabalhar, o que causou muita confusão e discórdia entre todos. Assim e depois de afixada a tabela já terminada, informou-se todos os trabalhadores que poderiam proceder a trocas diretas, desde que a professora Carina Oliveira fosse devidamente informada e com a devida antecedência, onde se estabeleceu uma semana como prazo máximo.

Na mesma sequência, e visto que os horários dos funcionários da receção são rotativos, ou seja, os rececionistas que trabalham no período da manhã e tarde fazem a troca do período semanalmente (o mesmo não acontece com o funcionário da noite), foi-me pedido que fizesse o horário dos mesmos até ao mês de dezembro, isto porque uma das funcionárias estava grávida e tudo indicava que seria nesse mês que entraria em baixa. Contudo, e no mês de outubro, verificou-se que isso não aconteceu e teve de ser proceder novamente à alteração de horários. Esta alteração já não foi executada por mim porque compreendeu uma grande transformação nos horários, visto que não houve a possibilidade de contratar ninguém. Assim, tornaram-se os horários fixos a fim de facilitar o seu cumprimento. Apesar de não ter executado esta tarefa, a professora Carina Oliveira deixou-me acompanhar o processo e compreender todas as suas escolhas.

4.4.2. Protocolos

São vários os protocolos que o Aquaplace estabeleceu, durante estes quase 8 anos de existência, com diversas entidades, como já foi exposto anteriormente. Todos eles são importantes para o seu funcionamento, só assim a academia consegue oferecer serviços a toda a população do concelho e arredores. Posto isto, a gestão de todos estes acordos requer uma atenção especial, no sentido em que é necessário exercer várias tarefas para que todas estas pessoas possam utilizar o Aquaplace de uma forma harmoniosa e

59 ordenada. Assim é necessário, de uma forma muito regular atualizar os dados dos protocolos e fazê-los chegar à receção.

As tarefas acima referidas vão desde a atualização das turmas, visto que constantemente existem pessoas a inscrever-se e a desistirem das mesmas, até à realização de uma “pré-faturação” para posteriormente ser enviada à CMT.

4.4.2.1. Atualização das turmas

Com a supervisão da professora Vera Leite, responsável pelas turmas dos protocolos existentes na academia, atualizei diariamente as turmas dos mesmos, sendo que a esta informação chegava à professora, vinda das respetivas instituições, via email e depois de processada era transmitidas ao pessoal da receção para que este pudesse dar a devida entrada aos utentes abrangidos.

Na inscrição de um aluno é necessário verificar se este já é ou foi nosso utente, se já é abrangido pelo protocolo ou não, e caso não seja é preciso fazer a devida alteração de cartão. Existe uma lista de “ex utentes” abrangidos por um determinado protocolo com o objetivo de ser mais fácil verificar essa informação. Quando um aluno desiste, é necessário retirá-lo da turma e colocar os seus dados no documento de utentes desistentes.

Visto existirem cerca de 20 turmas abrangidas por protocolos, desde natação até hidroginástica, e estarem envolvidas à volta de 8 instituições, desde escolas até ao serviço social da Câmara Municipal da Trofa, é necessário despender algum tempo diário para esta tarefa. Só fazendo esta atividade com bastante regularidade podemos garantir que todos os utentes são devidamente recebidos.

4.4.2.2. Processamento da Faturação

Nos protocolos existem duas formas diferentes de fazer os pagamentos e que são acordadas desde que se estabelece o acordo. Estas passam pelo

60 pré pagamento feito pelo utente, ou seja, no início do mês o cliente paga a respetiva atividade, ou pelo pagamento coletivo mensal que é feito pela instituição, ou seja, é necessário verificar todos os utentes abrangidos pelo protocolo, fazer a devida emissão da fatura à instituição e é esta que procede ao devido pagamento. No primeiro caso temos como exemplo a Hidro Sénior, onde cada utente paga as suas respetivas aulas e no segundo caso está o acordo elaborado com o Colégio da Trofa, no qual existe uma faturação comum a todos os alunos e que posteriormente é paga pela instituição.

Assim é necessário todos os meses, criar a lista de utentes inscritos e participantes nas aulas abrangidas pelos protocolos, com que depois é enviada para a professora Carina Oliveira e posteriormente para a Câmara Municipal da Trofa onde é processada e enviada para a instituição.

Ao contrário do que se possa pensar esta lista tem sempre variações de um mês para o outro, visto que existe sempre alunos a integrar ou a desistir das turmas.

4.4.3. Picagens semanais

Com a saída da colaboradora que desempenhava esta função, como já foi referido anteriormente, a tarefa das picagens semanais ficou também à minha responsabilidade. Trata-se de uma função simples de realizar mas fundamental para o bom funcionamento da academia e para o processamento de ordenados.

Semanalmente, é necessário aceder ao sistema informático da receção, onde se extrai as picagens dos cartões de todos os trabalhadores da academia. De seguida é fundamental perceber se estas estão corretas, ou seja, se todos os funcionários chegaram e saíram nas devidas horas e/ou se há alguma falta. Caso haja é indispensável compreender se a respetiva pessoa faltou mesmo ou se apenas se esquecer do cartão. Caso se esqueça, o funcionário no dia do esquecimento é obrigado a assinar um documento que comprova esse facto, assim no momento de conferir as devidas picagens pode- se imediatamente perceber qual foi a razão de não existir o devido registo.

61 Depois de conferidas é necessário passar as picagens à professora Carina Oliveira, com toda a informação que seja necessário, para que esta possa fazer o mapa de assiduidade e enviar para a delegação de Recursos Humanos da Câmara Municipal da Trofa, em conjunto com as picagens, já retiradas do devido sistema.

4.4.4. Atualização dos horários dos d iversos espaços

Com a chegada do mês de dezembro, houve a necessidade de modificar os horários de alguns professores e assi m ajustá -los à realidade vivida na academia. Com esta mudança, foi i mprescindível alterar os horários afixados nos diversos espaços, atualizando-os. Assi m, a professora Carina Oliveira depois de fazer as alterações necessárias pediu-me que atualiza-se todos os horários afixados na Academia, desde a escala da sala de musculação, o horário das avaliações físicas, entre outros. Este proce sso foi relativamente simples de realizar, contudo é uma tarefa que requer bastante concentração visto que estamos a trabalhar com o horário de todos os professores e há a necessidade de cruzar toda essa informação.