Aprovação e assinatura do orçamento-programa

3.4.1. Circuito de aprovação do orçamento-programa

O circuito de aprovação de um orçamento-programa de execução operacional é o seguinte:

• preparação do orçamento-programa pelo gestor de fundos para adiantamentos e pelo contabilista;

• se necessário, verificação do orçamento-programa pelo Comité Diretor;

• assinatura do orçamento-programa pelo gestor de fundos para adiantamentos e pelo contabilista;

• verificação, aprovação e assinatura do orçamento-programa pelo representante competente do(s) país(es) beneficiário(s);

• verificação do orçamento-programa pelos serviços da Delegação; • aprovação e assinatura para aprovação do orçamento-programa

pelo Chefe de Delegação.

66 A assinatura do orçamento-programa de arranque pelo gestor de fundos para adiantamentos e pelo contabilista, assim como o depósito da respetiva assinatura na(s) conta(s) bancária(s) «orçamento-programa» e/ou «projeto», terão lugar na sequência da respetiva disponibilização para o projeto ou programa. O adiantamento (pré-financiamento) poderá ser pago a partir desse momento.

A aprovação do orçamento-programa pelo Chefe de Delegação implica o seu acordo quanto ao financiamento da parte «fundos para adiantamentos» da sua dotação a partir dos recursos do FED/pelo Orçamento, desde que sejam respeitadas as regras e procedimentos previstos no presente Guia Prático. Se estas regras e procedimentos não forem respeitados, as despesas relativas às operações em causa não serão elegíveis para financiamento do FED/da União Europeia.

Em caso de acordo, o Chefe de Delegação assina para aprovação o orçamento-programa em três ou quatro exemplares. Conserva um e envia os restantes ao representante competente do(s) país(es) beneficiário(s). Este, por sua vez, conserva um e envia um exemplar aos responsáveis pela execução do projeto ou programa e, se for caso disso, um exemplar ao ministério técnico de tutela.

Observações:

Alteração das propostas de orçamentos-programa

Se, aquando da respetiva análise, o representante competente do(s) país(es) beneficiário(s) e/ou o Chefe de Delegação formularem observações no que respeita à proposta de orçamento-programa, este deve ser corrigido em conformidade e introduzido novamente no circuito de aprovação.

Para minimizar esta perda de tempo, seria interessante permitir aos responsáveis pela execução financeira do projeto ou programa a apresentação da respetiva proposta de orçamento-programa numa sessão comum com todas as instâncias envolvidas. Trata-se igualmente de uma das funções do Comité Diretor, se este estiver previsto. As conclusões desta reunião serão integradas na versão definitiva da proposta de orçamento-programa, que poderá, assim, ser adotada mais rapidamente.

Abertura da(s) conta(s) bancária(s) «orçamento-programa» ou «projeto» e depósito das assinaturas

Para acelerar a execução do orçamento-programa e o pagamento do adiantamento (pré-financiamento), convém proceder às formalidades de abertura da(s) conta(s) bancária(s) «orçamento-programa» ou, se for caso disso, da(s) conta(s) bancária(s) «projeto», ao depósito das assinaturas do gestor de fundos para adiantamentos e do contabilista, assim como às formalidades para a elaboração do formulário «ficha de informação financeira», antes da assinatura do orçamento-programa pelo representante competente do(s) país(es) beneficiário(s) e pelo Chefe de Delegação.

Pedido de pagamento do adiantamento (pré-financiamento)

De igual modo e pelas mesmas razões, o pedido de transferência do adiantamento (pré-financiamento) para a(s) conta(s) bancária(s) «orçamento-programa» ou, se for caso disso, para a(s) conta(s) bancária(s) «projeto» pode ser elaborado e apresentado em simultâneo com a versão definitiva da proposta de orçamento-programa que deve ser aprovada.

3.4.2. Prazo de aprovação do orçamento-programa

O prazo de preparação e adoção dos orçamentos-programa varia em função do sistema existente (existência de um Comité Diretor com um papel ativo no processo de adoção dos orçamentos-programa, intervenção de um ou mais ministérios técnicos), bem como da qualidade do trabalho preparatório.

Assim, convém ter em conta os seguintes elementos:

• o prazo de preparação da proposta de orçamento-programa pelos responsáveis pela execução financeira do projeto ou programa, incluindo as consultas formais ou informais do representante competente do(s) país(es) beneficiário(s), do Chefe de Delegação e/ou da entidade de tutela técnica;

• Se for caso disso, o prazo de análise e verificação da proposta de orçamento-programa pelo Comité Diretor;

• se for caso disso, o prazo de alteração da proposta de

orçamento-programa na sequência das recomendações do Comité Diretor;

• o prazo de aprovação do orçamento-programa pelo representante competente do(s) país(es) beneficiário(s);

• o prazo de aprovação do orçamento-programa pelo Chefe de

Delegação.

Contudo, o prazo de preparação e aprovação do orçamento-programa não deve, em princípio, ser superior a quatro meses.

Em todos os casos, o orçamento-programa deve ser preparado com a antecedência necessária para permitir a sua aprovação e assinatura pelo representante competente do(s) país(es) beneficiário(s) e pelo Chefe de Delegação antes do arranque das atividades previstas na parte «fundos para adiantamentos» da dotação do orçamento-programa.

As despesas só são elegíveis para financiamento pelo FED/Orçamento a partir da data de assinatura para aprovação do orçamento-programa pelo Chefe de Delegação.⁶⁷

As despesas ligadas a atividades e as despesas de funcionamento relativas a um período não coberto por dois orçamentos-programa sucessivos não podem ser financiadas pelo FED/Orçamento.⁶⁸

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A única exceção são as eventuais despesas de abertura de conta e/ou de validação do formulário «ficha de informação financeira» aplicadas pelo banco (ver Secção 3.3.2. do presente Guia Prático).

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Se for caso disso, estas despesas podem ser financiadas a partir de outras fontes de financiamento, como fundos nacionais, previstas no orçamento-programa ou na convenção de financiamento correspondente.

Caso a aprovação de um orçamento-programa em fase de execução operacional corra o risco de se atrasar para além do fim do período de execução do orçamento-programa precedente, convém, sob pena de inelegibilidade das despesas (ver o quadro que supra), prolongar o período de execução do