CAPÍTULO II – REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
2.4 Controle gerencial
2.4.2 Controle de produção
2.4.2.1 Armazenagem de alimentos para produção
A estocagem é uma reserva permanente de materiais (matérias primas ou
produtos para venda), dentro de limites planejados, objetivando, com aplicação
mínima de recursos financeiros, atender a um ciclo de consumo. Segundo
Chiavenato (1990, p. 99) “Estocar é guardar algo para utilização futura”.
O armazenamento deve ser efetuado em área física da empresa
destinada à guarda e conservação (proteção) contra motivos que possam conduzir a
permanente inspeção, os locais de armazenamento e os equipamentos de
conservação quanto a higiene e segurança, mesmo porque o ambiente é objeto de
regular fiscalização pelos órgãos da saúde pública.
Ter estoque é ter também custos puxando recursos de outros setores da
empresa. O controle de estoque visa também a administração eficiente de materiais,
acompanhamento de preços e vigilância contra desvios. Conforme Farrel e Heinritz
(1983) e Fonseca (2000), o controle de estoque constitui um banco de informações
para a determinação da política de compras, em função da rotatividade dos produtos
e nível de estoque mínimo, preservando-se o estoque estratégico.
Um item de estoque é movimentado quando existe um recebimento, uma
entrega, uma baixa por perda ou transferência entre unidades de controle.
A maior parte das operações, segundo Castelli (2000), no que concerne
ao controle, pode ser feita através de sistemas informatizados permitindo maior
organização, segurança de processamento e maior agilidade nas consultas.
Os registros de entrada dos materiais nos itens de estoque devem ser
feitos com base num formulário Registro de Materiais Recebidos, após conferência
com os termos do pedido de compra habilitando a conta para ser paga. As saídas
devem ser registradas pela entrega de materiais ao requisitante com apoio na
Requisição ao Almoxarifado. A Figura 14 apresenta um modelo de documento para
resgistro de entradas de materiais em estoque de pequenos restaurantes.
REGISTRO DE MATERIAIS RECEBIDOS DATA 28.02 Cód. Forn. Nota Fiscal Pedi- Do nº Quant. Rec. Uni- Dade Discriminação dos produtos Preço Valor p/ item Valor NF* Rec. por 002 4589 025 50,00 Kg Peito de frango 4,00 200,00 J.c. 002 4589 025 20,00 Kg Coxa/sobre coxa 1,50 30,00 230,00 J.c. 003 145 075 5,00 Kg Bobina de papel 10,00 50,00 50,00 J.c..
Figura 14: Registro de materiais recebidos (restaurante)
O controle de saídas de materiais em estoque deve ser feito pelo uso de
um documento formal que poderá ser o modelo da Figura 15.
REQUISIÇAO AO ALMOXARIFADO Num. 26 DEPARTAMENTO Produção de alimentos
Código Produto Estoque Atual Quantidade Pedida Quantidade Entregue Preço unitário Valor Total 034 Peito de frango 13.00 10.00 10.00 5.00 50.00 053 Extrato tomate 15.00 3.00 3.00 1.20 3.60 Xx Xx
Emitente Almoxarife Recebedor Controle Observações: Data: xx Data: xx Data: xx Data: xx
Visto: xx Visto: xx Visto: xx Visto: xx
Figura 15: Requisição ao almoxarifado (restaurante)
Fonte: Adaptado de Castelli (2000, p. 527) – Administração Hoteleira
Os instrumentos de controle são formalidades aconselháveis para garantir
a segurança no processo de movimentação e controle.
Por último, o controle implica a emissão da ficha de estoque por tipo de
material, cujo formulário, a seguir, mostra um relatório do registro e movimentação
de entradas e saídas, Figura 16.
FICHA DE ESTOQUE N º PRODUTO:
UN: EM*:_______________ PP **:
DATA DOC PREÇO/ UNIT. VALOR TOTAL VALOR ACUM. ENTR. QUANT. ENTR. ACUM. SAÍDA QUANT. SAÍDA ACUM. SALDO PREÇO MÉDIO ESTOQUE MÁXIMO
* EM = estoque mínimo **PP = ponto do pedido
Figura 16: Ficha de controle de estoque
Fonte: Magnée (1996, p. 66) – Manual do Self-Service
Os registros do movimento físico-financeiro de cada material são
acompanhados através do formulário de controle conforme Figura 16 a qual mostra
os campos que devem ser preenchidos, sendo indispensáveis os informes para
manutenção do estoque mínimo e ponto do pedido.
controle informatizado podem auxiliar o gestor na administração do estoque.
Para produtos perecíveis utiliza-se o custo médio para registro do controle
financeiro de estoque, porém, a saída física obedece o método do PEPS (Primeiro
que entra é o primeiro que sai), para assegurar a validade controlada. Castelli (2000,
p. 532) recomenda o uso do custo médio, baseado na seguinte fórmula:
Preço médio = (Estoque anterior * preço unitário) + (Compras * preço unitário)
Estoque anterior + Compras
O ponto mais sério no processo de controle conforme Kishel e Kishel
(1994) é decidir o que comprar e os limites de quanto comprar.
a) Necessidades de compras - as necessidades de compra para
estoque, de acordo com Fonseca (2000), devem considerar o estoque mínimo,
consumo de aquisição, ponto do pedido e estoque máximo.
Estoque mínimo – segundo Fonseca (2000, p. 45) “é o volume de
produtos necessários para que a produção continue suprida em caso de falta ou
atrasos na entrega, ou aumento excessivo e inesperado do consumo, ou ainda,
qualquer outro imprevisto que impeça o reabastecimento normal” É considerado
estoque de segurança.
A distância do fornecedor e o meio de transporte influem decisivamente
neste particular. Fórmula de cálculo: EM = PRE * CM.
Consumo de aquisição – montante consumido desde a efetivação da
compra (pedido junto ao fornecedor) até a chegada do produto no estoque. Fórmula
Ponto do pedido – momento para emissão do pedido de compra cujo nível
de estoque atinge o ponto de reabastecimento. Fórmula de cálculo: PP = EM + CA.
Estoque máximo – maior volume de estoque tolerável (permitido). Deve
ser considerada a freqüência de pedidos e pelo consumo médio. Fórmula de cálculo:
EMax = CM + EM
Esses controles são muito importantes quando uma empresa, no caso,
um restaurante trabalha estruturado na estocagem.
b) Inventário – o inventário consiste na contagem individual e periódica
de todos os materiais ou mercadorias existentes no almoxarifado e nas demais
dependências de uma empresa (CASTELLI, 2000). Segundo Fonseca (2000), o
inventário é um dos instrumentos de verificação mais importantes para controlar o
desempenho de um restaurante.
A periodicidade depende do enfoque que cada empresa. Cabe analisar e
fiscalizar a rotatividade e a conveniência da manutenção de determinados materiais
em estoque ou dos níveis de estocagem.
A realização de inventário para apuração de resultado tem a finalidade de
identificar o custo dos produtos vendidos ou aplicados, num determinado lapso de
tempo. O custo da mercadoria vendida é representado pelo estoque inicial mais as
compras menos estoque final, em determinado período (CMV = EI + CO – EF).
Outro importante papel é o ajuste da existência por erros de registro,
perdas ou desvios. São três tipos de inventários, segundo Gurgel (1996, p. 55):
a. Determinação de consumo - levantamento de materiais existentes em estoque para comparação com o estoque inicial, com a finalidade de determinar o consumo da empresa no período. b. Confirmação – Serviço de auditoria para controle de consumo histórico apresentado pela valoração das requisições. c. Rotativo – Serviço permanente da
confirmação e controle de existências físicas. Tal sistema é interessante em almoxarifados de grande valor, com uma rotação muito grande. Também é empregado quando se quer controlar com muito mais cuidado a execução de uma programação da produção.
Muitos investimentos em estoque geram prejuízos por compras
especulativas e não planejadas pela produção formando um alto nível de estoque
com baixa rotatividade. Gurgel (1996) recomenda a nomeação de um chefe
acompanhado de controladores de contagem e de técnicos conhecedores dos
materiais para assessoramento. A Figura 17 exemplifica um modelo de inventário de
alimentos e bebidas.
INVENTÁRIO DE ALIMENTOS E BEBIDAS
DATA AJUSTE
Produto Código Inventário Físico Preço Unitário Saldo Financeiro Físico Registrado Dif. Fisica
Registro Dif. P/ajuste
S=Sobra F= Falta
Total a transportar
Figura 17: Ficha de inventário.
Fonte: Castelli (2000, p. 531) – Administração Hoteleira
Ao realizar um inventário, Figura 17, por questão de segurança é
necessário que os inventariantes não devam ser os empregados que manipulam
diariamente os controles.
Os inventários em restaurantes do tipo self-service como também em
outros negócios devem ser levantados na freqüência periódica de tempo de
apuração do resultado, comumente mensal.
Convém acrescentar que um restaurante não pode prescindir de
inventário no início e fim do período de verificação, mesmo os de pequeno porte, que
armazenamentos de sobras ou outros produtos menos rotativos acusados pelo
inventário e devem ser ajustados na demonstração do balanço patrimonial.