A conservação e preservação dos documentos é fator primordial para a manutenção da qualidade das informações contidas nos acervos. A Secretaria da Fazenda não dispõe de nenhuma política de conservação ou preservação dos documentos, foi constatado a ineficiência na aplicação desta etapa do processo de gestão documental, pois grande parte do acervo esta armazenada em locais
inadequados e alguns documentos estão em estado de deterioração devido a ação do manuseio inadequado e agentes internos e externos.
9 A LEGISLAÇÃO MUNICIPAL REFERENTE A GESTÃO DE
DOCUMENTOS
Os municípios brasileiros dispõem de legislação própria que têm validade somente no território que abrange a área física do município. Muitas destas leis são baseadas na legislação federal e estadual, outras são criadas e instituídas pela câmara de vereadores, juntamente com as leis existem também decretos, resoluções, estatutos e regimentos, que possuem validade e regem as relações sociais do município.
O intuito do trabalho foi de constatar a existência de políticas de gestão documental em um município do RS, e neste município em questão verificou - se que existem leis criadas para regularizar as atividades inerentes a gestão de documentos das secretarias e órgãos municipais.
Foi constatado a existência de algumas leis referentes a políticas documentais, a lei 3.935 (ANEXO B) de 11 de setembro de 2002 que dispões sobre A Política de Arquivos Públicos e Privados, regulamentando e organizando o funcionamento de qualquer atividade Arquivística dentro do município, esta lei estabelece diretrizes para o tratamento com os documentos públicos e privados, estabelecendo conceitos e definindo acesso e sigilo dos documentos que pertencem as instituições municipais, teoricamente a lei faz uso de políticas documentais, mas a prática observada na Secretaria da Fazenda é totalmente diferente, os artigos dispostos na lei pouco são utilizados pelos funcionários da Secretaria da Fazenda.
Outra lei importante que considera - se um subsídio para a gestão dos documentos é a lei 3.817(ANEXO D) de 1 de julho de 1997, que dispões sobre o Arquivo Público Municipal, suas finalidades, competências específicas e estrutura interna, é esta lei que transfere poderes ao Arquivo Público do município para criar, implementar normas e métodos referentes a gestão dos documentos, ou seja, na teoria é de responsabilidade do Arquivo Público a criação e implementação de políticas de gestão de documentos na Prefeitura e nas Secretarias, mas o que foi constatado é que não faz – se uso de qualquer norma definida pelo Arquivo, no caso a Secretaria atua com liberdade e sem qualquer órgão que fiscalize as atividades de gestão dos documentos.
10 CONCLUSÕES
Qualquer atividade, independente da área de atuação, depende antes de mais nada de um bom planejamento, cada etapa de um processo de criação de algum tipo de política, seja ela de gestão de documentos ou não, deve ser muito bem pensado e definido. A Secretaria da Fazenda por tratar – se de uma instituição pública da esfera municipal, dispõe de diversos fatores que inviabilizam a estruturação de políticas de gestão de documentos para o acervo da Secretaria.
Estes fatores são “velhos” conhecidos de todos, como a falta de recursos financeiros e materiais, a inexistência de profissionais habilitados para desempenhar a função referente a gestão de documentos, o desinteresse dos gestores e a incapacidade de visualizar a importância de um trabalho Arquivístico por parte dos agentes públicos, isso culmina de modo que praticamente não exista política referente ao gerenciamento dos documentos na instituição. Desta forma que buscou – se pesquisar e identificar se existem ou não políticas de gestão de documentos na Secretaria, pois o caso aqui estudado da Secretaria da Fazenda de um município do Estado do Rio Grande do Sul, podendo ter sua situação atual modificada, pois, acredita - se que milhares de municípios brasileiros estejam na mesma situação ou em situação muito mais degradante, no que diz respeito a gestão documental.
Um fator importante que pode - se visualizar com o desenvolvimento deste estudo, é de que existe uma grande demanda para a criação de políticas documentais que satisfaçam as necessidades do órgão (Sefaz) e consequentemente atinja também todas as outras Secretarias do município. Esta demanda por padrões e normas que norteiem o trabalho para com os documentos em todas suas etapas, desde sua produção até sua destinação, fez – se presente em todos os setores da Secretaria conforme observou - se, ou seja, cada etapa do ciclo vital dos documentos é praticada de uma maneira incorreta Arquivisticamente falando, portanto quando os documentos chegam ao seu destino final, o arquivo, todo trabalho deve ser refeito da maneira correta. Não podemos responsabilizar os agentes públicos que manuseiam os documentos, pois estes tratam os documentos conforme seu conhecimento e necessidade de consulta, muitas vezes dificultando um trabalho Arquivístico que proponha mudanças.
É neste sentido que as políticas públicas de gestão documental são necessárias, a criação de projetos, normas, nomeação de profissionais habilitados
para desempenhar as funções relacionadas a gestão documental e o mais importante a participação de todos, pois um trabalho Arquivístico para ser bem planejado e implementado necessita da colaboração de todos os envolvidos em cada etapa da gestão dos documentos, garantindo assim uma melhora significativa no trabalho de todos.
REFERÊNCIAS
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GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado. 1998 (Projeto Como Fazer, v.2).
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JARDIM, José Maria. O Conceito e a Prática de Gestão de Documentos. Artigo
http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitura/o_conceito_e_ a_pratica_de_gestao.doc
LOPES, Luis Carlos. A Nova Arquivística na Modernização Administrativa. Rio de Janeiro, 2000.
__________________. A informação e os arquivos: teorias e práticas/ Luís Carlos Lopes. – Niterói: EDUFF; São Carlos: EDUFSCCar, 1996.
MACHADO, Helena Corrêa. Como implantar arquivos públicos municipais. São Paulo: Arquivo do Estado, 1999.
OLIVEIRA, Daíse Apparecida. Os arquivos públicos e privados: Estratégias para a institucionalização de arquivos municipais. Disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/mesa/os_arquivos_pbli cos_e_privados__parte_1.pdf
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PAZIN, Márcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. - ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS DE SÃO PAULO. 2005
REZENDE, Ana Paula. Em defesa dos arquivos públicos municipais em tempos de globalização. Disponível em: http://www1.jus.com.br/doutrina/texto.asp?id=489 ROUSSEAU, Jean-Yves, Carol Couture. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. Jean-Yves Rousseau, carol Couture. Lisboa: Dom Quixote, 1998. SCHELLENBERG, T.R. (Theodore R), 1903-1970. Arquivos modernos: princípios e técnicas/ T.R. Schellenberg; tradução de Nilza Teixeira Soares. – 6. ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.
ANEXO B: Lei municipal nº 3.935, dispõe sobre as políticas de arquivos
públicos e privados
LEI MUNICIPAL Nº 3.935, DE 11/09/2002 - Bagé / RS - Legislação
Municipal
Consolidada - Consolidação de Legislação Municipal LUIZ FERNANDO MAINARDI, Prefeito Municipal de Bagé, Estado do Rio Grande do Sul.FAÇO SABER, que a Câmara Municipal de Vereadores APROVOU e eu SANCIONO e PROMULGO a seguinte Lei:
Art. 1º Dispõe, através da presente Lei, sobre a política de Arquivos Públicos e Privados.
Art. 2º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
Art. 3º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 4º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 5º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos, informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 6º A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.
Art. 7º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II - DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 8º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, órgãos públicos de âmbito municipal em decorrência de suas funções administrativas e legislativas.
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 9º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 10. Na eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 11. Os documentos de valor permanente não inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III - DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 12. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 13. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.
Parágrafo único. A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo.
Art. 14. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 15. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
Art. 16. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 17. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.
CAPÍTULO IV - DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
Art. 18. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas municipais.
Parágrafo único. São Arquivos Municipais o arquivo de Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
Art. 19. Compete ao Arquivo Municipal a gestão e o reconhecimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo, produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob guarda, e acompanhar e implementar a política municipal de arquivos.
CAPÍTULO V - DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 20. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.
Art. 21. As categorias de sigilo que deverão ser obedecidas por órgãos públicos na classificação dos documentos por ele produzidos serão fixadas através de Decreto.
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessário ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo este prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção.
Art. 22. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 23. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
Art. 24. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
LUIZ FERNANDO MAINARDI Prefeito Municipal
ANEXO C: Portaria nº 2046/2009, Nomeia a comissão para avaliação
documental para descarte dos inservíveis
LEI MUNICIPAL Nº 3.817, DE 04/12/2001 - Bagé / RS - Legislação
Municipal
Consolidada - Consolidação de Legislação MunicipalLUIZFERNANDO MAINARDI, Prefeito Municipal de Bagé, Estado do Rio Grande do Sul. FAÇO SABER que a Câmara Municipal de Vereadores APROVOU e eu SANCIONO a seguinte Lei:
Art. 1º Esta Lei dispõe sobre o Arquivo Municipal, criado pela Lei Municipal 3.399, de 1º de julho de 1997, que passa a ser denominado de ARQUIVO PÚBLICO MUNICIPAL, subordinado à Secretaria Municipal de Cultura, a qual se subordinam tecnicamente, na condição de unidades setoriais, todos os arquivos da administração direta e indireta do Município.
Art. 2º O Arquivo Público Municipal tem como finalidades precípuas:
I - garantir acesso às informações contidas nos documentos sob guarda, observadas as restrições regimentais, na fase intermediária e, de forma plena, na fase permanente;
II - custodiar os documentos de valor temporário e permanente acumulados pelos órgãos da Prefeitura no exercício de suas funções, dando-lhes tratamento técnico;
III - estender a custódia aos documentos de origem privada considerados de interesse público municipal, sempre que houver conveniência e oportunidade; IV - estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no âmbito
do Poder Executivo Municipal.
§ 1º Considera-se protocolo a unidade encarregada do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de documentos.
§ 2º A unidade de arquivo corrente incumbe a guarda inicial de documentos cujos assuntos, embora solucionados, ainda recebem consulta freqüente.
Art. 3º Os funcionários necessários ao funcionamento do Arquivo Público Municipal serão alocados do quadro de pessoal das Secretarias Municipais, enquanto não for criado um quadro próprio de servidores, admitidos mediante prévio concurso, de acordo com os dispositivos legais vigentes.
Art. 4º O Arquivo - dirigido por um Diretor, titular de Cargo em Comissão - CC-8, conforme o art. 4º da Lei Municipal 3.399/97, terá a seguinte estrutura organizacional:
I - Divisão de Arquivo Intermediário; II - Divisão de Arquivo Permanente;
III - Serviço de Apoio Normativo e Tecnológico; IV - Serviço de Apoio Cultural;
V - Serviço de Apoio Administrativo.
Art. 5º Ao Arquivo Público Municipal, em suas competências gerais, incumbe:
I - garantir acesso às informações contidas na documentação sob custódia, ressalvados os casos de sigilo protegidos por lei;
II - receber, por transferência ou recolhimento, os documentos produzidos e acumulados pelo poder público municipal;
III - receber, por doação ou compra, documentos de origem privada de interesse do Município; bem como receber, também, arquivos privados identificados como de interesse público e social a título revogável;
IV - conceber habeas data, observados os termos do art. 5º da Constituição Federal; V - produzir a partir de fontes não convencionais, documentos que registrem expressões culturais de interesse para o Município;
VI - promover interação sistêmica com os arquivos correntes e protocolos das repartições municipais;
VII - manter intercâmbio com instituições afins, nacionais e internacionais; VIII - custodiar, por intermédio de acordos previamente firmados e se houver conveniência e oportunidade, documentos de outras esferas e poderes governamentais.
Parágrafo único. As competências específicas de cada unidade do Arquivo constarão de seu regimento interno, a ser baixado por ato próprio.
Art. 6º Aos titulares dos cargos de direção compete planejar, supervisionar, orientar, coordenar e controlar o desempenho das atividades próprias das unidades que lhe são pertinentes.
Art. 7º Aos Chefes cabe coordenar, orientar e controlar a execução das atividades técnicas e administrativas das áreas de sua competência.
Art. 8º As unidades orgânicas indicadas nesta Lei adotarão a orientação e o controle técnico emanados do Arquivo, por intermédio de seu Serviço de Apoio Normativo. Art. 9º O Arquivo poderá, mediante convênio com a Câmara Municipal, manter a custódia de seus documentos de valor permanente.
Art. 10. Ao Diretor compete submeter à aprovação do Prefeito, dentro do prazo de cento e vinte dias da publicação desta Lei, o Regimento do Arquivo Público Municipal.
Parágrafo único. Ao Diretor compete, também, elaborar uma Política Municipal para o Arquivo Público, também submetida a aprovação do Prefeito.
Art. 11. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 12. Fica revogada expressamente a Lei Municipal 3.399, de 1º de julho de 1997. GABINETE DO PREFEITO MUNICIPAL, 4 de dezembro de 2001.