Atividade de Suporte (DSAGI)

A Direção de Serviços de Administração, Gestão e Informática (DSAGI) é a unidade orgânica que suporta toda a atividade interna da IGSJ.

Nestes termos compete à DSAGI assegurar um vasto conjunto de atividades relacionadas com a gestão dos recursos humanos, financeiros e materiais, bem como gerir as áreas de informática e as de tecnologia da informação.

Deste modo e tendo presentes as atribuições e competências legalmente atribuídas, esta unidade orgânica prosseguiu os objetivos previstos no plano de atividades e no QUAR, tendo em conta que 6 dos 10 indicadores propostos no QUAR eram da sua responsabilidade, designadamente os que se referem aos objetivos genéricos de eficiência e qualidade dos serviços prestados nas áreas da sua competência.

3.1. Recursos humanos

Na área de recursos humanos, as funções abrangem, entre outras, o processamento de vencimentos, o controlo de assiduidade (faltas, férias, licenças), a abertura e execução dos procedimentos para o recrutamento de pessoal, bem como manutenção dos ficheiros permanentemente atualizados.

Relativamente aos recursos humanos, devido à vaga deixada pelo falecimento de 1 inspetor no último quadrimestre do ano anterior, em 2013 houve a necessidade de se abrir um procedimento para o recrutamento de 1 inspetor através da mobilidade interna, nos termos do artigo 59º, e do nº 2, do artigo 60º, da Lei nº 12-A/2008, de 27 de novembro.

O processo ficou concluído com a publicação do despacho nº 15072/2013, de 20 de novembro, com efeitos a 1 de setembro de 2013.

No final de 2013 e com vista a colmatar a saída de uma assistente técnica para desempenhar funções noutro organismo da Administração Pública, a partir de 9 de Dezembro, foi aberto previamente um procedimento de mobilidade interna para o recrutamento de uma

colaboradora para desempenhar funções na mesma categoria, tendo-se verificado o seu ingresso na IGSJ a 1 de dezembro de 2013.

3.1.1. Formação profissional

Em 2013 não foi possível programar e executar o plano de formação tendo em conta as restrições financeiras a que a IGSJ está sujeita, bem como às ofertas formativas financiadas que não se coadunavam com as necessidades dos colaboradores desta Inspeção-Geral.

Assim, no ano em apreço foi possível concretizar apenas duas ações de formação externa, uma financiada pelo POPH cuja inscrição transitou do ano anterior, e outra no âmbito do Projeto de migração do GeRFIP, promovida pela eSPap.

3.2. Área de recursos financeiros

A DSAGI assegurou a execução do orçamento de funcionamento da IGSJ, o controlo da despesa, a prestação de contas, bem como a elaboração do orçamento para o ano seguinte. Relativamente aos recursos financeiros e com um orçamento disponível de 908.491,00 euros, verificou-se que o montante realizado foi de 904.029,46 euros, tendo resultado um saldo positivo de 4.461,54 euros.

Orçamento de 2013:

Importa referir que na elaboração do QUAR para 2013 os valores indicados eram valores estimados.

Formação 2013

Área Temática / Designação do Curso

Auditoria, Renegociação e Gestão de Contratos de TIC Presencial 24 1 24 INA

GeRFIP Presencial 6 1 6 eSPap

Tipo de Formação ^Horas Total p/ formaçã o Total Horas En t. F or m .

Estimado (€) Corrigido (€) Realizado (€) Desvio(€) 874.399,00 € 908.491,00 € 904.029,46 € - 4.461,54 € - € - € - € 874.399,00 € 908.491,00 € 904.029,46 € - 4.461,54 € Orçamento Funcionamento PIDDAC Total:

3.2.1. Análise da afetação real e prevista de recursos humanos e

financeiros

A afetação dos recursos humanos e financeiros é expressa no QUAR da IGSJ, mostrando quais os recursos planeados para o ciclo de gestão e aqueles que mais contribuíram para os resultados do desempenho alcançados. Em relação aos recursos humanos foi atribuída uma pontuação para cada carreira profissional com base no intervalo de rendimentos entre o mínimo e o máximo.

Para cada categoria profissional foi identificado o número dos funcionários correspondentes e feito o somatório das pontuações, obtendo-se assim a pontuação planeada.

Em relação às chefias intermédias e no que se refere aos chefes de equipa não é possível identificá-los uma vez que se tratam de chefias temporárias e alteradas regularmente, consoante as ações inspetivas, verificando-se assim uma duplicação em relação ao corpo de inspetores.

Foram ainda aferidos os dias úteis para 2013 e os dias executados por cada trabalhador e, no final, calculou-se a pontuação executada por categoria profissional e obtendo-se o desvio com base na diferença entre o planeado e o executado conforme o quadro seguinte:

Meios disponíveis

Recursos Humanos Pontuação Planeados Executados Desvio

Dirigentes - Direção Superior 13,9 27,9 27,9 0,0

Dirigentes - Direção Intermédia e Chefes de Equipa 6,8 27,2 27,2 0,0

Técnicos Superiores 3,5 3,5 3,4 0,0 Inspetores 5,2 57,3 56,4 -0,9 Técnico de Informática 3,4 3,4 3,4 0,0 Assistentes Técnicos 2,3 6,9 6,8 -0,1 Assistente Operacional 1,2 1,2 1,2 0,0 Total: 36,3 127,4 126,3 -1,1

Da observação dos meios disponíveis do quadro acima verifica-se que, em relação à pontuação planeada de 127,4 e a pontuação executada de 126,3 existe um desvio total de -1,1, valor que reflete o elevado número de execução dos dias planeados por parte dos trabalhadores da IGSJ.

Em síntese e em termos gerais verificou-se uma concordância entre os dias planeados e os dias executados, bem como uma gestão financeira positiva.

3.3. Apreciação dos serviços prestados pela IGSJ por parte dos

utilizadores

À semelhança de anos anteriores, a IGSJ não realizou o questionário direcionado para a apreciação por parte dos utilizadores em relação aos serviços prestados pela IGSJ. No entanto, o organismo dispõe de um formulário de queixas, reclamações e denúncias disponível no sítio da IGSJ (www.igsj.mj.pt) e nos sítios de diversos serviços do Ministério da Justiça, podendo este constituir um meio de recolher a informação estatística sobre a satisfação dos cidadãos /clientes no âmbito da Justiça e da própria organização.

Note-se ainda que a IGSJ assegura diariamente um serviço de atendimento presencial e telefónico, mediante uma escala de inspetores, ao qual se podem dirigir os cidadãos, entidades públicas ou privadas, para apresentação das suas queixas e exposições, que são posteriormente encaminhadas para apreciação e decisão de abertura de processo pelo Inspetor-Geral.

Assim e à semelhança de anos anteriores, dos 297 processos de queixas/denúncias registados em 2013, com origem no formulário on-line, correio eletrónico, correio, telefone, fax ou pessoalmente apresentadas, nenhum visou a atuação ou o serviço prestado pela IGSJ. Igualmente não foi registada qualquer reclamação escrita no respetivo livro de reclamações. Da apreciação destes elementos, pode-se considerar que os serviços prestados pela IGSJ são encarados pelos seus utentes de uma forma positiva, pautando-se a sua atuação por uma ética e desempenho corretos.

3.3.1. Estrutura organizacional

A estrutura organizacional está de acordo com os respetivos diplomas orgânicos e em conformidade com o estipulado na Lei nº 12-A/2008, de 27 de Fevereiro, e demais legislação complementar, assegurando a DSAGI as alterações e/ou correções ao quadro de pessoal da IGSJ sempre que necessário.

A percentagem dos trabalhadores que são avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3 é de 100%.

3.3.2. Sistema de controlo interno da IGSJ

Sobre este ponto e com vista a integrar um conceito mais vasto de um “Manual de Procedimentos da IGSJ”, no qual constará a descrição dos processos relativos às áreas de gestão e de suporte, importa recordar que a IGSJ desde 2009 produziu diversos regulamentos para a área de missão e de suporte, a saber:

Manual de Procedimentos da Atividade Inspetiva, aprovado em 2009;

Regulamento do Procedimento de Inspeção da IGSJ, em 2010,cujo Despacho nº 14452/2010, foi publicado em Diário da Republica, II Série, nº 181, de 16 de Setembro;

Regulamento de Conservação Arquivística da IGSJ, através da Portaria nº 1187/2010, publicada em Diário da República, I Série, nº230, de 26 de novembro; Regulamento Interno de Fundo de Maneio, e Regulamento de Uso de Veículos,

aprovados em 2010;

Em 2012 foi elaborado o Manual de Acolhimento com vista a permitir uma melhor e mais rápida integração dos novos colaboradores na IGSJ;

Na gestão contabilística e gestão de recursos humanos, a IGSJ utiliza as aplicações informáticas GeRFIP, SIC e SRH, bem como as aplicações SIOE, GeADAP e BEP; Para o registo e workflow de toda a documentação, a IGSJ utiliza o sistema de

gestão documental que incorpora o plano de classificação de documentos aprovado na Portaria nº 1187/2010, permitindo assim a classificação de documentos eletronicamente, a otimização de recursos técnicos e humanos, bem como a obtenção da informação com maior rigor.

Em 2013 foram aprovados os seguintes regulamentos internos:  Código de Ética da IGSJ;

 Regulamento Interno de Organização e Funcionamento da IGSJ;  Regulamento de Horário de Trabalho;

 Norma de Controlo Interno da DSAGI - em consequência da implementação da solução Gestão de Recursos Financeiros Partilhados (GeRFIP), tendo presente o espírito

que preside à introdução do Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP) e as disposições constantes do n.º 1 do Capitulo III da Instrução n.º 1/2004 do Tribunal de Contas, de 14 de fevereiro, com vista a estabelecer um conjunto de regras e princípios definidores de métodos e procedimentos contabilístico-financeiros e de controlo eficiente.

Regulamentos revistos em 2013:

 Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e de Infrações Conexas, aprovado em 2009 e revisto anualmente, sendo a última revisão de novembro de 2013;

 Manual de Procedimentos da Atividade Inspetiva, revisto em julho de 2013;  Manual de Acolhimento – revisto em novembro de 2013.

Com a aprovação e revisão destes regulamentos fica praticamente fechado o sistema de controlo interno, independentemente das atualizações que terão de ser feitas sempre que hajam alterações legislativas ou procedimentais que o justifiquem.