2 A FUNÇÃO NOTARIAL: SUA CONFORMAÇÃO E INSERÇÃO NA
2.4 O ASPECTO PÚBLICO DA FUNÇÃO NOTARIAL
2.4.6 A atividade notarial como documentação
O aspecto público da função notarial consiste na elaboração de certos documentos (qualificados como "públicos"), aos quais a ordem jurídica empresta especial eficácia probatória.
A elaboração do documento público envolve duas etapas: a narração dos fatos, que consiste na mera declaração do que ocorreu na presença do notário (elemento estático); e a redação do instrumento, de natureza dinâmica, quando então o notário age como profissional do Direito, dando às declarações a forma jurídica necessária.
144 MELLO, Celso Antônio Bandeira de. Curso de direito administrativo, p.824-827.
145 DALLEDONE, Rodrigo Fernandes Lima. O processo administrativo disciplinar dos notários e registradores no Estado do Paraná. Belo Horizonte: Fórum, 2009. p.70-71.
Há, ainda, os deveres de expedir cópias de tais documentos sob a forma de traslados e certidões, bem como o de manter os livros, documentos e expedientes a seu cargo em segurança e bom estado de conservação (LNR, arts. 4.o, parágrafo único; 6.o, inc. II; LRP, arts. 24 e 25).
A conservação pressupõe não só o zelo pelo estado material dos livros e documentos (que deverão ser mantidos em local seguro, livre das intempéries e da ação de insetos, bem como reparados quando necessário), mas é correlata aos deveres de organização (adoção de métodos que permitam realizar as buscas necessárias em tempo compatível com a eficiência que se exige do Serviço), e vigilância constante sobre todo o acervo do Serviço (que pertence ao Estado e não ao delegatário), como se depreende do artigo 46, caput, da mencionada lei.
Do disposto no respectivo parágrafo único, bem como nos artigos 24 e 25 da Lei de Registros Públicos, no sentido de que em caso de perícia os livros serão examinados na sede do Serviço, extrai-se a regra de que, como rotina de trabalho, os livros, arquivos e documentos não podem sair da Serventia sem autorização judicial.
A coleta de assinaturas fora do ambiente notarial, portanto, deve ser limitada apenas às hipóteses de comprovada e incontornável impossibilidade de comparecimento de um dos outorgantes, mas sempre na circunscrição da delegação e na presença do notário ou de um dos seus escreventes. A medida, inclusive, serve a resguardar a dignidade e a solenidade da função notarial, alertando as partes sobre a importância do ato praticado.146
Tendo em vista que a informatização é uma realidade em grande parte dos Serviços do país, o dever de conservação se estende também aos bancos de dados digitais, cabendo aos notários a criação e constante atualização de arquivos redundantes (back up).
146 No Estado do Paraná há norma de serviço específica sobre o tema, insculpida no item 11.1.7 do Código de Normas: "Excepcionalmente e por motivo justificado, a assinatura do interessado poderá ser colhida fora da serventia, porém, dentro do respectivo limite territorial, devendo no ato ser preenchida a ficha de assinatura, se esta ainda não existir no arquivo da serventia".
Os dados constantes do acervo notarial são públicos, resguardados os atos acobertados pelo segredo de justiça, como, por exemplo, as escrituras de separação e divórcio consensuais de que trata a Lei no 11.441/2007.147
Disso decorre o dever de os tabeliães expedirem certidões sobre o que constar de seus livros e arquivos, conforme artigo 19 da Lei no 6015/73, desde que
"[o] objetivo do legislador foi tornar possível a qualquer pessoa conhecer tudo quanto consta dos Registros Públicos, sem que ao interessado possa caber a obrigação de declarar a razão do seu interesse"148.
Quanto ao conteúdo, as certidões podem ser de "inteiro teor" (verbo ad verbum), em resumo (constando apenas os dados principais do ato), ou em relatório, respondendo a quesitos formulados pelo requerente.
Outra consequência do que foi dito é que, no caso de transferência da delegação, os livros, documentos e dados da Serventia devem ser integralmente repassados ao novo agente delegado, que, todavia, deve reembolsar o delegatário anterior pelos investimentos realizados na conservação e mantença do acervo.149
147 O artigo 42 da Resolução n.o 35/2007 estabelece que "[n]ão há sigilo nas escrituras públicas de separação e divórcio consensuais", o que foi interpretado, ao menos do Estado do Paraná, à luz da determinação do art. 155, inc. I, do Código de Processo Civil, como acesso à informação sobre a existência da escritura (livro e folhas, data da lavratura e partes), mas não sobre o conteúdo (CN 11.11.8.6). Quanto às escrituras de separação consensual, referimo-nos obviamente àquelas lavradas antes da Emenda Constitucional n.o 66/2010.
148 LOPES, Miguel Maria de Serpa. Tratado dos registros públicos. 6.ed. rev. e atual. por José Serpa de Santa Maria. Brasília: Brasília Jurídica, 1995. v.1. p.114.
149 Como bem elucidou Luís Paulo Ribeiro, "O novo delegado recebe do Estado o acervo público correspondente à delegação. Para que não se caracterize hipótese de enriquecimento sem causa, tem o dever de ressarcir o anterior titular (ou os seus herdeiros) dos bens e direitos afetados pela atividade pública, como os equipamentos e programas destinados à guarda, organização e conservação de dados e documentos [...]" (RIBEIRO, Luís Paulo Aliende. Regulação da função pública notarial e de registro. São Paulo: Saraiva, 2009. p.68-69). No Estado do Paraná, em virtude do grande número de delegações outorgadas por meio do concurso público instaurado pelo Edital 01/2007, a Corregedoria Geral da Justiça expediu o ofício-circular n.o 24/2009, do qual se extrai a seguinte passagem: "[...] Reiterando o que ficou consignado no item anterior, e como a sua própria adjetivação evidencia, tais registros têm natureza pública, de modo que a integralidade dos dados e informações neles assentados não pertence aos agentes delegados, mas ao próprio Estado. Desta maneira, os livros, arquivos, papéis e documentos da Serventia, bem como todos os assentamentos realizados em meio magnético, digital ou em quaisquer outros sistemas informatizados, devem ser necessária e integralmente transmitidos pelos oficiais designados aos agentes delegados. [...]". (OFÍCIO-CIRCULAR n.o 24/2009. Disponível em:
http://portal.tjpr.jus.br/pesquisa_athos/publico/ajax_concursos.do?tjpr.url.crypto=8a6c53f8698c7ff7 801c49a82351569545dd27fb68d84af89c7272766cd6fc9fcf9757d6ca8b67367fc02684a0d509e676 cd79b8f3182db071f0c42c35ce409f>. Acesso em: 28 dez. 2011).