Com a atualização do painel, o Time estará colaborando com algumas tarefas de acompanhamento e monitoramento do avanço do projeto em direção ao seu objetivo.
A sugestão é que os próprios integrantes do Time mantenham o painel de controle atualizado diariamente. A forma mais fácil de fazer isso é cada um atualizar sempre a situação da tarefa que está realizando.
Quadro de Tarefas
Quando um integrante do Time inicia uma tarefa, ele deve movê-la da coluna “A fazer” para a coluna “Fazendo” no Quadro de Tarefas; como na prática ele não estará fazendo duas ou mais tarefas ao mesmo tempo, cada um só pode ter uma tarefa na coluna “Fazendo”.
tempo. Na prática o que acontecerá é o término, ou interrupção, de uma para o início da outra.
Caso você não tenha se convencido da afirmação da dica anterior e acredite que realiza mais de uma tarefa ao mesmo tempo, tente fazer as tarefas descritas no exemplo a seguir ao mesmo tempo.
“Leia esta pequena sentença”. Agora escreva-a em um papel e leia novamente.
Se você zer este exercício básico, você verá que não conseguiu fazer as tarefas, que são três, exatamente ao mesmo tempo. Cada uma delas teve um início e um m, e só depois de finalizar a primeira a segunda foi iniciada, ocorrendo o mesmo entre a segunda e a terceira. Caso você tenha lido enquanto escrevia e imaginou que isso signi cou que você escreveu e leu ao mesmo tempo, note que você deve ter escrito uma letra, ou sílaba, de cada vez, e lido apenas esta letra ou sílaba, e só leu a próxima após escrevê-la, o que signi ca que realizou a segunda e a terceira tarefas de forma mais lenta. Isso só prova que você alternou entre as tarefas e continuou realizando uma de cada vez, porém alternadamente, e não exatamente ao mesmo tempo.
Assim como na dica e no exemplo citados, nos projetos é exatamente o mesmo raciocínio – com um agravante: as tarefas relacionadas a projetos são bem mais complexas do que ler e escrever uma pequena frase.
Este deve ser um entendimento de todo o Time.
Portanto, caso um integrante do Time já tenha uma tarefa na coluna “Fazendo” e ela não esteja completa, se este quiser pegar outra tarefa para si e movê-la para a coluna “Fazendo”, a outra tarefa que já estava lá deve mudar de coluna ou de situação.
A mudança de coluna é simples: ou ela retorna para a coluna “A Fazer”, ou ela vai para a coluna “Feito”, ou ela ganha a situação de “Bloqueada” de duas maneiras:
1. Vai para uma área no Quadro de Tarefas destinada a tarefas bloqueadas.
2. Ganha uma marca de destaque que a sinaliza como tarefa bloqueada. Geralmente as tarefas ganham uma bola vermelha sobre elas – ou um post-it cor de rosa ou vermelho, mostrando visualmente que a tarefa não está na situação “Fazendo”, apesar de estar na coluna com esse nome. A opção do post-it permite que seja escrito nele de forma breve qual o impedimento que bloqueou a tarefa, como mostrado na figura mais adiante.
Manter o Quadro de Tarefas atualizado e representando a realidade atual das tarefas de todos os integrantes do Time, além de fornecer um controle do que está acontecendo com os trabalhos da Sprint para o próprio Time de forma simples, contribuindo para a sua própria auto- organização, ainda proporciona a todos os envolvidos dados signi cativos sobre a situação do projeto, tais como:
• Quantas pessoas estão com atividades em andamento. Esse número é rapidamente obtido olhando apenas a coluna “Fazendo”. É possível também descobrir se algum integrante do Time está parado sem produzir.
• Quantas atividades estão bloqueadas e aguardando impedimentos serem
removidos. Esse número é obtido observando as tarefas marcadas como “Bloqueadas”.
• Quantas tarefas já foram completadas.
• Quantas tarefas ainda estão aguardando para ser iniciadas.
Quando o Quadro de Tarefas possuir outras colunas representando situações diferentes, tais como “Em testes”, poderá ser possível acompanhar a troca de situação das tarefas e monitorar o tempo que a tarefa fica em cada etapa.
Quando as tarefas possuírem cores diferentes para representar tipos distintos, como tarefas planejadas e não planejadas (por exemplo, correções de bugs), será possível monitorar o número de tarefas não planejadas que estão entrando ao longo da Sprint, permitindo, inclusive, que se tenha uma ideia da qualidade do produto. Em outras palavras, muitas tarefas não planejadas podem signi car uma falha de qualidade no planejamento, e muitas tarefas de correção podem significar uma falha de qualidade na realização das tarefas.
Figura 13
Itens não planejados geralmente são correções de erros encontrados ao longo da Sprint ou tarefas que não foram identificadas como necessárias durante o planejamento da Sprint. Solicitações de mudança não devem entrar de imediato como itens não planejados; somente depois de passarem por uma análise e aprovação do PO dos impactos da mudança no objetivo da Sprint.
É fácil observar que uma simples atualização do painel de controle do Time pode gerar uma gama imensa de informações para quem sabe observar e ler o que está no quadro. Essa relação mostrada antes é apenas uma breve sugestão do que pode ser colhido de dados a partir do painel, porém essa lista pode ser muito maior e agregar muito mais valor a Times mais maduros e já habituados a trabalhar com essas ferramentas de comunicação.
Gráfico de Burndown
O Grá co de Burndown poderá mostrar ao Time Scrum como está o avanço do projeto em relação ao planejado.
Como o grá co deve mostrar sempre duas linhas, a primeira com o avanço esperado após o planejamento da Sprint ou versão e a segunda com o real avanço diário do projeto, será possível perceber rapidamente como está o progresso do projeto – se dentro do esperado, adiantado ou atrasado – ao observar a linha real em comparação com a linha prevista.
A sugestão é que o Time, ou o Scrummaster, atualize o Burndown todos os dias para que se tenha uma visão real do que está sendo produzido no projeto e do quanto ainda falta.
Assim como o Quadro de Tarefa, o Grá co de Burndown da Sprint deverá ser zerado ao nal da última Sprint e reiniciado no começo da próxima, e o grá co da versão deverá ser zerado ao final da entrega da última versão e reiniciado no começo da próxima entrega.
Além das sugestões dadas, alguns outros processos que serão mostrados a seguir são comuns para o acompanhamento e monitoramento que o Time poderá realizar após a atualização do painel.
Não se prenda a padrões ou regras para montar o painel de controle do seu Time. O mais importante é mostrar, atualizar e monitorar o que é importante para o seu projeto e para o seu Time.
A adaptação e a melhoria contínua são as dicas aqui. Vá adaptando o seu painel conforme o seu Time for amadurecendo. Vá melhorando continuamente de acordo com os avanços de cada integrante do Time e da própria equipe.