Auditoria da Administração Financeira

No âmbito da administração financeira, a auditoria106 inclui a auditoria de sistema, a auditoria financeira e a auditoria de desempenho. A primeira, visa a verificação da existência de sistemas de controlo e certifica-se de que os mesmos funcionam de forma eficaz. A segunda,107 visa a “comprovação da exatidão e da integralidade das demonstrações financeiras e das informações contabilísticas bem como da legalidade e da regularidade, com vista a emissão de um pa recer sobre as conta s anuais e a situaçã o financeira da entidade sobre a legalidade e a regularidade”108. Finalmente, a terceira que tem em vista o controlo de uma entidade, programa, serviço ou área funcional, incidindo na forma de utilização dos recursos e envolvendo também a verificação da economia, eficiência e eficácia.109

Os OCAD efetuam o controlo de desempenho às unidades que se encontram sob a sua alçada, relativamente à forma como utilizam os recursos e efetuam também a verificação da economia, da eficiência e da eficácia. A DFin efetua auditorias financeiras e de SCI das UEOE. Os CFin têm competências para realizar auditorias financeiras e de controlo interno às UEOE do respetivo OCAD.110

104

Cfr. Circular n.º 01 de Janeiro de 2012, pp. 3 e 4 da DFin.

105

Ver Anexo C, relativo à execução das tarefas em SIG do processo das despesas orçamentais.

106

Existem vários tipos de auditoria de acordo com o objeto de análise, com a entidade que a efetua e com a forma como é efetuada, contudo, a auditoria financeira é o caso mais típico de auditoria. Disponível em http://www.infopedia.pt/$auditoria, consultado no dia 11 de Julho de 2012 às 14h38m.

107

Este tipo de auditoria deverá conter duas vertentes: a auditoria de documentos de prestação de contas e a auditoria contabilística. A primeira tem como a finalidade “o conhecimento da forma como os documentos

foram elaborados e estão de acordo com os princípios contabilísticos, com as leis e regulamentos”. A

segunda inclui a preocupação com a apresentação das contas de forma a fazerem transparecer a situação económico-financeira real tendo em conta os requisitos necessários (Silva, 2000, p. 12).

108

Cfr. Nota de Circular n.º 03 de Fevereiro de 2010, p. 10 da DFin.

109

Cfr. Nota de Circular n.º 03 de Fevereiro de 2010, p. 10 da DFin.

110

No que concerne ao controlo interno, cabe à DFin aprovar e manter em funcionamento um SCI da atividade administrativo-financeiro, assegurando o seu acompanhamento e avaliação constante para a prestação de contas anual ao Tribunal de Contas. O controlo, a avaliação do risco, os procedimentos do controlo, a informação, a comunicação e a monitorização constitui o núcleo do SCI. Este sistema visa permitir “a deteção e eliminar os eventuais incumprimentos legais, erros, omissões e/distorções que

possam existir na informação financeira”, como também permitir “ao CEME o controlo e

a avaliação da sua gestão, para efeitos de respostas oportuna s e adequadas às obrigações

externas legalmente expostas”. Para conseguir atingir os objetivos torna-se necessário uma

contínua interação entre “os elementos da estrutura de suporte à função de controlo interno, a DFin e aos CFin”, com base na “existência de um plano integrado e flexível das missões de auditoria, a leva r a cabo por cada um destes órgãos e a submeter a despacho através do canal técnico”.111

O Exército, sendo uma entidade que se “integra na Administração Direta do Estado, submete anualmente a prestação de contas ao Tribunal de Contas, através da DFin, após aprovação do CEME”.112 Contudo, para além da prestação anual de contas, permanece a necessidade de reunir a informação contabilística que se consubstancia na produção mensal de contas de um conjunto de mapas113, com vista a garantir o cumprimento da legalidade e regularidade financeira das operações efetuadas no decorrer do ano económico. As unidades mensalmente enviam, para os CFin apoiantes, os documentos exigidos para a prestação de contas. Os CFin enviam à DFin esses documentos juntamente com a ficha de verificação mensal de contas. A DFin assegura, confere e valida os documentos da prestação mensal de contas das UEOE e os documentos de validação dos CFin.114

Para a prestação anual de contas, as UEOE elaboram documentos da prestação de contas relativos à sua posição financeira e o resultado das suas operações e remetem aos respetivos CFin apoiantes. Estes, por sua vez, asseguram as validações e conferem os valores constantes das demonstrações financeiras das UEOE apoiadas por forma a verificar se estes documentos se apresentam de uma forma verdadeira e remetem à DFin.

111

Cfr. Nota de Circular n.º 23 de Fevereiro de 2011, p. 2 da DFin.

112

Cfr. Circular n.º 1 de 10 de Janeiro de 2011, p. 2 da DFin.

113

Mensalmente as UEOE enviam para os CFin, em formato digital, os documentos que lhes são exigidos, nomeadamente, o mapa de reconciliação bancária acompanhado do respetivo extrato, mapa de justificação de saldos (acompanhado do mapa diário-razão-balancete, extraído do SIG), mapa de fluxos de caixa e a folha de caixa. Cfr. Circular n.º 03 de 31 de Janeiro de 2011 da DFin.

114

A DFin elabora a prestação de contas do Exército, a qual é constituída por um conjunto de documentos (balanço, demonstração de resultados, mapas de fluxos de caixa, etc) que são extraídas do SIG. Através da sua RGFC, garante e efetua as transações inerentes ao fecho do ano assim como todos os movimentos contabilísticos; elabora e prepara os mapas (Balanço, demonstração de resultados, etc) e, ainda, efetua uma “análise

técnica, global e especifica dos mapas” elaborados. Através da RGO, a DFin promove a

execução e o controlo do orçamento, elabora e prepara os mapas115 e analisa-os. Para além dessas duas repartições, existe a RA que elabora os mapas (relativos a contratação pública), efetua a sua análise, valida e confere os mapas produzidas pela RGFC e RGO. Cabe ao RA “conferir e ajustar todos os documentos de prestação de contas do Exército, promovendo a remessa do Tribunal de Contas, após a aprovação do CEME”.116