Auditoria in loco nos serviços terceirizados dos Campi de Sobral e

Quixadá

• Constatação 01 (Solicitação de Auditoria 068/2013):

P6393/13-11 - Os valores apresentados nas páginas 591 e 593 do contrato, que

se referem aos custos não são os mesmos valores constantes da proposta de preço da empresa "grupo Sefas”, das páginas 408 e 409.

Recomendação:

Verificar qual o valor correto do quadro resumo dos custos a fim de que os valores estejam divergentes entre a proposta da empresa e o do contrato, infringindo a cláusula segunda do próprio contrato.

Manifestação do Setor:

O Departamento de Licitação informou que após o final das etapas de lances e a desclassificação/desistências de alguns participantes ocorreu a convocação para que a empresa - Grupo Sefas apresentasse sua proposta com as planilhas ajustadas ao valor de sua proposta (lance) final, pois foi detectado falhas no preenchimento da planilha. O valor correto, portanto é o presente no contrato. Por falhas na energia não foi feito de imediato a substituição das folhas com os valores incorretos no processo.

Análise da Auditoria Interna:

A empresa publicou no site comprasnet as planilhas corretas, porém não foi feita a substituição nos autos do processo, gerando divergência no momento de solicitação de pagamentos.

Status: Atendido

• Constatação 02 (Solicitação de Auditoria 068/2013):

P6393/13-11 - As cláusulas e subcláusulas do contrato não estão numeradas

em ordem crescente, dificultando a análise do contrato;

A subcláusula segunda, presente na página 584, faz referência ao item 8 da cláusula quarta, sendo que tal cláusula não corresponde às informações e documentos exigidos a qual faz referência;

A página 584 termina na subcláusula 12ª e a página seguinte de número 584 inicia com a subcláusula 2ª, não havendo continuidade do texto na página 585. A mesma quebra da continuidade da matéria ocorre nas páginas 589 para 590 e 591 para 592.

Recomendações:

Elaborar errata ou aditivo contratual, caso julgue necessário, fazendo a devida correspondência entre as cláusulas e subcláusulas;

Estabelecer rotina de controle para revisão de instrumentos contratuais antes da publicação a fim de evitar erros desta natureza.

Manifestação do Setor:

O problema foi resultante da não anexação das folhas na ordem correta, após as assinaturas do contrato. A partir desta constatação foi colocada na lista de verificação do Departamento de Licitação a exigência de numeração sequencial das folhas do processo.

Análise da Auditoria Interna:

O setor repaginou as folhas do processo, colocando-as na sequência correta. Ocorreu ausência de conexão entre a subcláusula segunda e o item 8 da cláusula quarta, que trata de documentações para efetivação do pagamento sobre obrigações trabalhistas, previdenciárias. Porém como tal matéria está presente no contrato, a falta de conexão entre as cláusulas não causou maiores comprometimentos.

Status: Atendido

• Constatação 03 (Solicitação de Auditoria 069/2013):

P6393/13-11 - Na página 1006 do respectivo processo, que trata da folha de

pagamento do mês de Julho de 2013, houve desconto de R$ 47,12 (quarenta e sete reais e doze centavos) referente a vale-transporte para o funcionário Almino Conrado Prudêncio. Entretanto tal empregado não recebe crédito de vale-transporte.

Recomendação:

Apresentar esclarecimentos sobre a constatação acima.

Manifestação do Setor:

Tal ocorrido deveu-se a erro administrativo, decorrente da fase de início de instalação do contrato. O valor supracitado foi devolvido ao funcionário.

Análise da Auditoria Interna:

Falha no controle interno da Universidade em não conferir a contento as folhas de pagamento antes de proceder ao pagamento à empresa terceirizada.

Status: Parcialmente atendido

• Constatação 04 (Solicitação de Auditoria 069/2013):

P6393/13-11 - Na página seguinte de número 1007, ainda em relação a folha de

pagamento do mês de julho de 2013, há um desconto classificado como "outros descontos" para o funcionário Mauro Balbino da Costa, no valor de 326,84 (Trezentos e vinte e seis reais e oitenta e quatro centavos).

Recomendação:

Apresentar esclarecimentos sobre a constatação acima.

Manifestação do Setor:

Tal ocorrido deveu-se a erro administrativo, decorrente da fase de início de instalação do contrato. O valor supracitado foi devolvido ao funcionário.

Análise da Auditoria Interna:

Falha no controle interno da Universidade em não conferir a contento as folhas de pagamento antes de proceder o pagamento à empresa terceirizada.

• Constatação 05 (Solicitação de Auditoria 071/2013):

P6393/13-11 - Inconsistências no cálculo das faturas de todos os pagamentos,

até então, inseridas no processo nas páginas 603, 618, 632, 647, 661, 675, 689, 700, 711, 722, 733, 761, 779, 789, 798, 807, 817, 883, 892, 902, 913, 933, 1021, 1042, 1054, 1065, 1076, 1087, de modo que o custo mensal do posto não coincide com o apresentado no contrato.

Recomendação:

Apresentar esclarecimentos sobre as constatações acima.

Manifestação do Setor:

Desde o início do contrato do serviço de portaria os valores tidos como referência divergiam daqueles enviados pela Divisão de Vigilância e Segurança. Tal divergência foi detectada apenas em Novembro de 2013. Em Dezembro foi feito o recálculo e foi encontrado um valor de R$ 938,31 pago a maior a empresa Sefas. Tal valor foi descontado da empresa na fatura de dezembro de 2013.

Análise da Auditoria Interna:

Tal manifestação elide a constatação.

Status: Atendido

• Constatação 06 (Solicitação de Auditoria 071/2013):

P6393/13-11 - A solicitação de pagamento de Barbalha constante na página 902

do referido processo trata do período de 22/07/13 à 22/08/13, enquanto o pagamento do mês seguinte da página de número 1042 diz respeito ao período de 22/08/13 à 21/09/13. Dessa forma, percebe-se que o pagamento do dia 22/08/13 foi solicitado duas vezes.

Recomendação:

Apresentar esclarecimentos sobre as constatações acima.

Manifestação do Setor:

Ocorreu um erro de digitação no pedido do pagamento. No faturamento o valor estava correto e referente ao período de um mês.

Análise da Auditoria Interna:

Tal manifestação elide a constatação.

• Constatação 07 (Solicitação de Auditoria 071/2013):

P6393/13-11 - Solicitação de pagamento em 26/06/2013 para o período de 01 à

30/06, sendo que o período ainda não havia se encerrado, impossibilitando o cálculo de possíveis descontos para o período completo.

Recomendação:

Apresentar esclarecimentos sobre as constatações acima.

Manifestação do Setor:

O setor reconhece o erro do fiscal do contrato ao certificar a nota antes do final do período referente. Complementa que não houve repetição em outros momentos.

Análise da Auditoria Interna:

Será observada no futuro a ausência de tal prática a fim de atender a constatação em sua plenitude.

Status: Parcialmente Atendido

• Constatação 08 (Solicitação de Auditoria 071/2013):

P6393/13-11 - Ausência das folhas de pagamentos dos meses de Maio, Junho e

Setembro nos autos do processo.

Recomendação:

Apresentar esclarecimentos sobre as constatações acima.

Manifestação do Setor:

O setor encaminhou a documentação.

Análise da Auditoria Interna:

Tal manifestação elide a constatação.

Status: Atendido

• Constatação 09 (Solicitação de Auditoria 071/2013):

P6393/13-11 - Os pagamentos eram solicitados para o mês todo, porém em

Agosto houve alteração e os pagamentos foram requeridos para fração do mês, qual seja, de 01 à 21/07. Em seguida voltaram a referir-se ao mês completo, apesar de contemplar partes de dois meses, conforme exemplo de 22/07 à 21/08. Tal mudança dificulta a conferência dos valores proporcionais e da conferência das obrigações trabalhistas e previdenciárias, podendo ainda facilitar a ocorrência de erro de pedido duplicado para um dia de pagamento, conforme demonstrado na constatação 2.

Recomendação:

Apresentar esclarecimentos sobre as constatações acima.

Manifestação do Setor:

A empresa Sefas solicitou a mudança da data do pagamento e tal pedido foi aceito pela Universidade.

Análise da Auditoria Interna:

Tal manifestação elide a constatação.

Status: Atendido

• Constatação 10 (Solicitação de Auditoria 071/2013):

P6393/13-11 - Não há documentação nos autos do processo que possibilite a

conferência das faltas informadas no ofício que solicita os pagamentos de todos os meses.

Recomendação:

Apresentar esclarecimentos sobre as constatações acima.

Manifestação do Setor:

Os descontos referem-se a não cobertura de postos de portaria e/ou recepção, registrados em livro de ocorrência.

Análise da Auditoria Interna:

Tal manifestação não elide a constatação por completo em virtude da necessidade de maiores informações nos autos do processo, não apenas no livro de ocorrência.

Status: Parcialmente atendido

• Constatação 11 (Solicitação de Auditoria 071/2013):

P6393/13-11 - Quantitativo da utilização de postos divergente do firmado no

contrato para ora para mais, ora para menos, conforme a tabela abaixo.

Recomendação:

Apresentar esclarecimentos sobre as constatações acima.

Manifestação do Setor:

Tal fato decorre da necessidade de atendimento a solicitações diversas referentes à implantação de postos de portaria e/ou recepção, vigilância, limpeza, motorista, etc.

Análise da Auditoria Interna:

A manifestação elide a constatação por existir uma preocupação em respeitar os limites máximos dos postos.

Status: Atendido

• Constatação 12 (Solicitação de Auditoria 071/2013):

P6393/13-11 - Em análise à folha de pagamento do mês de Julho de 2013,

presente nas páginas 982 à 1016 do referido processo identificou-se falta de clareza no que compõe a rubrica 729 - outros descontos. Ademais há algumas situações específicas que serão explicitadas com exemplos abaixo:

a) Pg. 982 - Dennis Soares Pereira - Há recebimento de vale transporte sem o desconto de vale transporte;

b) Pg. 991 - Ademir Teixeira de Sousa - Há desconto de vale transporte sem o crédito de vale transporte; Na mesma pg. 991 há desconto de vale alimentação de 2,20 para um funcionário e para outro de 2,30.

c) Pg. 993 - Há desconto de vale transporte de 3% para um funcionário e para outro de 6%.

Recomendação 1:

Apresentar esclarecimentos sobre as constatações acima.

Recomendação 2:

Encaminhar os arquivos originais dos comprovantes de pagamentos dos salários, vale-transporte e auxílio alimentação dos empregados referente aos meses de maio à setembro de 2013.

Recomendação 3:

Apresentar fluxograma explicando as atividades que são executadas para solicitar o pagamento das faturas. Tal fluxograma deverá vir explicando ainda o responsável por cada tarefa.

Manifestação do Setor:

Um funcionário não foi prejudicado, o outro não faz mais parte do quadro de funcionários, mas estão tentando localizá-lo. Os outros descontos referem-se a pagamentos a maior referente a maio e junho/2013. A diferença de carga horária do funcionário altera a porcentagem do transporte de 3% a 6%. Quanto ao vale-transporte há o desconto de 1%.

Análise da Auditoria Interna:

Tal manifestação não elide a constatação por completo. Será necessária nova fiscalização nas folhas de pagamento a fim de evitar erros dessa natureza. Faltou ainda encaminhar o fluxograma das atividades do departamento.