Avaliação e perspectivas da CBI para 2018

Além das suas atividades inerentes ao cargo da Coordenação de Bibliotecas, a mesma absorveu novas atividades em apoio a Superintendência de Documentação, como a fiscalização de contrato de antenas antifurto RFID com SDC – 1 reunião, Avaliação funcional – 6 servidoras, Controle de férias web.

A Coordenação já acompanhava o Pergamum com as demandas das bibliotecas relacionadas a aquisição de livros, circulação de materiais, usuários, periódicos, ebooks e fiscalização do contrato de manutenção do software.

Participação do Conselho Deliberativo, com 2 reuniões.

A demanda da CAPUFF, através de uma solicitação da mesma, discutiu-se, a possibilidade de mudança do número de patrimônio de livros, passar a ser somente o número de exemplar fornecido pelo Pergamum, em 8 reuniões, discutiu-se e preparou-se uma Minuta para solicitar um parecer da PROGER. Ainda estamos em discussão.

Coordenação do GT Catalogação, mesmo que limitado as pessoas da SPTE e GT Terminologia.

35 O retorno das reuniões de áreas com as suas coordenações formadas pelas Áreas de Ciências da Saúde, Exatas, Humanas e Multidisciplinares, para tratar das ações positivas realizadas pelas bibliotecas. Foi pedido uma reunião com a Coordenação de Bibliotecas, que foi realizada em 27/09/17.

Continuamos ainda que precisando de ajustes, com a produtiva parceria com a STI, presente na atualização da nova versão do Oracle da UFF que demandou muito do SPTE e da nova versão do Pergamum, realizada em agosto e culminou com a presença de um técnico da STI na comemoração do 4 aniversário do Pergamum data que tem sido comemorada todo ano com a realização de um Encontros nos quais procuramos conversar sobre nossas ações e trocar ideias com os operadores do Sistema, o que foi feito.

A ampliação das equipes da SIRE e da SPTE, com grande esforço da Superintendência de Documentação, de certa forma aconteceu, mas que infelizmente, ainda não conseguiu solucionar todos os nossos problemas, pois continuamos com afastamentos, licenças e proporcionalmente mais rápido que as novas aquisições de pessoas, as demandas continuam crescendo, exigindo dos que ficam uma sobrecarga de trabalhos que tornam-se ao longo dos anos severamente prejudicados. Tentamos, então, adequar as novas demandas e realizar as atividades dos planejamentos dos anos anteriores, que ainda se tornam viáveis, mas que não foram realizadas ou foram interrompidas pela sobrecarga de trabalho ou impossibilitadas de serem realizadas por motivos alheios aos nossos desejos.

A avaliação do Pergamum pelos colaboradores do Sistema de Bibliotecas, que está em andamento, será de fundamental importância para o planejamento das atividades tendo em vista as principais questões apontadas na etapa inicial:

 O sistema está bom, mas é preciso melhorar o acesso à Internet;  Melhoria na infraestrutura de TI e Rede;

 Possibilidade de mais treinamento;

 Ampliar da equipe que atua na gestão do Pergamum;  Integração com o IdUFF;

 Ampliar a comunicação em relação às estratégias de gestão do Pergamum;  Realizar avaliação contínua;

 Uso de indicadores de desempenho;

 Divulgação das demandas enviadas ao Pergamum para acompanhamento de todos;  Mais liberdade no uso do sistema;

 Divulgação das orientações de forma clara e documentada;  Avaliação do Pergamum pelos usuários;

 Implantação do módulo Aquisição e integração com as coordenações de cursos da UFF  Implementar o Controle de Vocabulário ao RI-UFF

Podemos verificar, no gráfico9 referente ao acervo catalogado por ano, um crescimento considerável dos itens catalogados na base bibliográfica do Pergamum. Atribuímos isso à consolidação do sistema, proposto como meta da CBI, em que a gestão se dedicou a estratégias e ações para maior segurança dos profissionais no manuseio do sistema, maior número de treinamentos, finalização dos manuais e divulgação para o uso e maior estabilidade das equipes, que foram menos movimentadas do que no ano anterior. Foram cadastrados 7.028 novos usuários, o que leva a crer que ainda são necessárias mais ações de divulgação das bibliotecas e serviços

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e uma estratégia de aproximação dos usuários com as bibliotecas. Outro dado que reforça essa necessidade é a queda no número de consultas: em 2017 foram 105.785, contra 152.964 consultas do ano anterior. Um número que também chama a atenção é a queda de 32.233 no número de empréstimos realizados. Entretanto, atribuímos a esse fato ao expressivo número de renovações online, 133.569, o que prova que as estratégias de consolidação do sistema aliados aos treinamentos do GT de Capacitação de Usuários têm sido efetivos na divulgação e uso dos recursos online. De 2015, quando o GT começou a atuar, até 2017 houve um aumento de aproximadamente 122,3% no número de renovações online.

Outra ação positiva que vale ressaltar, em 2017, é a utilização da lista de emails do sistema, em que constam todas as unidades, para divulgação e troca de materiais de consumo, equipamentos e itens bibliográficos entre as unidades. A Superintendência e a CBI seguem estimulando a prática, visando a melhor utilização dos recursos públicos e atendendo aos princípios de economicidade, finalidade e do interesse público na administração pública.

Com um orçamento de R$ R$ 398.781,68 foram adquiridos 3.895 exemplares de livros nacionais e estrangeiros para atender aos seguines cursos: Básico de Ciências da Saúde, Biblioteconomia (Niterói), Biomedicina (Nova Friburgo), Ciências Naturais (Pádua), Ciências Sociais (Campos), Cinema (Niterói), Direito (Macaé), Engenharia de Produção (Petrópolis), Geografia (Niterói), Hotelaria (Niterói), Matemática (Aterrado Volta Redonda), Matemática (Pádua), Nutrição (Niterói), Odontologia (Nova Friburgo), Produção Cultural (Rio das Ostras). Foram adquiridos também coleções da Dewey Decimal Classification (CDD) para atualização do material apoio ao serviço de processamento técnico do acervo em 6 bibliotecas do sistema.

O contingenciamento dos recursos orçamentários destinados à aquisição de bibliografia básica impactou, mais uma vez no processo de compra de livros para as bibliotecas do Sistema, considerando que muitas solicitações não puderam ser atendidas por ultrapassarem o financeiro disponibilizado para compra, existe atualmente uma uma demanda reprimida no valor de R$ 951.914,47 para aquisição, correspondendo a 5.823 exemplares. Esta situação é bastante preocupante se levarmos em consideração que a falta de bibliografia atualizada nas bibliotecas é um fator negativo dentro das avaliações de curso realizadas pelo MEC. Apesar disso, houve um crescimento considerável no acervo das bibliotecas, de 66,85% no número de títulos, devido a dois fatores: 1) doações, advindas de parcerias/solicitações das bibliotecas com outras instituições e ainda de doações feitas por usuários, professores e técnicos, totalizando 31.970 exemplares; 2) compras, advindas de verbas de convênios, totalizando um valor total de R$586.183,00, correspondentes a 19.056 exemplares.

Após a publicação da “Política para depósito de produção técnico-científica no RIUFF” em 03 de janeiro de 2017, observou-se um crescimento de 54,52% dos documentos depositados e publicizados no RIUFF. Este crescimento vem sendo observado desde a publicação da Instrução de Serviço SDC 01/2015 conforme mencionado em relatório anterior, reforçado este ano pela política. A alimentação do repositório continua sendo realizada pelas Coordenações de Curso, a partir de contato com a Seção de Informação Referencial (SIRE). Com auxílio do Grupo de Trabalho de Formação Continuada, 40 Bibliotecários do sistema foram capacitados de modo a treinarem suas coordenações de curso.

O planejamento da CBI para o ano de 2018 continuará priorizando as ações que vissem à ampliação da qualidade dos serviços prestados pelas bibliotecas do Sistema, tendo como foco a consolidação do Pergamum como software de gestão do acervo e dos serviços das 30 bibliotecas da UFF.

Ele será pautado nos principais programas em desenvolvimento atualmente pela CBI (Quadro 45) e busca a consolidação de um processo de atualização de recursos, tanto humanos como tecnológicos, realizado ao longo dos últimos anos. Neste sentido, consideramos que este planejamento será somente uma peça no planejamento global da SDC. Para efetivação de algumas destas ações estamos propondo uma reestruturação nas funções/atividades realizadas pelas Seções da CBI.

37 Quadro 41 - CBI: Programas em desenvolvimento

PROGRAMA OBJETIVO

Atualização do Acervo Garantir a atualização do acervo informacional das bibliotecas

Formação Continuada

Desenvolver ações para qualificação, integração social e aprendizagem dos bibliotecários, arquivistas e demais colaboradores do sistema de Bibliotecas e Arquivos da UFF, visando à qualidade e eficiência dos serviços prestados.

Capacitação de Usuários

Desenvolver ações voltadas à educação e à capacitação da comunidade acadêmica da UFF na busca e uso dos recursos informacionais disponíveis dentro e fora da Universidade, a fim de contribuir para o aprimoramento constante da competência informacional dos usuários.

Pergamum UFF

Dar continuidade ao Projeto de Modernização do Sistema de Automação das Bibliotecas, iniciado em 2011, através de ações que garantam a manutenção do sistema para utilização plena dos seus recursos, assim como a capacitação dos colaboradores.

Repositório Institucional da UFF Gestão e divulgação do Repositório Institucional da UFF.