Base de dados

A base de dados é uma ferramenta de marketing que, normalmente, se utiliza para a segmentação de grupos de consumidores, permitindo um melhor conhecimento do público e a descoberta de novos mercados. A base de dados também considera as diferenças e/ou igualdades dos clientes para que depois se possam desenvolver planos a fim de satisfazer as expetativas destes. Assim, torna-se imperativo saber o porquê e como os clientes compram os produtos e descobrir como comunicar com esses clientes.

McKim (1994, pág. 87), explica que “o trabalho da base de dados de

marketing é identificar constantemente os clientes, segmentando-os dentro de

Cross e Smith (1994, pág. 20), definem base de dados como “qualquer

processo de marketing através do qual as informações sobre os hábitos de uso, comportamentos, dados psicográficos ou demográficos sobre clientes ou potenciais clientes é guardada na base de dados da empresa e usada para

desenvolver ou prolongar o relacionamento e para estimular as vendas”.

Com a tarefa pretendia-se construir uma base de dados sobre possíveis patrocinadores e parceiros do evento, subdivididos em: alojamento, restauração, empresas e meios de comunicação.

Para que a tarefa fosse realizada com sucesso criei um documento Excel e fiz a subdivisão pedida: Folha 1 – Alojamento; Folha 2 – Restauração; Folha 3 – Empresas; Folha 4 – Meios de comunicação.

Logo na Folha 1 – Alojamento, o processo teve um critério simples, procurar hotéis de duas, três e quatro estrelas em conformidade com a localização e determinados serviços complementares. Comecei por procurar os hotéis na zona de Matosinhos com essas características e só depois alarguei a pesquisa para a zona do Porto e Maia. Aqui também incluí os Hostels, a Pousada da Juventude do Porto e a Residencial Universitária do Porto. De seguida, pesquisei os websites dos mesmos e retirei a informação necessária (localidade, rua, contactos e e-mail) e criei a respetiva base de dados. Esta base de dados ficou com vinte e quatro tipos de alojamentos. Posteriormente, enviei a informação para o departamento de marketing (comercial) para serem feitos os contactos. Em seguida, informavam-me das respostas e eu atualizava a base de dados.

Com a nova informação recebida, acrescentei novas colunas à direita na tabela, como: o nome do responsável, o contacto e e-mail pessoal, timing abordagem/concretização, objetivo qualitativo/quantitativo e fecho data/observações.

Assim, a informação ficava sempre centralizada num único documento, não havendo dispersão da mesma.

Relativamente à Folha 2 – Restauração, o processo de escolha confinou- se à área de Matosinhos e Leça da Palmeira. Isto porque, sendo um negócio local não parecia adequado alargarmos a outras áreas, onde não haveria o mesmo impacto. Aqui a opção passou por dois fatores: (1) o evento tendo por parceiro a Câmara Municipal de Matosinhos e esta querendo projetar a marca

World’s Best Fish, tentámos associar os restaurantes que se encontram

inseridos nesta marca; (2) contactámos ainda restaurantes que já se haviam associado a alguns eventos e sabíamos que, inclusive, eram patrocinadores de alguns clubes desportivos.

Depois o restante processo foi idêntico ao anterior criando uma tabela com as informações básicas da restauração. O resultado foi a criação de uma base de dados com noventa e cinco restaurantes.

Aqui a alteração feita foi a integração de uma coluna “Promotor”, colocando o nome do comercial que iria abordar o restaurante e uma coluna final “Percentagem de fecho”, com o objetivo de avaliar a fase em que se encontrava o processo negocial.

Quanto à Folha 3 – Empresas, o seu processo já foi mais demorado, visto que aqui se encontrava a principal fonte de receita da organização. Portanto, fiz um estudo de mercado muito criterioso.

Comecei por pesquisar todos os clubes desportivos (de todas as modalidades) do concelho de Matosinhos. Identifiquei, então, todos os seus patrocinadores (de referir que alguns, sendo da área da restauração, já constavam da Folha 2) e registei-os na base de dados. Maioritariamente, as empresas eram do próprio concelho. Seguidamente, alarguei a pesquisa para o concelho da Maia e procedi de igual forma, finalizando este processo com os clubes do concelho do Porto.

Posteriormente, pesquisei alguns eventos não-desportivos ocorridos no concelho de Matosinhos e identifiquei outras empresas que ainda não tinham sido colocadas na base de dados. Depois da pesquisa, fiz a inserção de seiscentos e noventa e quatro empresas na base de dados. De seguida,

pediram-me para dividir a lista das empresas e distribuí-las, pelos promotores disponíveis, de uma forma equitativa. Portanto, contactei-os para avaliar da sua disponibilidade e me inteirar da sua localização. Em todo este processo, tentei gerir eficientemente a distribuição dos promotores residentes nos concelhos de Matosinhos, Valongo, Gondomar, Maia e Porto, tendo em conta a sua localização e a sua disponibilidade para realizarem viagens mais distantes.

Para a última folha, Folha 4 – Meios de comunicação, comecei por pesquisar e registar os meios de comunicação local e só depois alarguei para os meios de comunicação nacional. O resultado foi de vinte e três meios de comunicação.

Outra base de dados que elaborei foi com o registo de informações sobre os clubes nacionais e internacionais.

Inicialmente, o pedido foi só para elaborar uma base de dados com os melhores clubes dos Países Nórdicos. A opção teve a ver com o facto de serem considerados países com alto poder económico.

Criei, ainda, uma tabela Excel com as seguintes colunas: País, Clube, Responsável, Função, Contacto, Site, E-mail, Zona, Morada, Ligar, Envio Informação, Resposta. Os países considerados foram: Suécia, Noruega, Finlândia, Dinamarca, Estónia, Islândia e Ilhas Faroé.

Por iniciativa própria, na mesma base de dados, criei uma nova folha, integrando clubes nacionais, onde coloquei alguns clubes com contactos privilegiados para, em caso de necessidade, a organização poder recorrer.

Os resultados foram de trinta e sete clubes nórdicos e vinte clubes nacionais.