Cálculo do custo de execução dos serviços

Os serviços executados por uma empresa de prestação de serviços técnicos podem ser decompostos em outros serviços de menor vulto (definidos nos modelos como tarefa e operação) por serem na verdade uma combinação destes. Considerando os modelos clássicos de planilhas orçamentárias de serviços de engenharia, verifica-se que estas são obtidas através de composições que determinam o custo dos serviços pela combinação do quantitativo de consumo de material e dos tempos de emprego de equipamentos e de mão-de-obra, o que se enquadra dentro das necessidades de valoração para a composição de custos de serviços. Assim, este modelo de valoração é considerado adequado por possibilitar a alocação de recursos efetivamente consumidos na produção dos serviços.

3.2.5.1 Atividades primárias

Dentro da proposta de simplificação de análise, as atividades primárias são os serviços produzidos pela empresa tal como são vendidos aos clientes, que serão analisados a partir do real consumo de recursos que exigem, tanto materiais quanto humanos e de equipamentos, medidos de forma direta através de medições de consumo sob as diversas condições de variação a que são passíveis e que resultam em variações que podem ser significativas em termos de consumo de recursos.

124 As atividades primárias são portanto aquelas cujo objeto de custo é o produto, ou seja, os serviços.

As análises podem ser executadas através de simulações de execução, o que favorece a obtenção de dados preliminares que serão as bases iniciais de comparação ou do acompanhamento da execução real das atividades durante a prestação dos serviços, o que permite uma avaliação muito mais real dos dados medidos.

Estas duas formas de obtenção de resultados devem ser cultivadas por favorecerem aspectos importantes como o aprimoramento de mão-de-obra, o treinamento, a identificação e eliminação de atividades não agregadoras de valor (NVA) e principalmente a busca de um maior controle sobre as condições de execução.

O cálculo do custo dos serviços, passa a ser obtido de forma direta através de uma planilha eletrônica ou de um sistema informatizado de orçamentos, hoje acessíveis às pequenas empresas por apresentarem custos relativamente baixos em relação aos benefícios obtidos com sua utilização. Estes custos estão na ordem de U$ 300.00 a U$ 700.00 (em dólares americanos).

125 A definição da medida de saída das atividades primárias é automática, pois é a mesma medida utilizada na cobrança dos serviços.

As simplificações propostas possibilitam a eliminação das seguintes tarefas :

a) de estimar freqüências para as atividades;

b) de efetuar o rastreamento das atividades e a determinação do objeto de custo;

c) de determinar a quantidade executada de um mesmo serviço no período em que os custos foram levantados para permitir a distribuição dos custos entre cada um dos serviços executados. Como os custos indiretos estão alocadas no cálculo do overhead não existem custos indiretos distribuídos em cada atividade primária, somente os custos diretos de execução. As quantidades serão necessárias apenas para determinação de quanto se pode gerar de receita a partir de ganhos obtidos nas tarefas ou operações que compõem a atividade.

126 Outro ponto importante é o fato de que a classificação das tarefas e operações que formam a atividade é definida em tempo de aplicação da metodologia, através da análise efetuada durante as observações das atividades, tarefas e operações e medição dos tempos de execução ou simulação, o que permite esclarecer as dúvidas a respeito.

3.2.5.2 Roteiro de cálculo do custo das atividades primárias

Para calcular o custo de produção dos serviços (atividades primárias) propõe-se empregar o método de medição de tempos de mão-de-obra e de recursos e de material consumido por ser a forma mais adequada de obtenção de dados confiáveis para as empresas em questão.

Para executar esta etapa será necessário, para cada um dos serviços oferecidos, efetuar os seguintes passos :

a) montar planilha com o registro de tempos medidos de consumo de mão-de-obra e do material e dos tempos de utilização de equipamentos e ferramentas;

127 b) valorar os itens de consumo de mão-de-obra, material, ferramental

e equipamentos pelos seus respectivos custos unitários que deverão ser compatibilizados às mesmas unidades de medida. Para isto é necessário estimar a durabilidade de equipamentos e ferramentas;

c) agrupar todas as tarefas e operações que formam uma atividade funcionalmente completa, ou seja, passível de cobrança. Um exemplo deste conceito é o caso de instalação de uma tomada elétrica onde são necessárias diversas tarefas e operações como instalar a tubulação, instalar o cabo, instalar a tomada e energizar a tomada, entre outras menores, mas que, só após todas concluídas, é que será garantida a funcionalidade;

d) definir a unidade de saída conforme as características da execução de serviços técnicos, e dos conceitos estabelecidos pela metodologia proposta; a unidade final de saída é uma unidade fisicamente mensurável (metro, unidade, ponto, ...), funcionalmente completa e, por conseguinte, passível de cobrança ao cliente.

128 3.2.5.3 Medições de Tempo

Objetivando a obtenção de medidas confiáveis para os parâmetros a serem utilizados no cálculo da composição dos custos das atividades, e considerando ainda que é preciso estabelecer uma base comparativa que possibilite a avaliação dos resultados obtidos, é proposta deste trabalho que as medidas de tempos sejam executadas da seguinte forma :

a) sejam efetuadas por observador experiente no serviço e independente, que não esteja participando diretamente da execução dos serviços;

b) sejam efetuadas anotações referentes às condições de execução que causem alterações nos tempos de execução, afetando de forma importante ou mesmo moderada a produtividade.

Exemplos : Condições ambientais do local, dificuldade de acesso e restrições que afetem o trabalho;

129 c) que sejam também medidas em tempo de execução nos locais de

trabalho, não sendo admitidas apenas simulações, sob pena de dispor-se apenas de dados sem consistência;

d) após dispor de dados reais, devem ser verificados os tempos de execução dessas mesmas atividades em simulações nas seguintes situações:

− executados por pessoal pouco qualificado sem equipamentos facilitadores;

− executados por pessoal pouco qualificado com equipamentos facilitadores;

− executados por pessoal qualificado sem equipamentos facilitadores;

− executados por pessoal qualificado com equipamentos facilitadores.

130 Todas as comparações devem ser avaliadas tomando-se por base, não só os dados para o custeio dos serviços, mas também os padrões de qualidade obtidos em cada uma das situações. Estas deverão estar de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos pela empresa sob risco de inutilidade de qualquer dado obtido sem que esta condição seja atendida.

As avaliações de tempo serão efetuadas por meio de uma planilha conforme o modelo proposto na figura 24, onde são listadas cada uma das tarefas ou operações executadas. Assim, é possível a análise de cada uma delas e sua conseqüente classificação como agregadora de valor (VA), não agregadora de valor (NVA) ou secundária (SEC).

Descrição da Tarefa ou Operação Pessoal não qualificado sem equipamentos especiais Pessoal não qualificado com equipamentos especiais Pessoal qualificado sem equipamentos especiais Pessoal qualificado com equipamentos especiais Classificação VA / NVA

Figura 24 : Resumo medição de tempos padrão de execução de tarefas ou operações de cada atividade analisada

MEDIÇÕES DE TEMPO DE EXECUÇÃO DE SERVIÇOS Serviço :

131 3.2.5.4 Montagem da Composição de Custos

Uma vez disponíveis os quantitativos de materiais empregados e medidos os tempos de utilização de mão-de-obra e de cada um dos recursos necessários para execução dos serviços (ferramentas, aparelhos, etc.), o trabalho resume-se em efetuar o lançamento destes valores (quantitativos e tempos) e dos seus respectivos custos unitários em uma planilha de cálculo ou em um sistema informatizado de orçamento, que efetuará os cálculos referentes à atividade.

Uma importante informação que a composição de custos de serviços permite visualizar é o peso dos encargos sociais nos custos de cada serviço que pode ser bastante significativo no caso de serviços com maior participação do item mão-de-obra sobre os demais componentes do serviço. Isto ocorrerá sempre que a participação dos materiais e insumos for insignificante diante da quantidade de mão- de-obra aplicada no serviço , o que ocorrerá em diversos casos no setor de prestação de serviços técnicos.

132

Figura 25 : Modelo de Composição de custos de serviços