C ONTROLO INTERNO

O controlo interno surge, nas organizações, como consequência do crescimento destas. De facto, a globalização dos mercados e os novos cenários de competitividade passaram a exigir às empresas e às organizações uma capacidade cada vez maior de adaptação a mudanças rápidas que ocorrem nos mercados e no seu contexto de atividade, obrigando a alterações nas estruturas organizacionais, normas, procedimentos, maneiras de agir e nos sistemas de informação.

Assim, por forma a assegurar uma economia eficiente, a eficácia das operações, a confiança da informação financeira, a conformidade com a legislação e regulamentação aplicável, e a salvaguarda dos ativos, é necessário a existência de um

sistema de controlo interno6, rigoroso e exigente, de acordo com os riscos do negócio das organizações.

Atualmente, nenhuma organização, independentemente da sua dimensão, pode exercer a sua atividade sem ter implementado um sistema de controlo interno, ainda que este seja muito rudimentar. O sistema verificar-se-á ser tanto mais sofisticado quanto maior for a dimensão da organização e quanto mais complexas se tornarem as suas atividades (Costa, 2014).

O Tribunal de Contas (TC) define controlo interno como sendo:

U aà fo aà deà o ga izaç oà ueà p essupõeà aà exist iaà deà u à pla oà deà sistemas coordenados destinados a prevenir a ocorrência de erros e irregularidades ou a minimizar as suas consequências e a maximizar o dese pe hoàdaàe tidadeà oà ualàseài se e à(Tribunal de Contas, 1999, p. 47). Por outro lado, compreender o plano da organização e todas as suas operações é vantajoso porque proporciona a existência de uma adequada segregação de responsabilidades funcionais; garante também um controlo contabilístico razoável acerca dos ativos, passivos, réditos e gastos devido à implementação de um sistema de autorização e procedimentos de registos; estabelece quais as práticas a serem seguidas no desempenho das funções de cada unidade da organização e, por fim, permite associar pessoal de qualidade com as respetivas responsabilidades (Costa, 2014).

Deste modo, a organização garante a eficiência operacional e permite a melhoria dos processos empresariais e os seus resultados, fazendo assim com que o controlo interno seja um dos meios utilizados por esta para conseguir atingir os objetivos estabelecidos.

O sistema de controlo interno de uma entidade abrange o plano de organização de todos os métodos e medidas por esta adotados, compreendendo seis componentes

6 _{Oà siste aà deà o t oloà i te oà e glo aà todas as políticas e procedimentos (controlos internos)}

adotados pela gestão de uma entidade que contribuem para a obtenção dos objetivos da gestão de assegurar, tanto quanto praticável, a condução ordenada e eficiente do seu negócio, incluindo a aderência às políticas da gestão, a salvaguarda de ativos, a prevenção e deteção de fraude e erros, o rigor e a plenitude dos registos contabilísticos, o cumprimento das leis e regulamentos e a preparação tempestiva de i fo aç oàfi a ei aà edí el (DRA 410, 2000).

interligados, os quais são: (i) ambiente de controlo, que significa a atitude geral, a consciencialização e as ações da gestão e do órgão de gestão a respeito do sistema de controlo interno bem como a sua importância dentro da entidade, constitui o ponto de partida para os outros componentes do controlo interno, proporcionando disciplina e estrutura; (ii) processo de determinação/avaliação do risco da entidade, que consiste na identificação, análise e gestão dos riscos relevantes na preparação das demonstrações financeiras para que sejam apresentadas de forma verdadeira e apropriada em conformidade com os princípios contabilísticos geralmente aceites; (iii) atividades de controlo, ou seja, as políticas e procedimentos que ajudam a assegurar que as diretivas da gestão estão a ser executadas; (iv) informação, isto é, analisar a qualidade do sistema de informação, que compreende tarefas como o registo, processamento, resumo e relato das transações da entidade (no caso do sistema contabilístico da empresa), que influencia a capacidade da administração da empresa tomar decisões apropriadas, no que respeita ao controlo das atividades da entidade, e de produzir relatos verdadeiros e apropriados; (v) comunicação, que é a identificação, recolha e troca de informação por forma a proporcionar uma compreensão das funções e responsabilidades individuais, no que diz respeito ao controlo interno sobre o relato financeiro; e, (vi) monitorização, que corresponde ao processo que avalia a qualidade do desempenho do controlo interno ao longo do tempo, sendo que este é alcançado através da monitorização permanente dos procedimentos (DRA 410, 2000).

O controlo interno compreende o controlo interno administrativo e o controlo interno contabilístico (Costa, 2014).

O controlo interno administrativo inclui o controlo hierárquico e todos os procedimentos e planos da organização relacionados com os processos de tomada de decisão que conduzem à autorização das transações pelo órgão de gestão, e que com conhecimento e autorização dos responsáveis têm como finalidade a obtenção dos objetivos da organização (Ibidem). Desta forma, este tipo de controlo interno acompanha com rigor todos os planos, políticos e objetivos, definidos pelos responsáveis e, de acordo com Bilhim (2005), compreende a direção e supervisão dos fluxos de trabalho, especificando como, por quem, com que grau de precisão ou fiabilidade, entre outros.

Por outro lado, o controlo interno contabilístico ou financeiro inclui e estabelece um plano da organização e de todos os registos no que diz respeito a garantir a salvaguarda de ativos, com a fiabilidade e confiança que inspiram os registos contabilísticos, de modo a facilitar a revisão das operações financeiras autorizadas pelos responsáveis (Costa, 2014).

O estabelecimento e a manutenção de um sistema de controlo interno é uma das funções do órgão de gestão que mais relevância tem. Independentemente de estar bem concebido isso não significa que este esteja operativo. E ainda que esteja operativo os objetivos anteriormente mencionados podem não estar a ser alcançados visto que este pode estar afetado por limitações inerentes ao controlo interno, tais como irregularidades, fraudes, ocorrência de erros humanos devido à falta de cuidado, distração, má compreensão das instruções, etc (Ibidem). Podem ainda constituir limitações a um bom sistema de controlo interno a falta de interesse por parte do órgão de gestão na sua manutenção bem como a relação custo/benefício. A implementação de um sistema de controlo interno acarreta custos às empresas, custos estes que não são possíveis de quantificar (a gestão recorre a estimativas e julgamentos quantitativos) (Ibidem). Por vezes, verifica-se que as empresas descuram dos custos de manutenção dos sistemas porque verificam que os custos que lhe estão inerentes são superiores aos benefícios que dele se obtêm.

Representam também fatores limitativos da implementação de um sistema de controlo interno com sucesso: quando se constata que a maioria das transações realizadas pela empresa são correntes, quer isto dizer que, muitas vezes, quando as transações não fazem parte da rotina da empresa não sofrem qualquer tipo de controlo; a mudança de elementos da gestão da empresa ou outro pessoal e alterações no mercado ou na indústria em que esta se insere, na medida em que, se criam condições para que os procedimentos até então em vigor se tornem inadequados e originando uma deterioração nos procedimentos; a dimensão da empresa; a existência de erros humanos; fraudes e a utilização de informática (Ibidem).