Características dos workflows

O workflow, trata de descrever etapas dos processos de uma organização e das pessoas envolvidas, tendo em conta a entrada e saída de informação necessária e as ferramentas essenciais para a realização de cada tarefa ou passos dos processos de negócio, um programa de automação de worflows conhece todos os procedimentos, etapas e regras de cada processo podendo determinar se o processo está disponível para avançar para a próxima etapa.

Um workflow é composto por estados, ações e funções de transição, que se articulam entre si de forma a definir um processo.

Os estados são as etapas de um processo, "a state defines the current status of an item in the worflow" (LAAHS, MCKENNA, & VICKERS, 2002) entende-se por estado o momento em que o processo ou documento está num dado ponto do workflow, entre ações "a status represents the state of an issue at a specific point in your workflow. An issue can be in only one status at a given point in time" (ATLASSIAN, 2017),

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independentemente do número de estados de um workflow, existem sempre dois obrigatórios, o estado inicial, aquando da entrada de um documento, que faz desencadear o workflow, e o estado final, quando o workflow termina.

As ações são constituídas por tarefas que devem ser realizadas para que o worflow possa avançar, "the action can be associated with a condition expression and an action script procedure. Once an action occurs that meets the current state and condition expression, the script defined in the action script procedure is executed" (LAAHS, MCKENNA, & VICKERS, 2002), as ações podem ser realizadas pelos colaboradores ou serem automáticas, em que o próprio sistema resolve, compreendendo o cumprimento de um ou mais objetivos "the occurrence of an event fires a transition if (i) the machine is in the source state of the transition, (ii) the type of the event occurrence matches the event description of the transition, and (iii) the condition of the transition holds. The event (also called trigger), condition (also called guard), and action parts of a transition are all optional" (LAAHS, MCKENNA, & VICKERS, 2002).

As funções de transição são resultado das ações, podendo ser opções derivadas das ações ou resultados das tarefas que constituem as ações "A transition is a link between two statuses that enables an issue to move from one status to another. In order for an issue to move between two statuses, a transition must exist. A transition is a one-way link, so if an issue needs to move back and forth between two statuses, two transitions need to be created" (ATLASSIAN, 2017).

Assim, para cada estado que se cria, está associada pelo menos uma ação, da execução dessas ações resultam as funções de transição, que conduzem a um novo estado, até o processo chegar ao seu estado final e terminar, "For each step an item must go though in your process, you add a state to your workflow. Then, you create appropriate transition actions to connect your states and designate the flow of your business rules" (LAAHS, MCKENNA, & VICKERS, 2002).

Os workflows, podem tanto estar ativos como inativos no sistema, isto porque existem pequenas diferenças entre a edição de um workflow inativo e ativo, a maioria dos sistemas colocam restrições sobre as modificações que se podem fazer num worflow ativo, devido ao impacto que as alterações podem ter nos projetos.

Um workflow inativo, "is a workflow that is not currently being used by any projects. Because there are no issues currently transitioning through an inactive workflow, you can edit the workflow's steps and transitions directly" (ATLASSIAN, 2017), no entanto no que toca aos workflows ativos "is a workflow that is currently being

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used by one or more projects" (ATLASSIAN, 2017), por esta questão existem sistemas que bloqueiam qualquer alteração que se possa querer fazer, de forma a não interferir em projetos ativos, evitando criar bottlenecks, criando rascunhos, que se podem então modificar, quando terminada a alteração pode-se publicar o rascunho e, opcionalmente, salvar o workflow original como um backup inativo.

A implementação de sistemas de gestão de workflow, trazem bastantes vantagens às organizações, quando integrados na gestão documental, com a automatização dos processos, a eliminação de repetições (quer de tarefas quer de documentos), a coordenação de recursos, e a gestão de tempo, contribuem significativamente para a eficiência e eficácia do sistema, e consequentemente da organização, facilitando a forma como as organizações lidam com uma concorrência global, "providing methodologies and software to support (i) business process modelling to capture business processes as workflow specifications, (ii) business process reengineering to optimize specified processes, and (iii) workflow automation to generate workflow implementations from workflow specifications" (KO, 2009).

Os principais benefícios que se podem identificar nos workflows são, a possível eliminação da documentação em papel, diminuindo os custos de produção e de armazenamento, sendo que a manipulação eletrónica de documentos permite ainda o arquivo e recuperação de informação de forma simplificada com a habilidade de rapidamente se conseguir rastrear as informações submetidas, "work not forgotten, shorter learning time, data transfer, process improvement, easier to make changes, decentralisation, workflow can be used in combination with other systems" (AGUILAR- SAVEN, 2004), eliminando o tempo de espera entre atividades com a automatização de algumas tarefas e com a descentralização é viável o acesso remoto, possibilita a mobilidade dos utilizadores, além de permitir ter conhecimento dos responsáveis de cada tarefa do processo, devido à definição de utilizadores para as tarefas e respetivo registo de realização, garantindo assim a integridade dos processos.