CARACTERIZAÇÃO DA UNIDADE OBJECTO DO
ESTUDO
3.1 INTRODUÇÃO
As OGFE19 com a designação que hoje lhe conhecemos são um estabelecimento que
data de 1969 e que continua em actividade nos nossos dias. No entanto este Estabelecimento Fabril do Exército começa a contar-nos a sua história no século XVIII, e como tal desde que foram levantados os primeiros edifícios fabris até chegarmos aquilo que conhecemos hoje foi sujeito a alterações e reformas para que se adaptasse às necessidades do seu tempo e pudesse ser útil e capaz de cumprir a sua missão até aos nossos dias.
As OGFE têm antecedentes distantes pois o Edifício-sede situado no Campo de Santa Clara, foi construído nos inícios do séc. XVIII para casa titular dos Castros, Condes de Resende e Almirantes de Portugal, que nele residiram até meados do séc. XIX. Em 1880 foi adquirido por Henry Burnay que o recuperou e vendeu, em 1884, ao Ministério da Guerra para nele ser instalado o Quartel do Regimento Artilharia Nº4 do Campo Entrincheirado de Lisboa.
Aquilo que hoje corresponde à zona industrial que está situada no Largo Dr. Bernardino António Gomes, integra edifícios do 3º quartel do séc. XVIII, construídos sobre as ruínas do Mosteiro de Santa Clara, arrasado pelo terramoto de 1755. Neles funcionaram, sucessivamente, a Fábrica de Armas, a Fábrica de Equipamentos e Arreios e a Fábrica Militar de Santa Clara (FMSC).
A Zona Social situa-se no Largo do Outeirinho da Amendoeira, e compõe-se de três edifícios construídos em 1942, para neles ser instalada a Fábrica de Calçado, no local da antiga Fundição de Canhões (Fundição de Cima) do Real Arsenal do Exército. Neles também funcionaram, até 1999, os Serviços Sociais, os Serviços de Informática, os
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A caracterização do estabelecimento é complementada com o Apêndice A e com os Anexos A, B, C, D, E e F.
Serviços Gerais (Apoio) e os Serviços Comerciais. Actualmente, ainda neles funcionam a Secção de Apoio Geral e Manutenção, dos Serviços Gerais, que compreende os sectores de Transportes e a Manutenção Auto.
O Centro Comercial do Porto está instalado no denominado Edifício «Sacré Coeur», que foi dos jesuítas, situado na Rua da Boavista, e que, inicialmente, compunha-se de capela e casa de dois andares com águas-furtadas, além dos quintais. Mais tarde, em 1966 e 1973, pela necessidade de ampliação das instalações do Centro Comercial, foram adquiridas as casas contíguas, a particulares.20
3.2 LEVANTAMENTO DO CONTROLO E GESTÃO DE
EXISTÊNCIAS NAS OGFE
Para realizar o levantamento do controlo e gestão de existências existente nas OGFE recorreu-se maioritariamente às entrevistas21 exploratórias realizadas aos chefes de serviço e ao subdirector das OGFE22.
Apesar de este ter sido o principal método utilizado nesta tarefa, directa ou indirectamente existiram outros métodos de investigação que contribuíram com maior ou menor relevância para a sua descrição.
Entre os métodos atrás referidos, são a meu ver de enunciar a reunião referenciada anteriormente e ainda o facto de me encontrar no estabelecimento durante o horário de trabalho do mesmo, possibilitando isto um contacto mais próximo com os responsáveis pelos vários serviços.
Esta fase da investigação revela-se de extrema importância já que com os dados obtidos, vai ser possível delimitar cada vez mais o estudo.
3.3 ENTREVISTAS
Depois de realizar as entrevistas aos principais responsáveis pelo controlo e gestão de existências existente no estabelecimento foi possível definir como este é realizado.
Existe controlo de existências, este é realizado de dois modos distintos, fisicamente através da inventariação e informaticamente.
20 Informação retirada do sítio na internet das OGFE. 21 Guião da entrevista no Apêndice B
Todo o pessoal que lida com as existências existentes está regulado pela norma interna de gestão de armazéns que contém as suas atribuições e competências. O modo de funcionamento dos armazéns está organizado com o auxílio de vários documentos como guias de recepção, guias de encaminhamento, guias de remessa e guias de transferência. Contudo esta não é a única norma interna, pois existe outra para a inventariação dos armazéns. Pelas entrevistas realizadas foi possível apurar que as normas existentes são aplicadas e cumpridas sendo preocupação permanente a sua actualização. Para reduzir o número de erros a norma da inventariação dos armazéns foi actualizada, pois anteriormente quando eram recebidas existências num armazém era realizada a contagem pelo funcionário de armazém e de seguida era enviado um documento para que fosse registado informaticamente, contudo o funcionário não recebia a confirmação se as quantidades inseridas no sistema estavam de acordo com as suas contagens, com esta alteração este ciclo é concluído e não deixa margem para dúvidas. Já foi referido que o controlo realizado no estabelecimento passa pela informática, a aplicação informática utilizada funciona no sistema operativo AS 400 IBM. Esta é uma importante ferramenta utilizada no controlo. Esta possibilita conhecer em que armazém se encontram as existências, as quantidades disponíveis e a partir desta é ainda possível retirar dados para o Excel onde são tratados individualmente para realizar uma análise ABC que pode ser realizada individualmente ou ao conjunto dos armazéns. Na mesma tabela de Excel as existências estão também classificadas por prioridades, as que estão classificadas na 1ª prioridade (NR1) não têm stock suficiente para 3 meses de consumo e o montante de encomendas por satisfazer é superior ao stock existente. Os classificados na 2ª prioridade (NR2) têm stock suficiente para o consumo de 3 meses, mas as encomendas por satisfazer são superiores a esse stock. As existências classificadas na 3ª prioridade (NR3) não têm stock suficiente para 3 meses de consumo, mas as encomendas para satisfazer não são superiores a esse stock.
Os armazéns dos Serviços Comerciais têm as suas existências apenas inseridas e codificadas na aplicação informática, as existências do Centro Comercial além da codificação informática, estão ainda identificadas com códigos de barras que possibilitam a leitura óptica.
Os stocks nas OGFE são mantidos com o objectivo de suprir as suas necessidades e dos seus clientes em tempo oportuno, evitando assim a perda de clientes por ruptura de stocks. Actualmente tem sido objectivo das OGFE a diminuição dos stocks e o seu consequente aumento de rotação, esta posição está relacionada com a conjuntura actual do estabelecimento de falta de liquidez, isto leva a que raramente se possa usufruir de descontos de quantidade nas compras realizadas. Anualmente os Serviços Comerciais realizam consultas ao mercado para a aquisição de matérias-primas e produtos de
comercialização, as quantidades a adquirir são baseadas no consumo médio dos últimos dois anos, contudo existe uma grande dificuldade em adquirir as existências necessárias em tempo oportuno pois o maior cliente das OGFE é o Exército e no inicio de cada ano o estabelecimento não tem conhecimento das quantidades de fardamento e equipamento que serão encomendados ao longo do ano, esta situação dificulta o planeamento das existências necessárias a adquirir.
A valorização das existências é realizada com base no custo médio ponderado. O controlo físico das existências não é realizado de igual modo em todo o estabelecimento, no Centro Comercial é realizada a contagem manual das existências, a consulta da aplicação informática e as leituras ópticas realizadas aos códigos de barras. Nos armazéns que são controlados pelos Serviços Comerciais é efectuada a contagem manual das existências e a consulta da aplicação informática. Nos Serviços Industriais ao ser recebida uma ordem de manufactura vinda dos Serviços Comerciais, baseada numa requisição de um cliente são elaboradas ordens de trabalho nos Serviços Industriais. De seguida é necessário pedir a matéria-prima aos armazéns, com requisições preparadas com ajuda dos módulos de fabrico. Ao ser recebida a matéria-prima nos Serviços industriais, por exemplo tecido, este é medido com ajuda de equipamento apropriado além de simultaneamente se realizarem testes de qualidade que identificam os defeitos e os classificam numa escala de cores consoante a sua dimensão e gravidade.
Nos armazéns não existe qualquer tipo de sistema de localização de existências, no entanto estão organizados de modo a que os vários artigos da mesma tipologia se encontrem juntos. Não existindo nenhum registo do local dentro do armazém onde estes se encontram, cabe aos funcionários do respectivo armazém a memorização do local onde se encontram os vários artigos.
Aquando da recepção de materiais nos armazéns a factura é confrontada com a nota de encomenda e o funcionário encarregue do armazém elabora uma guia de recepção e verifica as existências fisicamente. Todas as existências que saem e entram em armazém passam pelo armazém de recepção/expedição, depois de realizadas as tarefas anteriormente referidas é preparada uma guia de transferência para o armazém onde as existências vão permanecer. Chegados ao armazém são verificados e conferidos novamente pelo funcionário responsável de armazém, sendo de seguida registados informaticamente por um funcionário administrativo.
Na ocasião em que existe a encomenda de um cliente a Secção de Vendas é responsável por verificar se existe disponibilidade dos artigos necessários em armazém. Se não existir é direccionado um pedido à Secção de Compras para adquirir as existências necessárias. Se houver artigos suficientes é enviada uma ordem de
fornecimento aos armazéns, esta origina uma guia de transferência para o armazém de recepção/expedição. É então emitida uma guia de remessa pelo encarregado do armazém23 que de seguida é validada pelo cliente dando por fim origem a uma factura
emitida pela Secção de Vendas.
A Secção de Armazéns é responsável por todos os movimentos e controlo das existências onde se inclui a movimentação, recepção, expedição e entrega.
A partir da análise ABC realizada os produtos são classificados em função do seu valor e quantidade, resultando daí um controlo apertado nas matérias-primas como tecidos (uniforme B e Gore-Tex) e nos produtos acabados (botas, vestuário Gore-Tex).
Devido às dificuldades de planeamento24 sentidas pelo Exército o estabelecimento não
tem grande precisão nas suas próprias previsões. A sua grande dependência deste cliente25 reflecte-se em dificuldades acrescidas na gestão de existências a realizar pelas OGFE.
As principais dificuldades sentidas nos Serviços Comerciais que não estão sob controlo do estabelecimento são as acima referidas, quanto ao Centro Comercial a grande dificuldade está relacionada com a conjugação da oferta e da procura. A missão do Centro Comercial passa por fornecer à família militar produtos de qualidade a preços módicos então devido às actuais dificuldades existem inúmeros produtos que são colocados pelos fornecedores à consignação possibilitando assim a redução dos custos com as existências adquiridas. O Centro Comercial tem características muito específicas como a correlação das vendas com a moda, então um problema existente aqui são os monos26. Os valores apresentados não são referentes apenas ao Centro Comercial, no
entanto alguns destes monos fazem parte de artigos que estão desactualizados ou no caso do vestuário, fora de moda.
Nos Serviços Industriais são referidas dificuldades como a obtenção de matéria-prima e por vezes a sua falta de qualidade. Com encomendas cada vez menores de matérias- primas, acrescidas de prazos de entrega das mercadorias curtos o número de fornecedores que se disponibiliza a satisfazer as necessidades das OGFE é cada vez menor, esta situação torna-se um problema pois com a oferta cada vez mais reduzida a qualidade dos produtos adquiridos acaba por ser prejudicada não restando grande margem de manobra.
23 Apêndice D 24 Anexo G 25 Anexo H 26 Anexo I