Capítulo III – Enquadramento do Turismo de Negócios e Segmento
4.6 Caracterização de Espaços para Eventos Meetings Industry
Cada tipo de evento tem as suas próprias necessidades ao nível de instalações. Alguns eventos requerem grandes espaços e outros exigem salas de reuniões de menores
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dimensões. Um único evento pode utilizar diferentes tipos de espaços, desde salas de exposições, breakout meeting rooms, sala anfiteatro e sala de banquetes. A maior parte das instalações para eventos de negócios oferecem espaços flexíveis que podem ser transformados conforme as necessidades do evento. Apresenta-se na Figura 4.20 os principais atributos de vários tipos de eventos e de espaços utilizados e na Figura 4.21 apresentam-se diferentes formatos de salas vocacionadas para reuniões de pequena e média dimensão.
Figura 4.20 – Tipos de Eventos e Espaços Utilizados
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Figura 4.21 - Formatos de Salas Vocacionadas para Reuniões de Pequena e Média Dimensão.
Classroom: escola; Theatre: plateia; Cabaret; Boardroom: reunião; “U”shape: formato em
“U”; Banquet: banquete.
Embora este capítulo foque apenas os espaços em que as reuniões são realizadas, é importante realçar o papel igualmente vital de outros tipos de serviços que contribuem para o sucesso das reuniões, nomeadamente, equipamento audiovisual, telecomunicações (conferências vídeo), tradutores-intérpretes, catering, entre outros.
O mercado dos espaços de reuniões é representado por uma grande variedade de venues com diferentes características quer em tamanho, quer em equipamentos e serviços. Para Rogers (2008: 56) em teoria, praticamente qualquer tipo de edifício poderá ser promovido a uma sala de conferências. Neste contexto, apresentam-se algumas das principais estruturas que são capazes de satisfazer o segmento MI:
Hotéis – são locais cuja principal actividade consiste na prestação de serviços de
alojamento e de outros serviços acessórios ou de apoio. Nas últimas décadas, os hotéis têm reconhecido, cada vez mais, as vantagens em terem espaços para reuniões. Segundo G. V.
Smith48 mesmo os hoteleiros que consideravam as reuniões como uma actividade menor,
de baixa temporada, útil nos meses mais calmos, como um suplemento do departamento de banquetes, vêem agora este segmento como uma fonte de rendimento, por direito próprio. Actualmente existem hotéis que albergam auditórios com grande capacidade, com salas multifuncionais e equipados com tecnologia de ponta. Estes estabelecimentos
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oferecem uma grande variedade de serviços ao turista de negócios, tais como: business center, acesso à internet, Food & Beverage (F&B), equipamentos tecnológicos e organização de actividades complementares, entre outros. Para além destes serviços, e dependendo do tipo de unidade hoteleira, ainda oferecem espaços de lazer, tais como: piscina, spa, campo de golfe, ténis, entre outros;
Centros de Congressos – devido à dimensão, arquitectura e localização, muitas destas
estruturas são designadas, na Europa, por “palácios”. De acordo com Rogers (2008: 57) a finalidade destes espaços é servir as necessidades das reuniões e das conferências, quer sejam eventos com centenas ou milhares de delegados. Davidson e Cope (2003: 92) referem que um centro de congressos numa cidade, propositadamente construído ou convertido a partir de edifícios originalmente utilizados para outros fins, é a indicação mais visível que a cidade em que está localizado é um player activo na Meetings Industry. Estes espaços dispõem de apoio tecnológico e poderão incluir ou não espaços de restauração nas suas instalações.
Nos E.U.A. o termo “Centro de Convenções” é utilizado para edifícios com espaços para exposições, convenções e reuniões, mas sem instalações de alojamento. O termo “Centro de Conferências” é utilizado para edifícios com espaços para reuniões e alojamento, mas não têm espaços para exposições (Rogers, 2008: 57).
Venues Académicos – as universidades e outros espaços de ensino são construídos com “espaços de aprendizagem” (auditórios, anfiteatros, salas de aula) que podem ser adaptados aos eventos do segmento Meetings Industry. As universidades que têm alojamento (residências para estudantes) podem, durante o período de férias, aproveitar esse alojamento e organizarem conferências residenciais.
Centros de Conferências Residenciais - também designados por centros de formação,
destinam-se essencialmente ao mercado corporate. Estes espaços pertencem ou são geridos por grandes empresas privadas e têm como finalidade a formação dos colaboradores das empresas e a promoção de conferências. Estes centros têm o seu próprio alojamento, por isso, designam-se “residenciais”.
Casinos – espaços destinados a entretenimento, com salas de jogo e de espectáculos.
Apesar de centros de diversões, muitos casinos dispõem de salas para a realização de reuniões e de congressos, possuindo igualmente uma área destinada à restauração.
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Centros Culturais – espaços multidisciplinares que acolhem produções artísticas e de
lazer, bem como eventos do segmento Meetings Industry. Muitos centros culturais dispõem de vários espaços, tais como: grande e pequeno auditório, salas multiusos, salas de exposições, salas de ensaios e foyer. Estes espaços oferecem serviços de apoio em F&B, nomeadamente, restaurantes, bares/cafetarias.
Venues invulgares – são uma vasta gama de espaços que podem ser classificados como venues únicos, pois não se enquadram em nenhum dos espaços já mencionados. Rogers (2008: 58) define estes venues como: “a atracção por venues invulgares é a de poderem dar uma atmosfera especial a um evento, tornando-o inesquecível durante anos. Alguns têm instalações de grande qualidade para reuniões e conferências; outros são bastante limitados a este respeito. Mas o cenário em que o evento está a ser realizado compensa essas deficiências, aos olhos do organizador da conferência (e, espera-se, dos delegados)”.49 Exemplos deste locais: museus, casas históricas, galerias de arte, instalações desportivas, navios, parques temáticos e até faróis, isto é, edifícios que normalmente são utilizados para fins completamente diferentes. A realização de reuniões nestes locais é uma outra forma de rentabilizar estes espaços.
49 Tradução nossa.
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