Caracterização do programa ARQBASE

A ARQBASE é uma aplicação informática que resultou de uma parametrização do software da UNESCO, Mini-Micro CDS/ISIS, definido como um sistema destinado à gestão de bases de dados estruturadas, cuja componente principal é o texto3. Funciona em ambiente MS-DOS, em micro-

(*) Embora o objecto deste estudo se centre nas questões relativas à indexação e à pesquisa por assuntos, para a sua elaboração tivemos de criar uma base de dados e resolver diversos problemas que se nos foram colocando à medida do seu desenvol- vimento. Daí a razão de ser de um capítulo desta natureza.

1 Paralelamente surgiram outras aplicações informáticas para tratamento de arquivos, como o programa "Heródoto", desen- volvido no âmbito do Gabinete de Informática da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa e outros projectos do laboratório de Micro-Informática do Arquivo Distrital de Braga (Universidade do Minho).

1 No manual da ARQBASE refere-se que "o projecto ARQBASE integra parte das suas [do I.P.A.] atribuições e competências

nomeadamente na aplicação das técnicas de nomializaçào e tratamento informático, no desenvolvimento de aplicações informá- ticas para arquivos e, na constituição de uma rede informática entre arquivos e sua gestão global. O projecto ARQBASE engloba duas vertentes fundamentais: a normalização das descrições dos documentos e o tratamento informático dos elementos de infor- mação constantes dessas mesmas descrições". (Cf.: FRANQUEIRA, Ana; GARCIA, Madalena - ARQBASE. Metodologia de Descri-

ção Arquivística para Tratamento Automatizado de Documentação Histórica. [Lisboa], Instituto Português de Arquivos, 1991.)

3 Cf.: UNESCO. Division of Software Development and Applications. Office of Information Programmes and Services - Mini-

-Micro CDS/ISIS Reference Manual, (Version 2.3), 1st ed., Paris, UNESCO, 1989.

computadores com um mínimo de 640 Kb de memória RAM e disco rígido. Mas, a ARQBASE é mais do que uma aplicação informática, pois pressupõe também a normalização das descrições arquivísticas e enuncia princípios a seguir para esse efeito.

No manual da ARQBASE" é, pois, apresentado não só o método para elaboração das descrições arquivísticas, mas também disposições relativas à pesquisa da informação nas bases de dados ou nos instrumentos de pesquisa elaborados a partir delas.

A ARQBASE pressupõe uma determinada filosofia de descrição arquivística, que assenta nos prin- cípios avançados pelo Manual of Archival Description (MAD), de Michael Cook e Margaret Procter5.

Assim, considera-se que existem diversas entidades arquivísticas' passíveis de serem descritas numa base de dados, correspondendo a cada uma delas uma unidade de descrição. Pressupõe também que, entre as entidades arquivísticas existe uma relação hierárquica, reflexo da estrutura de um Arquivo (enquanto entidade detentora de documentação) e da própria estrutura dos fundos arquivísticos. Aos diferentes graus da hierarquia das entidades arquivísticas correspondem diferentes níveis de descrição.

De acordo com estes princípios básicos, é estabelecido um método de descrição, por níveis hierárquicos, correspondentes às entidades descritas. Assim:

— o topo da hierarquia das entidades arquivísticas é a "entidade detentora", à qual corresponde o primeiro nível de descrição (nível 0.0);

— o 2- nível de descrição (1.0) corresponde ao "grupo de arquivos";

— após estes dois primeiros níveis que enquadram todos os fundos conservados num Arquivo, passa-se à descrição das unidades documentais, designadas por unidades arquivísticas, as quais são concebidas como "conjunto ou conjuntos de documentos que testemunham as funções e as actividades da entidade produtora do arquivo""; a ARQBASE considera como fundamentais as unidades fundo, série e peça, às quais correspondem os níveis de descrição 2.0, 3.0 e 5.0, respectivamente;

— além dos níveis básicos acima referidos, poderão ainda ser considerados níveis intermédios correspondentes, quer a níveis de descrição necessários para fins de gestão (por exemplo, sub- grupos de arquivos), quer a níveis representativos da estrutura dos fundos (por exemplo, secções e subsecções), quer ainda a subdivisões das séries (subséries);

— é ainda considerado um nível de descrição (4.0) correspondente à unidade de instalação? consi- derada como "a unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas'"'. Com base neste método de descrição por níveis, a ARQBASE apresenta diversos modelos de folhas de recolha de dados (FRD), cada um deles correspondente a um nível de descrição. Os diferentes modelos de FRD incluem dois tipos básicos de elementos de informação:

— os elementos necessários à identificação de uma unidade de descrição;

— os elementos relativos à descrição propriamente dita, variáveis de acordo com os níveis de descrição1".

' O . c.

' COOK, Michael; PROCTER, Margaret - Manual of Archival Description, 2nd ed., Aldershot, Gower, cop. 1989.

'' Por "entidade arquivística" entende-se quer as unidades arquivísticas (o fundo e as suas partes), quer outras entidades que são determinadas para fins de gestão do arquivo (por exemplo, os grupos de arquivos), quer a própria entidade detentora da documentação.

"O. c, p. 7.

H Em anteriores versões da ARQBASE, a unidade de instalação era designada por "item".

9 O. c , p. 7.

10 As designações "identificação" e "descrição" são as que constam do manual da ARQBASE (o. c), não sendo, portanto, da nossa responsabilidade.

Os "elementos de identificação" têm por objectivo situar inequivocamente, dentro da estrutura do Arquivo e dos fundos, as unidades de descrição, visto que estas se integram sempre num con- texto ou hierarquia. Estabelece-se assim uma identificação unívoca de cada unidade de descrição, não só dentro da entidade arquivística imediatamente superior, como também de todas as outras superiores, caso existam.

Esta identificação unívoca é conseguida através da atribuição do elemento "nome" (que designa a entidade descrita) bem como de "códigos de referência" representativos de cada unidade de descrição. Tais códigos assentam numa sintaxe própria, que permite referenciar o contexto da entidade descrita, situando-a na estrutura em que ela se insere. A sintaxe usada na estruturação dos códigos de referência pressupõe a utilização de elementos alfabéticos ou alfa-numéricos, nos níveis 0.0 a 2.0 (até ao nível da série, exclusive), e elementos numéricos nos níveis 3.0 a 5.0 (da série até à peça), bem como a utilização de separadores ( / e — ) para tornar perceptível essa mesma estruturação.

Vejamos, pois, como se apresenta a estruturação dos códigos de referência, desde o nível mais elevado (entidade detentora) até ao mais baixo (peça):

ED/GA-F/SC/SSC/SR/SSR/U/I-P

I

codificação alfabética ou alfa-numérica I codificação numérica

ED - entidade detentora GA - grupo de arquivos F fundo SC - secção

ssc

No que se refere aos elementos componentes da descrição, eles variam, como se disse, de acordo com o nível de descrição em causa. No manual da ARQBASE é enunciada uma disposição genérica, segundo a qual "em princípio as descrições em arquivo devem prever a inclusão de elementos de informação precisos, como sejam, datas, número e tipo de unidades de instalação ou outros, e de elementos de informação em texto livré'". As tabelas de elementos de informação por níveis de descrição, que constam do referido manual, discriminam os diferentes elementos de cada FRD.

Além do método referido para elaboração das descrições arquivísticas, a ARQBASE contempla também diversas disposições relativas ao acesso e à recuperação da informação, seja esta feita através de sistemas em linha, seja a partir de produtos impressos sob a forma de livro, lista, fichas ou outros. Assim, no manual da ARQBASE é referido que "a recuperação de informação relativa às entidades arquivísticas descritas faz-se através da determinação de certos elementos de infor- mação como ponto de acesso"'1. Há, pois, no programa ARQBASE, determinados "pontos de

11 O. c, p. 11. 12 O. c, p. 15.

acesso obrigatórios", que estão definidos à partida, não havendo aí qualquer intervenção por parte de quem o utiliza. Além desses, o programa prevê a possibilidade de serem criados "pontos de acesso suplementares definidos em função dos elementos de informação pertinentes para garantir o acesso e a recuperação da informação"13. Estes pontos de acesso designados por

"suplementares" ficam ao critério do utilizador do programa.

A pesquisa da informação é feita através dos instrumentos de pesquisa, que são de dois tipos: — sistemas em linha

— produtos impressos

Os sistemas em linha assentam numa estrutura de base de dados, que suporta as descrições arquivísticas. Pode-se aceder à informação armazenada nas bases de dados através dos pontos de acesso definidos. Os elementos de informação que constituem ponto de acesso constam de ficheiros indexados que permitem a sua rápida recuperação.

A partir de uma base de dados o programa possibilita a produção de instrumentos de pesquisa impressos, designadamente quadros de classificação, guias, inventários e outros que são referidos e caracterizados no manual".