Caracterização do sistema de informação

a) Definir processos da organização: esta etapa consiste em

identificar e definir os processos da organização que serão estudados. Esta definição pode ser realizada seguindo os seguintes passos:

1) Identificar produtos/serviços e recursos da organização:

levantamento dos produtos ou serviços que a organização provê, além dos recursos que ela consome ou utiliza para o alcance de seus objetivos.

2) Identificar os processos de planejamento de topo e de gestão: levantamento dos processos que estão vinculados ao planejamento da organização.

3) Identificar os processos relacionados aos produtos/serviços e

recursos durante o ciclo de vida: identificar os processos verificando cada produto ou serviço junto aos recursos envolvidos enquadrando-os em cada ciclo de vida.

4) Agrupar ou dividir os processos: analisar se os processos

estão repetidos ou amplos, dividindo-os ou agrupando-os, a fim de reduzir inconsistências.

5) Descrever cada processo: descrever cada processo em forma

de narrativa ou de lista.

6) Relacionar os processos com a organização: consiste em

relacionar os processos levantados com a estrutura organizacional. Neste momento é necessário construir uma matriz de processos versus organização, conforme ANEXO B indicando as relações por meio de tipos de envolvimento: decisor (D), fortemente envolvido (F) ou algum envolvimento (A).

b) Identificação dos requisitos de dados: esta etapa consiste em

identificar e definir as entidades da organização, as classes de dados e relações. Uma das regras desta etapa é verificar se um processo crie uma classe de dados, não permitindo que a mesma classe seja criada por mais de um processo. Recomenda-se seguir os seguintes passos:

1) Identificação e definição das entidades da organização: incide em identificar as entidades externas e internas da organização, tais como, pessoas, lugares, coisas, conceitos ou eventos.

2) Identificação da criação e uso por cada processo: devem-se

identificar, para cada processo, quais tipos de dados são necessários e quais são gerados.

3) Identificação das classes de dados: a partir da relação entre

dados e processos, são identificadas as classes de dados. A classe de dados representará uma categoria de informação ligada a uma entidade. Cada entidade deverá ter alguma classe de dados e cada classe deverá ter uma entidade.

4) Definição das classes de dados: consiste em definir por meio

de frases as classes de dados.

c) Definir a arquitetura da informação: relacionar as classes

dados e os processos seguindo os passos a seguir:

1) Listar os processos ao longo do eixo vertical: conforme

ANEXO C, listar os processos a partir aqueles que estão ligados ao planejamento e gestão, incluindo na sequência, aqueles ligados ao ciclo de vida e os de gestão de recursos.

2) Listar as classes de dados ao longo do eixo horizontal:

conforme ANEXO D, listar as classes de dados, incluindo a letra ‘C’ na intersecção da linha do processo com a classe de dados.

3) Colocar um ‘U’ (usa) na intersecção de cada processo /

classe de dados: conforme ANEXO E, neste momento é necessário incluir a letra ‘U’ nas intersecções dos processos e classes de dados.

4) Verificar as classes de dados: com vistas a não cometer erros na análise, esta etapa serva para que se averigue se as classes de dados necessários estão na matriz e que cada classe tenha sido gerada por um único processo.

5) Reorganizar os eixos da matriz processos/classes de dados: o

objetivo desta etapa é organizar os processos a fim de aproximar os processos que compartilham dos mesmos dados.

6) Definir grupos de processos: consiste em identificar grupos de

processos a partir das intersecções marcadas na matriz considerando os processos que utilizam quase os mesmos dados, conforme mostra o ANEXO F.

7) Definir fluxos de dados entre grupos de processos: momento

em que se indica na matriz o fluxo de dados a partir da análise das classes de dados criadas pelos processos, conforme ANEXO G.

8) Simplificar o gráfico: com vistas a estruturar a versão final da

matriz, esta etapa visa simplificar o fluxo mapeado anteriormente conforme ANEXO H.

9) Completar o gráfico: com a matriz simplificada, é necessário

que seja analisadas as informações contidas a fim de incluir, alterar ou excluir algum elemento inserido.

d) Analisar o apoio atual dos sistemas de informação aos

processos: a partir da perspectiva levantada da organização com as etapas anteriores, neste passo busca-se identificar o suporte do sistema de informação aos processos e como está a utilização dos dados atuais. Para tal, é necessário seguir os seguintes passos.

1) Revisão do apoio do SI atual aos processos: conforme ANEXO I, a revisão necessita da construção de uma matriz que relacione as aplicações da organização com os processos e outra matriz que relacione as aplicações com a organização. Utilizam-se as letras ‘A’ (apoio atual), ‘P’ (apoio planejado) e ‘A/P’ (apoio atual e planejado) nas intersecções.

2) Análise da utilização atual dos dados: a construção da matriz

constante no ANEXO J mostra a intersecção entre as aplicações e as classes de dados, indicada com a letra ‘X’ a fim de compreender quais dados estão sendo automatizados e por meio de quais aplicações.

e) Realizar entrevistas: com vistas a obter a perspectiva dos

gestores, esta etapa consiste na realização de entrevistas.

f) Sistematizar a informação e desenvolver as conclusões: esta

fase consiste em recolher, organizar, analisar e extrair conclusões do material coletado a partir das seguintes etapas.

1) Organizar e refinar a informação: revisar e alterar os

processos e classes de dados e completar as descrições necessárias.

2) Definir as categorias de conclusões: a partir de uma lista de

questões, desenvolver uma lista de categorias para analisar os resultados.

3) Ordenar os problemas por categoria: incluir cada problema

identificado nas entrevistas e uma das categorias.

4) Descrição das conclusões: desenvolver uma conclusão para

cada grupo de problemas categorizados a partir de uma descrição que auxiliará no momento de realizar as recomendações.

5) Ordenação dos problemas por prioridades em termos da arquitetura: utilizando o conjunto de problemas, ordená-los identificando os processos causadores.