Caracterização e funcionamento do armazém

Em 2007, o HESE decidiu simplificar os processos e procedimentos no âmbito da gestão e logística interna do hospital.

Foi efetuado um estudo da situação existente e apresentada como solução a implementação de medidas que envolveram a automatização de processos na gestão dos Armazéns Avançados (AA) e Armazém Central (AC), reduzindo desta forma o consumo de papel. A informação passou a estar disponível on-line o que nesta área, que é dinâmica, permitiu o racionamento em termos de poupança a nível dos stocks dos AA. Além disso, reduziram-se também os mesmos custos na área dos consumos clínicos (Material de electromedicina; de laboratório e farmácia; de osteossíntese; de penso; de prótese; de sutura e de tratamento) e na farmácia hospitalar.

O AC contém todo o stock centralizado, lidando com vários tipos de materiais, nomeadamente material de consumo clínico (ex. algálias, adesivos, etc.) e de material de consumo administrativo (ex. tinteiros, papel, canetas, etc.) sendo responsável pela distribuição dos produtos necessários ao funcionamento dos diversos serviços no hospital.

Os AA são armazéns que funcionam como prolongamento do AC, isto é, funcionam como supermercados. Todos os stocks de materiais em cada AA têm associado um nível máximo e um nível mínimo. Enquanto o nível máximo corresponde à quantidade máxima a ter no serviço, o nível mínimo corresponde ao ponto de encomenda. Isto é, está sujeito a uma reposição proativa.

Este tipo de armazéns possibilita que o consumo do material seja feito no momento do uso, evitando assim erros de stock por esquecimento ou por falta de registo. Os AA possibilitam ainda consultar os stocks atualizados (online) de cada armazém a qualquer instante. Os pedidos e arrumação do material deixam, assim, de ser da responsabilidade do serviço, passando a ser da responsabilidade da logística que, com a implementação dos AA, asseguram também a sua manutenção e arrumação. Ao serviço apenas se pede que faça os consumos corretamente de modo a que os stocks sejam os mais reais possíveis, ou seja, os stocks físicos sejam coincidentes com os stocks informáticos. Com este novo sistema os enfermeiros e assistentes operacionais ficam com mais tempo para o que realmente é importante, a prestação de cuidados aos utentes. O HESE optou pelo fornecedor Zetes Burótica devido à sua experiência nacional em implementar soluções de identificação automática de bens, por exemplo, como foi no caso do Hospital de Santa Maria e do Hospital Amadora/Sintra.

Os 37 terminais MC3090 da Motorola adquiridos para o projeto conectam-se diretamente ao Enterprise Resource Planning Central de Gestão de Stocks do Hospital, através do Mobile

Communicator Gateway, fornecido pela Zetes Burótica (Figura 3). O software desenhado é o HealthLog.

Figura 3 – Terminal MC3090 da Motorola

Fonte: Elaborada pelo autor

Ao entrar com o login no software HealthLog, surgem duas opções:

 Farmácia hospitalar (pedidos de medicamentos, reagentes e outros produtos farmacêuticos);

 Logística hospitalar (pedidos de material de consumo clínico, material hoteleiro, material administrativo e material de conservação e reparação).

Após a seleção ser efetuada, o software que opera nos terminais portáteis está dividida em módulos de trabalho:

Armazém Central

 Receção - O operador pode dar entrada de uma encomenda prevista. Pode também imprimir etiquetas dos artigos recebidos;

 Picking de Requisição eletrónica - Para responder a uma requisição eletrónica, dando,

ou não, saída dos artigos pedidos. Este módulo divide as requisições em 3 tipos: Urgentes, Tipo e Administrativas6_;

 Picking Kanban - Similar ao módulo anterior, mas neste caso as requisições são

automáticas, quando um artigo (num qualquer AA) atinge uma quantidade crítica;  Devolução de um artigo do AA para o AC - Para devolução dos artigos em excesso dos

AA para o AC;

 Inventário - Inventariação de artigos no AC (Figura 4). Figura 4 – Armazém Central

Fonte: Elaborada pelo autor

Armazéns Avançados

 Consumo - Saída de artigos para consumo (de um AA para um centro de custo7_{). Só pode}

dar saída para consumo em centros de custo que tenham permissão;

 Devolução de um centro de custo para um AA - Para devoluções de um centro de custo para um AA. Só pode fazer devoluções em centros de custo que tenha permissão;  Inventário - Para fazer inventariação de artigos nos AA (Figura 5).

6 _{Requisição Urgente – Quando existe um consumo fora do previsto.}

Requisição do Tipo – No caso dos artigos em que se verifique um consumo inferior a uma unidade de artigo por 2 semanas.

Requisição Administrativa – Referente ao material administrativo.

Figura 5 – Armazéns Avançados

Fonte: Elaborada pelo autor

Graças à implementação desta solução, reduziram-se:

 Os desperdícios devido à simplificação das tarefas acabando com a utilização do papel, tornando as operações mais célebres;

 Os níveis de stocks no AC e nos AA;

 Os números de artigos em rutura de stocks;

 Os custos com pessoal devido à reestruturação e ao facto de ter diminuído o recurso aos enfermeiros afetos às tarefas de logística;

 Os erros na introdução de dados devido à automatização de procedimentos, que contribuíram para o aumento da eficiência da performance dos serviços logísticos.

A ferramenta utilizada no serviço é o software - Sistema de Gestão Integrada do Circuito do Medicamento, vulgarmente conhecida por Centro de Pesquisa Clínica, permite requisitar:

 Produtos farmacêuticos;  Material clínico e reagentes;  Material hoteleiro;

 Material de conservação e reparação;  Outros materiais.

Cada um dos AA funciona autonomamente e é da responsabilidade dos respetivos departamentos onde requisitam ao AC. A requisição deverá ser autorizada pelo enfermeiro chefe ou pelo técnico coordenador ou elemento que o substitui e pelo diretor de serviço.

Figura 6 – Organograma do armazém

Fonte: Elaborada pelo autor