A entrada e saída de materiais para montagem dos estandes deverão ocorrer entre 8h e 18h, sob supervisão da segurança do evento/hotel. Os caminhões ou carros com materiais estão autorizados a entrar mediante apresentação do formulário descritivo de produtos a serem entregues, assim como nomes das pessoas responsáveis. Após o término, o veículo deverá ser retirado do local.
a) É de inteira responsabilidade do expositor o recebimento de materiais. O hotel e a organizadora do evento não se responsabilizarão por guarda ou qualquer dano, perda ou extravio de mercadorias, tanto nas áreas internas quantos nas externas, cabendo ao expositor ou seus prepostos manterem guarda sobre as mesmas ou assegurarem-se de sua efetiva entrada na área locada. Resíduos ou materiais deixados nas áreas comuns do Centro de Exposições estarão sujeitos à apreensão.
b) Não serão admitidas mercadorias ou produtos nas dependências do evento que sejam perigosas ou incômodas aos usuários, especialmente aquelas inflamáveis, explosivas, nocivas à saúde,
produtos de emanações desagradáveis ou corrosivas, além de outras que, a juízo da organizadora do evento devam ser impedidas.
A ORGANIZADORA DO EVENTO NÃO SE RESPONSABILIZA PELA ENTRADA E SAÍDA DAS MERCADORIAS E/OU PRODUTOS DO EXPOSITOR.
7. Remessa de materiais para o estande (brindes, produtos, etc...)
Toda remessa de produtos para exposição e materiais destinados ao estande deverá ser emitida em nome da empresa expositora/participante do evento 47ª CONVENÇÃO NACIONAL UNIMED, para o seguinte endereço: MABU THERMAS GRAND RESORT - Av. Cataratas, 3175, Foz do Iguaçu, PR CEP: 85853-000 -CNPJ: 75.047.498/0003-09
O material deverá ser identificado com nome do Evento 47ª CONVENÇÃO NACIONAL UNIMED, NOME DO expositor, A/C DE EDIVALDO E MIRIAM - SETOR DE EVENTOS identificada em local de fácil visualização. Anexar em local visível na embalagem a Circular 4 que consta nos anexos deste manual.
a) No corpo da nota fiscal deverá constar a observação de que as mercadorias são para demonstração, constando também data de realização e localização do evento, no caso,
MABU THERMAS GRAND RESORT. Nos espaços próprios, colocar o nome da empresa expositora, discriminar as quantidades de produtos e os respectivos valores, unitário e total.
b) O hotel não fará nota de devolução e não permitirá a entrada de equipamentos ou produtos sem as devidas notas fiscais, que ficam em poder do responsável pela entrada e saída de materiais do hotel.
c) A retirada de materiais e/ou equipamentos deverá ser feita imediatamente após o término do evento, pois o hotel não possui local específico para a guarda dos mesmos. O hotel e a organizadora do evento não se responsabilizarão por quaisquer danos, furtos ou desaparecimentos que porventura venham a ocorrer com os materiais e/ou equipamentos utilizados nas dependências do hotel, salvo que estejam em salas devidamente trancadas e as chaves de posse somente do hotel.
7.1 Remessa de materiais para a pasta do congressista
As remessas de folhetos para as pastas dos congressistas somente serão recebidas até dia 22 de setembro de 2017. Os encartes que não chegarem até este dia não poderão ser colocados nas pastas.
A embalagem deverá estar identificada como “material para as pastas dos congressistas”. Obs.: as cotas que contemplam esse benefício são: Diamante, Safira, Esmeralda, Ouro, Prata e Bronze.
O material deverá ser encaminhado para o endereço:
MABU THERMAS GRAND RESORT - Av. Cataratas, 3175, Foz do Iguaçu, PR CEP: 85853-000 -CNPJ:
75.047.498/0003-09
O material deverá ser identificado com nome do Evento 47ª CONVENÇÃO NACIONAL UNIMED, NOME DO expositor, A/C DE EDIVALDO E MIRIAM – SETOR DE EVENTOS identificada em local de fácil visualização. Anexar em local visível na embalagem a Circular 3 que consta nos anexos deste manual.
É recomendado o envio de 1.600 unidades do folheto, para inserção em todas as pastas montadas. O material poderá ter o tamanho máximo de A4 com até 3 dobras, peso máximo de cada caixa: 15kg.
8. Término da montagem
Os trabalhos de montagem dos estandes deverão ser encerrados até às 18h do dia 01 de outubro de 2017, incluindo a descarga de produtos e equipamentos a serem expostos. O dia 02 de outubro, das 8h às 18h, destina-se à decoração final dos estandes.
3.REALIZAÇÃO
1. Período e horário de realização:
A exposição estará aberta à visitação no período de 04 a 06 de outubro de 2017, sendo:
2. Credenciamento
a) Expositor/patrocinador: A inscrição expositor dá direito à participação em toda a Programação Técnica e Social do evento, almoço no local do Evento - nos três dias - e material do convencional, e deverá ser realizada pelo endereço http://www2.unimed.coop.br/nacional/br/convencao/#feira-negocios. Para esta inscrição, o expositor deverá selecionar a opção “Expositor/Patrocinador”
e precisará de uma senha, que será enviada pela organização do evento ao e-mail do expositor.
Qualquer cobrança relativa a essas inscrições cortesia deverá ser desconsiderada e comunicada à organizadora do evento.
b) Expositor apoio: A inscrição expositor apoio dá direito à entrada na área da Feira de Negócios (sem almoço, nem material do evento) e deverá ser realizada até o dia 14 de setembro de 2017, pelo endereço http://www2.unimed.coop.br/nacional/br/convencao/#feira-negocios, (selecione a aba Convenção Nacional e clique no botão “Inscrições”). Para esta inscrição, o EXPOSITOR deverá selecionar a opção “Expositor Apoio”. Não há cobrança para este tipo de credencial*.
*Essa modalidade de inscrição deverá ser realizada para a equipe de funcionários que fará os serviços de limpeza, segurança, copa, atrações e outros para o estande.
c) Inscrições adicionais completas: Os expositores poderão adquirir inscrições adicionais completas (pagas), que também deverão ser realizadas por meio do hotsite do evento, no endereço http://
www2.unimed.coop.br/nacional/br/convencao/#feira-negocios. (selecione a aba Convenção
DIA HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO
04/10 (QUARTA-FEIRA) 8h30 às 18h
05/10 (QUINTA-FEIRA) 8h30 às 17h30
06/10 (SEXTA-FEIRA) 8h30 às 14h30
Nacional e clique no botão “Inscrições”), até o dia 14 de setembro de 2017. Neste caso, cada inscrição adicional observará os valores informados no site, o que levará em consideração a data de sua
realização. para este tipo de inscrição, o expositor deverá selecionar a opção “expositor”. Inscrições que não tiverem seu pagamento realizado na data do vencimento do boleto serão canceladas automaticamente.
d) Alterações de inscrições:
Qualquer alteração nas inscrições realizadas pelo EXPOSITOR após o dia 20 de setembro de 2017, deverá ser efetuada diretamente na Secretaria da Feira de Negócios, no MABU THERMAS GRAND RESORT, a partir das 10h do dia 03 de outubro de 2017.
2.1. Regras de credenciais
Não é permitido a realização de inscrições para funcionários de empresas que não são
patrocinadoras do evento. No ato do evento, não será permitido transferir a credencial para outro participante, as inscrições são nominais e intransferíveis. O expositor deverá se precaver da quantidade liberada para a sua cota e se ultrapassada, deverá garantir novas inscrições para cada participante.
2.2. Entrega de credenciais e pulseiras
As credenciais serão entregues na Secretaria da Feira de Negócios , a partir das 10h do dia 02 de outubro de 2017. Além da credencial, será entregue 01(uma) pulseira que será fixada no braço do participante.
2.3. Uso de credencial e pulseira
É obrigatório o uso de credencial, em local visível, por parte dos expositores, montadores e pessoal a serviço do estande, durante o período de realização do evento. O participante deverá manter a sua pulseira até o término do evento. A mesma é intransferível e garante acesso para cada modalidade de inscrição adquirida. Em caso de perda e/ou extravio da pulseira, será cobrada uma taxa a ser informada pela organizadora do evento.
3. Operação do estande
O expositor deverá manter seu estande em funcionamento por todo o período do evento, com
pessoal habilitado para sua operação, evitando que visitantes se sintam prejudicados. Deverá sempre estar presente um funcionário da empresa expositora, capacitado a prestar informações e acionar os responsáveis para a solução de eventuais problemas. O estande deverá permanecer iluminado durante o acontecimento do evento. Durante o horário de funcionamento do evento não serão permitidas obras nos estandes. Caso as mesmas sejam absolutamente necessárias, serão realizadas mediante autorização da organizadora do evento.
4. Limites de operação
Os corredores do evento são de uso comum, não sendo neles permitido o aliciamento de visitantes, a distribuição de impressos ou quaisquer outros artigos, bem como não será permitida, neles ou sobre eles, a colocação ou aposição de faixas, painéis, motivos decorativos, tapetes ou robôs.
5. Som
Todo som produzido por aparelhos audiovisuais, gravadores, rádios ou qualquer outro tipo de equipamento não deverá exceder o volume normal da voz. É proibido também qualquer aparelho de ampliação para a emissão de mensagens de venda ou promoções, sem autorização da organizadora do evento.
6. Distribuição de brindes e promoção
É permitida a distribuição de brindes, amostra, folheto e catálogo, operações de venda etc.
exclusivamente no interior do estande (dentro dos limites de espaço de cada expositor ou área locada), reservando à organizadora do evento o direito de fazer cessar a distribuição sempre que estiver ocasionando distúrbios ou aglomerações, apreendendo o material até o final do evento, para posterior devolução. A empresa expositora que quiser realizar qualquer tipo de promoção especial deverá consultar a organização do evento para obter a devida aprovação.
7. Entrada de produtos
A entrada de mercadorias (produtos promocionais, folders etc.) para o estande será permitida somente no dia 02 de outubro das 8h às 17h. Serão permitidas as reposições de produtos e serviços, somente, em horários não coincidentes aos intervalos (coffee break) da programação de palestras.
7.1 Depósito
Todos os expositores terão direito a utilizar o depósito destinado à eles, devendo apresentar sua credencial ao segurança responsável por esta área. Podem entrar no local até dois representantes por empresa, de cada vez, sempre acompanhados de um segurança do evento. Este local destina-se somente à guarda de mercadorias dos expositores, não podendo destina-ser utilizado por empresas terceirizadas.
Cada expositor terá direito a guardar, no máximo, 10 caixas com o tamanho máximo de 40x30x40.
8. Saída de produtos/desmontagem
A organizadora do evento autoriza a saída de mostruários, móveis, equipamentos, decoração, produtos etc., a partir das 15h do dia 06 de outubro/2017, pelo portão a ser designado pela organizadora, respeitando a ordem cronológica de conferência e materiais. Após o término do
evento, os estandes de montadoras não oficiais deverão ser desmontados até às 12h do dia 07 de outubro de 2017. Não será permitido o encerramento das atividades nos estandes antes do término do horário de funcionamento do evento, mesmo no último dia da exposição, acarretando assim multa prevista por lei.
9. Responsabilidade
A direção do evento recomenda que, no último dia de realização do evento, após seu encerramento, sejam retirados todos os mostruários e objetos de valor (aparelhos de DVD, TV, computador, entre outros), bem como objeto de pequeno porte, evitando roubos, furtos, avarias, extravios etc.
MANTENHA OS FUNCIONÁRIOS E/OU SEGURANÇAS NOS ESTANDES ENQUANTO SEUS MATERIAIS NÃO FOREM RETIRADOS EM SUA TOTALIDADE. A DIREÇÃO DO EVENTO
NÃO SE RESPONSABILIZA POR QUAISQUER PROBLEMAS ADVINDOS DA INEXISTÊNCIA DE SEGURANÇAS.
10. Término da retirada
Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do Centro de Exposições, após o término do período de desmontagem, serão retirados do recinto pela montadora oficial, que cobrará dos respectivos expositores os custos envolvidos nessa operação, não se responsabilizando por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza daí decorrentes.
4.PROVIDÊNCIAS PREPARATÓRIAS
1. Ponto de internet
Os expositores que necessitarem de Internet Wi-Fi (sem fio) no Centro de Exposições, deverão fazer a solicitação a área de Eventos da Unimed do Brasil.
Contatos: Lia, Priscila e Kátia Fone: (11) 3265-4181 / 4182/4154 E-mail: [email protected]
2. Segurança e limpeza
Contatos: Lia, Priscila e Kátia Fone: (11) 3265-4181 / 4182/4154 E-mail: [email protected]
*Hotel não possui este serviço.
4. Hospedagem
Nas cotas de patrocínio não estão inclusas as hospedagens. Para reservas, o expositor deverá entrar em contato diretamente com a agência de viagens oficial.
LBM Agência de Viagens e Turismo
Av. Erasmo Braga, 255 / Sobreloja 201/202 Centro – Rio de Janeiro – CEP: 20020-000 Telefones: (21) 3515-1950 / (21) 3553-1683 E-mail: [email protected] Site: www.lbmviagens.com.br
Horário de atendimento: de segunda a sexta-feira, das 9hàs 18h
5. Alimentos & bebidas
Consumos de itens do Hotel: latarias e água podem ser vendidos ao consumo. Solicitar com
antecedência de 24h para programação. Alimentos somente sob consulta com a equipe de Eventos do hotel.
Alimentos e bebidas devem ser utilizados 100% do hotel. Casos excepcionais devem ser verificados com:
Local do Evento: MABU THERMAS GRAND RESORT Av. Cataratas, 3175, Foz do Iguaçu, PR
E-mail: [email protected] Fone: (45) 3521-2000 / (45) 3521-2044
Importante: Mise em Place (itens de consumo, guardanapos, copos, taças, bowls, bandejas) dos produtos trazidos do cliente não estão inclusos nestas taxas. Caso haja necessidade de contratação, favor consultar a equipe do MABU THERMAS GRAND RESORT.
Caso tenha alguma dúvida com relação ao valor a ser pago, por gentileza, entrar em contato com a equipe do MABU THERMAS GRAND RESORT.
6. Ambulância
Durante o período de realização do evento estará disponível o serviço de ambulância UTI.
47 a CONVENÇÃO NACIONAL UNIMED
De 03 a 06 de outubro de 2017 • Paraná • Foz do Iguaçu
CIRCULAR Nº 03
Esta circular deverá ser preenchida e colada
na caixa que será enviada a/c Unimed do Brasil com o título:
MATERIAL PARA A PASTA DO CONVENCIONAL
A/C.: UNIMED DO BRASIL
Mabu Thermas Grand Resort - AV. Cataratas, 3175, Foz do Iguaçu, PR, 85853-000 Nome do expositor:
Nome da pessoa responsavel:
Nº do estande:
Telefone/celular:
Volume: de
O material deverá chegar ao destino, IMPRETERIVELMENTE entre os dias 21 e 25 de setembro de 2017, em horário comercial.
O material a ser enviado deverá respeitar as seguintes orientações de acordo com quantidade da cota de patrocínio contratada*:
• Quantidade máxima a ser enviada: 1.600 unidades
• Tamanho máximo do material: A4 com até 3 dobras
• Peso máximo de cada caixa: 15Kg
DADOS DO REMETENTE:
Razão Social:
Endereço:
Bairro: Cidade: UF:
Cep:
CNPJ:
I.E:
*Os materiais que não chegarem no prazo mencionado acima, não serão incluídos na pasta entregue aos convencionais, ficando a ORGANIZADORA DO EVENTO isenta das
responsabilidades.
47 a CONVENÇÃO NACIONAL UNIMED
De 03 a 06 de outubro de 2017 • Paraná • Foz do Iguaçu
CIRCULAR Nº 04
ENVIO DE MATERIAL PARA O ESTANDE
Esta circular deverá ser preenchida e colada na caixa que será enviada para o Mabu Thermas Grand Resort:
MATERIAL A SER UTILIZADO/DISTRIBUÍDO NO ESTANDE
A/C.: UNIMED DO BRASIL
EVENTO: 47ª CONVENÇÃO NACIONAL UNIMED NOME DO EXPOSITOR:
Nº DO ESTANDE:
Volume: de
CENTRO DE CONVENÇÕES DE NATAL
MABU THERMAS GRAND RESORT - AV. CATARATAS, 3175, FOZ DO IGUAÇU, PR, 85853-000
Cada caixa deverá ter o tamanho máximo de: 40x30x40
O material deverá chegar ao destinatário no período de 21 a 25 de outubro de 2017.
OBS:
É de total responsabilidade do EXPOSITOR o recebimento do seu material de exposição (estande), devendo ter no local de montagem uma pessoa responsável por recebê-lo, ficando a ORGANIZADORA DO EVENTO e a MONTADORA OFICIAL isentas de quaisquer responsabilidades.
A nota fiscal para envio das mercadorias (Nota Simples de Remessa), deverá ser emitida em nome do PRÓPRIO EXPOSITOR (Não serão aceitas Notas Fiscais emitidas em nome do Mabu Thermas Grand Resort), com o seu CNPJ/MF e Inscrição Estadual, para o endereço mencionado acima.