Casos internacionais: UKIPO, OHIM e USPTO

O teletrabalho é uma realidade em diversas instituições congêneres ao INPI no mundo. Sejam programas formais ou não, estes devem ser conhecidos para uma avaliação adequada da viabilidade da adoção do teletrabalho. A própria possibilidade dos funcionários da DIRMA trabalharem em casa um dia, surgiu de visitas feitas a uma destas instituições. Foram escolhidos três exemplos que adotaram modelos distintos: UKIPO, OHIM e USPTO.

United Kingdom Intellectual Property Office - UKIPO

Em visita ao Brasil em março de 2008, o Sr. Andrew Feldon proferiu uma série de palestras no INPI sobre o funcionamento do UKIPO e foi o responsável pelo fornecimento das informações a respeito do programa de teletrabalho lá adotado.

Em meados da década de 1990, a sede da instituição foi mudada de Londres para Newport, cidade distante 122 km da capital. Apesar da maioria dos funcionários ter mudado de residência como conseqüência, alguns optaram por não o fazer. Assim surgiu o início da experiência de teletrabalho.

60 O aspecto mais relevante é o caráter informal de seu programa. Os funcionários responsáveis pelo exame de marcas são cerca de setenta e cinco, e declaram preferir trabalhar na sede, sendo o teletrabalho uma opção apenas em casos especiais. Esses casos, de sete funcionários atualmente, resumem-se a: necessidade de cuidar de crianças pequenas, problemas de saúde temporários que dificultam a locomoção ou necessidade de morar distante por alguma razão (geralmente o fato do cônjuge não poder se mudar).

Os funcionários devem ter alguma razão para optarem por este sistema. O simples desejo de fazê-lo não é suficiente, e pelo informado, eles realmente não querem, alegando que a convivência com os colegas é essencial ao trabalho executado. Normalmente quando as razões para optar pelo teletrabalho cessam, o funcionário prefere voltar ao sistema anterior.

Apesar de localizar-se em país de economia avançada, o UKIPO não conta com sistemas de informática/telecomunicação elaborados, e o teletrabalho é feito no esquema de levar os processos físicos, em papel, para casa, examiná-los e trazê-los de volta ao escritório. A quantidade de processos examinados pelo teletrabalhador é 20% superior à meta definida para o restante dos funcionários, sendo que o teletrabalhador se compromete a comparecer em horários e dias da semana pré-definidos, no mínimo um por semana.

Organização para Harmonização do Mercado Interno - OHIM12

A OHIM é responsável, no âmbito da União Européia (EU), pelo recebimento, processamento e registro dos pedidos da “Marca Européia”. Todos os países da União Européia fazem parte e concordam com seus termos. A OHIM tem sede em Alicante, Espanha e recentemente introduziu o teletrabalho entre seus examinadores, sendo que, até agora ninguém desistiu ou foi excluído do programa.

Atualmente são cerca de 80 funcionários, em um total de 120 examinadores, que trabalham remotamente. Essas pessoas receberam toda a infra-estrutura (móveis, equipamentos e conexão) da OHIM, têm uma meta 15% superior aos dos funcionários convencionais e devem

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61 vir ao escritório uma vez por semana. Os estudos, projeto e implantação ficaram a cargo de uma das maiores empresas de consultoria do mundo, a Deloitte and Touche, e demoraram um tempo razoavelmente longo, visto que havia uma grande preocupação quanto à viabilidade da implantação devido aos custos e à segurança das informações.

United States Patent and Trademark Office - USPTO13

O USPTO, com sede em Alexandria, nos E.U.A., é o maior escritório de propriedade intelectual do mundo. Seu setor de exame de marcas conta atualmente com cerca de 400 examinadores, 85% em regime de teletrabalho.

O programa Trademark Work-at-Home (TWAH) teve início em 1997 como um piloto de dois anos com 18 examinadores que trabalhariam em casa três dias por semana. A partir de 2000 o programa foi ampliado a partir de uma iniciativa do então vice-presidente Al Gore, que estabeleceu que o maior número possível de empregados governamentais, passíveis de teletrabalhar, deveriam fazê-lo na medida em que o desempenho não fosse prejudicado.

Ao final do ano de 2007, cerca de 3.500 funcionários do USPTO estavam teletrabalhando em algum grau; um aumento de 59% em relação ao ano anterior. Isso corresponde a 40,7% da força de trabalho total da instituição, e a 45,7% dos funcionários que podem vir a participar. Os funcionários que teletrabalham economizaram, em conjunto, mais que 2.330.000 litros de combustível por ano – mais de $1,8 milhões de dólares anuais. Em conseqüência, houve uma redução de emissões de CO2 de 9.600 toneladas por ano. O USPTO tem 17 iniciativas formais de teletrabalho e três programas piloto em progresso, destinados a se adaptar às necessidades específicas de sete unidades. Os participantes destes programas teletrabalharam de um a quatro dias por semana. O USPTO tem um coordenador de teletrabalho em tempo integral e uma página intranet dedicada a fornecer informações de oportunidade de teletrabalho aos empregados.

Em pesquisa interna, foi constatado que os principais benefícios foram:

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As informações sobre o USPTO foram fornecidas em dezembro de 2007 por Tony Hickey e Amy Cotton – funcionárias da instituição – e em <http://www.uspto.gov>.

62 a) Qualidade de vida do empregado: os funcionários reportaram um aumento em sua

qualidade de vida ao permitir que o tempo que antes era gasto no ir-e-vir se transformasse em tempo a ser gasto com suas famílias ou em outros interesses.

b) Retenção de funcionários: a instituição registrou que a chance de teletrabalhar diminui a evasão de empregados permitindo que a agência retenha funcionários altamente qualificados, economizando em custos de treinamento e contratação. Além disso, o USPTO reconhece que seu quadro de pessoal é seu recurso mais valioso, o que o leva a implementar diversas ações a ele direcionadas.

c) Aproveitamento de espaço: à medida que mais funcionários teletrabalham, mais espaço no escritório torna-se disponível. Em caso de expansão do quadro de pessoal não há necessidade de expandir o espaço físico.

Devido à sua iniciativa, a instituição recebeu diversos prêmios como o “Telework in the

Federal Government Leadership Award”, “Telework Program with Maximum Impact on Government Award”, o “Best Organization for Teleworkers” e o “Work-Life Innovative Excellence Award”, entre outros.

Esse desenvolvimento só foi possível através da implementação de ações internas visando a garantir operações eficientes, reduzindo ou eliminando tarefas no processo de produção ao adotar o processamento eletrônico de pedidos. O objetivo é tornar todo o processo de registro de marcas paperless. Para isso a instituição enfatizou as comunicações internas em um esforço para melhorar o desempenho individual e organizacional.