Categoria 2 – Gestão Documental

Quanto à Gestão documental, a CGU (2014) considera que a boa gestão de documentos pode facilitar a recuperação, bem como o acesso de dados e processos, além de permitir uma maior celeridade nos atendimentos dos pedidos de informação.

Além disso, a CGU considera primordial que o fluxo de documentos e o controle da sua produção sejam simplificados através da utilização de técnicas administrativas e recursos tecnológicos, visando o aperfeiçoamento dos serviços de gestão da informação, conforme o que determina o decreto que regulamenta a LAI (CGU, 2016d):

[...] os órgãos e entidades adequarão suas políticas de gestão da informação, promovendo os ajustes necessários aos processos de registro, processamento, trâmite e arquivamento de documentos e informações (BRASIL, 2012, p. 3).

Quando questionada sobre o desempenho com relação à Gestão Documental, a UFMG respondeu que, em 2013, houve aprimoramentos na gestão documental, mas não especificou quais foram.

Todavia, em 2014, a UFMG enfatizou que a Gestão de Documentos não havia sido efetivamente implementada na UFMG e especificou sobre a iniciativa da instituição em criar a Diretoria de Arquivos Institucionais da Universidade (Diarq)57.

Ademais, reforçou a necessidade de investimentos em recursos humanos e materiais na UFMG, sobre as dificuldades encontradas pela mesma e os esforços empreendidos pela instituição no sentido de se adequar à legislação, conforme destacado na resposta da questão 15 do Apêndice F: “A Diretoria de Arquivos Institucionais da Instituição

57 _{A Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG, órgão auxiliar da Reitoria da UFMG, foi criada por meio da}

Resolução Complementar Nº 01/2015, de 31 de março de 2015. Por meio da Resolução 03/2015, estabeleceu- se a estrutura organizacional e competências da DIARQ. Disponível em:

https://www.ufmg.br/diarq/anexos/wfd_143040033255422d4c7fa32-- resolucao_complementar_n_01_2015_e_03_2015.pdf.

informa, referente ao aprimoramento dos procedimentos de gestão documental no âmbito do órgão ou entidade, que: "No Brasil, a Gestão de Documentos, no âmbito da administração pública federal, foi sancionada pela Lei Nº 8.159 e regulamentada pelo Decreto Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Para que essa legislação seja efetivamente implementada, regulando de forma sistêmica o fluxo de tramitação de processos, difundindo os manuais de redação oficial ou instrumentos (planos de classificação e tabelas de temporalidade das atividades meio e fins), assim como estimulando a integração dos sistemas etc., são necessárias recursos humanos e materiais inexistentes na UFMG. Embora composta por 45 unidades (confirmar esse dado) administrativas e acadêmicas, a UFMG possui apenas, em seus quadros funcionais, cinco arquivistas. Portanto, é urgente a contratação de novos profissionais. Ademais, a universidade não possui Arquivo Central, nem há prazo definido para sua construção. O Diagnóstico da Massa Documental, finalizado em 2014, revelou a existência de aproximadamente 23.416,65 metros lineares de massa documental acumulada, cifra próxima a 100 milhões de páginas, distribuída em 655 salas ou depósitos improvisados. Essa documentação não foi submetida à Avaliação, conforme determina a legislação federal brasileira, tendo sido acumulada sem nenhum tratamento técnico, o que compromete a eficiência da recuperação da informação. Portanto, a Gestão de Documentos não é algo efetivamente implementado na UFMG. O esforço da Diretoria de Arquivos Institucionais- DIARQ-UFMG está sendo o de criar, ainda em 2015, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo-CPAD-Central, assim como estimular a formação de CPADs setoriais e arquivos setoriais. Outra dimensão importante diz respeito à realização de um Diagnóstico dos documentos digitais, pois a política de Gestão de Documentos é independente do suporte do documento arquivístico.”

Ainda com relação ao aperfeiçoamento da gestão documental, a UFMG declarou que, até 2017, não havia elaborado manuais de procedimentos, nem tampouco estabeleceu uma política de gestão da informação em virtude da promulgação da LAI.

Todavia, informou que, em 2016 e 2017, a instituição definiu os fluxos para a tramitação de processos, e somente em 2016 realizou melhorias de sistemas.

Ao realizar uma pesquisa documental, em transparência ativa, com relação aos esforços da UFMG referentes à gestão de documentos, verificou-se que a instituição criou a Diarq em 10 de julho de 2013, com o objetivo de operacionalizar as políticas de arquivo na Universidade. Além disso, a mesma busca promover as suas atividades no âmbito dos arquivos, tanto do ponto de vista metodológico como político, de forma a buscar a integração

entre as unidades, promover a transparência e incluir informações institucionais (UFMG, 2018a).

Segundo informações disponibilizadas pela própria Diarq (UFMG, 2018a), a administração central da Universidade, em 2008, já demonstrava uma preocupação no sentido de definir a implantação de uma Política de Arquivos Institucionais, com a contratação de profissionais arquivistas na instituição. Neste mesmo sentido, em 2012, foi criada a Comissão de Estudos para a Definição de Políticas de Arquivo na Universidade e, em 2013, houve a criação da Diarq.

Já em 2015, houve a institucionalização da Comissão Central Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos (CPAD – Central), por meio da Portaria 065/201558:

Composta permanentemente por funcionários da Diarq e alternadamente por gestores e corpo docente. A CPAD Central é responsável por acompanhar as atividades de avaliação de documentos e exercer outras atribuições definidas em Lei. Compete à Comissão Central Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos-CPAD Central: I – elaborar e acompanhar o processo de avaliação de documentos da universidade; II – orientar e normalizar a produção e o fluxo de documentos; III – elaborar os planos de classificação e de tabelas de temporalidade de documentos, atualizá-los e velar por sua aplicação. Parágrafo único. O processo de avaliação consistirá na determinação do ciclo de vida dos documentos, na fixação do prazo de guarda e em sua destinação final, conforme a legislação pertinente. (UFMG, 2017a, online).

Outra iniciativa relacionada à gestão de documentos foi a criação de Comissões Setoriais Permanentes de Avaliação de Documentos Arquivísticos (CSPAD), que são compostas por servidores das unidades que têm a responsabilidade de acompanhar as atividades de avaliação de documentos das Unidades Acadêmicas e Administrativas:

Compete à Comissão Setorial Permanente de Avaliação de Documentos (CSPAD/ UNIDADE):

I – Avaliar os documentos produzidos e recebidos no âmbito da Unidade.

II – Submeter as listagens de eliminação à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Central (CPAD-Central).

III – Implementar as orientações emanadas pela Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG (DIARQ-UFMG), bem como participar de reuniões, eventos e treinamentos que contribuem para os trabalhos da CSPAD/ UNIDADE (UFMG, 2017a, online).

A UFMG, por meio da Diarq, reconhece que dispõe de sistemas de informação capazes de desempenhar funções específicas de suporte à gestão administrativa e acadêmica, e isto é fundamental para a gestão documental da instituição (UFMG, 2018a). Além disso, a

58 _{Portaria nº 65, de 10 de julho de 2015, que designa membros para participação na Comissão Central}

Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos. Disponível em:

instituição propõe um sistema de arquivos que busca documentar a dinâmica institucional e também modificar os processos tradicionais de produção, utilização e acesso à informação:

Um Sistema de Arquivos proposto para a UFMG deverá buscar integrar, de modo adequado, esta dinâmica e garantir a preservação, a seleção/eliminação racional (com base em critérios arquivísticos) e o acesso à informação produzida por estes meios mediante uma gestão documental institucionalizada e integrada. O Sistema de Arquivos é o conjunto de órgãos arquivísticos que se relacionam entre si com vistas a promover a gestão continuada dos documentos de arquivo. Tem por objetivo assegurar a conservação, a proteção, e o acesso aos documentos para defesa de direitos ou como elementos de prova, informação ou fonte para a pesquisa científica. (UFMG, 2017a, online).