Checklist da auditoria interna no setor de suprimentos

O primeiro ponto exigível é se os indicadores estão atualizados, formalizados e se estão expostos num lugar onde toda a empresa possa ver. O segundo ponto é se os indicadores corresponderam às metas ou não, pergunta-se o que foi feito e quais as ações corretivas foram tomadas, caso esteja abaixo da meta, verifica se as ferramentas de controle, como a análise da causa dos desvios encontrados e os planos de ações estão sendo feitos nessa situação.

O terceiro ponto é se o setor está usando o sistema de qualidade para o registro e acompanhamento das não conformidades e das melhorias contínuas. É preciso verificar no sistema se foi aberta alguma não conformidade e sua respectiva melhoria. Pois se nada for colocado no sistema de gestão, significa que tudo está perfeito e nada aconteceu fora do planejado e infelizmente isso não acontece, as pessoas estão passíveis de falhas ou de algum desvio das metas, não só do setor, mas de todos os setores interligados às funções do suprimento. Diante disso se faz necessário a abertura dentro do sistema das não conformidades e das melhorias, na expectativa de se aprender com erros e evoluir.

O quarto ponto a ser analisado é se a matriz de registro está atualizada, essa matriz é um documento que fala de todos os registros que são relatados nos procedimentos e nela deve conter os caminhos para se chegar nesses registros.

O quinto ponto a ser observado é se os colaboradores estão qualificados a exercer suas funções e isso tem que ser evidenciado na matriz de qualificação, onde está o nome de todos os colaboradores do setor e quais os cursos que eles precisam ter sido habilitados e os requisitos necessários para a vaga.

O sexto ponto está ligado à atualização dos procedimentos, como já mencionado anteriormente, os procedimentos possuem uma validade de um ano no máximo, logo, os setores têm obrigação de atualizar seus procedimentos pelo menos uma vez ao ano, o que é verificado é se todos os procedimentos do setor estão atualizados.

A empresa possui a política da qualidade, que é a seguinte: compromisso com a qualidade e melhoria contínua dos nossos produtos e serviços, satisfazendo os clientes internos e externos. Logo, a sétima verificação é se todos os colaboradores do setor têm conhecimento e domínio da política e entendem como sua função pode contribuir para o cumprimento da política da qualidade.

O oitavo tópico está totalmente ligado à avaliação de fornecedores, onde é evidenciado se todos os fornecedores estão devidamente cadastrados e qualificados no Informacon, e se na qualificação constam as certificações pelo o Programa Setorial da Qualidade (PSQ), Sistema Brasileiro de Avaliação de Conformidade (SBAC) e Sistema Nacional de Avaliações Técnicas (SINAT) e isso é verificado no cadastro feito dentro do próprio sistema. É observado também se alguma ação está sendo tomada quando o fornecedor não consegue atingir a nota mínima sete. Isso pode ser acompanhado no relatório do sistema de avaliação de fornecedores e também pelo o indicador específico.

Outra preocupação do auditor (nono ponto) é se nos pedidos de compra constam as Normas Brasileiras Regulamentadoras (NBR’s) de determinados materiais, pois é uma especificação que permite a compra do material com segurança. Consegue-se comprovar se tem ou não nos pedidos de compra ou na solicitação de compra mesmo.

O décimo ponto a ser verificado e de grande importância para a empresa que são os contratos, pois a auditoria quando vai avaliar esse aspecto, já tem uma lista dos fornecedores de serviço que estão trabalhando

na obra e o auditor verifica se existem contratos para todos os terceirizados que estão dentro da obra. Esse é um aspecto relevante, pois o contrato é uma ferramenta de segurança para a empresa, descrevendo todas as condições comerciais e técnicas acerca do serviço realizado e engloba também os direitos e deveres do fornecedor. O contrato registra que o fornecedor é responsável pela a segurança, pagamento e direitos dos seus funcionários, pois a empresa não se responsabiliza por funcionários da terceirizada.

Na fase que precede a final, são analisadas as alçadas de aprovações, se elas estão sendo feitas e se todo pedido de compra está sendo aprovado de acordo com elas. E o último ponto resume todo o ciclo de auditoria, onde será verificado se o processo da solicitação, cotação e pedido de compra está sendo realizado da maneira correta e de acordo com as regras. A cada tópico descrito anteriormente é atribuído uma nota, o zero é um item não atendido, o três significa que foi menor do que atendido, o seis foi parcialmente atendido, ou seja, a maior parte foi atingida e a nota máxima, o nove quando é totalmente atendido.

Durante toda a auditoria, o auditor líder pede evidências que comprovem aquilo que foi dito, pois tudo que é falado, é preciso ser provado e documentado, sendo uma isso uma exigência da auditoria, até porque tudo tem que ir para o relatório, para depois ser apresentado para a diretoria.

Em cada ponto que é verificado, o auditor líder pode apontar as não conformidades reais, que são aquelas que os itens que contraria o procedimento / norma aplicável ou não resulta em melhoria contínua. Existem também as não conformidades potenciais, que são os itens que podem gerar as possíveis falhas, ou seja, as chamadas ações preventivas. Por fim existem as melhorias contínuas, como o próprio nome diz, são as sugestões, ideias e observações que tenham o objetivo de aprimorar, melhorar ou potencializar alguma etapa do processo. E quando está tudo de acordo com os procedimentos e os requisitos previstos, os pontos estão conformes.

Depois que é analisado passo a passo do checklist, os auditores fazem um breve resumo do resultado, leva à diretoria e indicam os pontos fortes e fracos e finalizam com um agradecimento pela confiança fornecida.

Observa - se pelo os relatos, que tudo que é apurado durante a auditoria nada mais é que a rotina do setor. Investigando se o setor está funcionando conforme o previsto e se irá conseguir obter a produtividade desejada para atingir suas metas e objetivos.

Os autores que foram analisados citavam em seus estudos que o plano de ação ou check list era essencial para o sucesso da auditoria, o que acaba fazendo parte da fase do planejamento, pois para o sucesso de uma auditoria é importante ter um plano de ação, para ter um melhor direcionamento daquilo que deve ou não ser aprofundado na hora da auditoria.