Ciclo de vida

De modo a compreender a importância do BPM no seio de uma organização é necessário entender o seu ciclo de vida.

Figura 2.4 Ciclo de vida do BPM

36 Como se pode observar na Figura 2.4, o ciclo de vida do BPM é composto pelas seguintes fases (Dumas et al., 2013):

• Identificação do processo. A primeira fase do ciclo de vida do BPM caracteriza-se pela colocação de um problema de negócio, procedendo-se à identificação e delimitação dos processos que sejam relevantes para a problemática, sendo também relacionados entre si. A identificação do processo resulta numa arquitetura de processo nova ou atualizada, que fornece uma visão geral dos processos dentro da organização e os seus relacionamentos.

• Descoberta do processo. Esta fase identifica-se pela documentação do estado atual de cada um dos processos relevantes sob a forma de um modelo.

• Análise do processo. A fase de análise do processo aborda as questões associadas ao mesmo, de modo a estruturar o conjunto de problemas identificados, priorizando- os seja em termos de impacto ou de esforço estimado necessário para resolvê-los. • Redesenho do processo. Após a análise feita sobre os problemas associados ao

processo, surge a fase de redesenho do processo. Durante este período, existe o objetivo de identificar medidas de melhoria para processo que podem solucionar os problemas identificados na fase anterior, bem como permitir à organização cumprir as suas metas de desempenho. Nesse sentido, as propostas ou medidas de melhoria são analisadas com base em critérios de avaliação de desempenho escolhidos para o efeito. Após a triagem e análise das medidas apresentadas, as que forem mais promissoras são combinadas, produzindo um modelo de processo futuro que serve de input para as fases seguintes do ciclo de vida.

• Implementação do processo. Nesta fase procede-se à preparação e execução das medidas definidas e planeadas anteriormente, através da gestão das mudanças organizacionais e a automatização de processos. A gestão das mudanças organizacionais refere-se ao conjunto de atividades ou ações necessárias de forma a mudar os métodos de trabalho de todos os colaboradores envolvidos nos processos, enquanto que a automatização de processos se foca no desenvolvimento e na implementação de sistemas TIC capazes de suportar o futuro processo.

Segundo Dumas et al. (2013), o ciclo de vida do BPM ajuda a compreender a função das TIC na melhoria de processos de negócio. Contudo, o seu contributo pode se encontrar

37 limitado por se tratar de um instrumento para gerir e executar processos, necessitando do envolvimento dos operadores de sistemas tecnológicos e dos analistas de processos de uma organização para poder alcançar a máxima eficácia (Dumas et al, 2013).

Posto isto, o ciclo de vida do BPM envolve vários elementos de diferentes níveis hierárquicos de uma organização, dos quais se pode identificar os seguintes elementos e grupos distintos (Dumas et al, 2013):

• Equipa de gestão da organização. Apesar da equipa de gestão depender da forma como a organização se encontra estruturada, uma organização pode dispor os seguintes cargos: Chief Executive Officer (CEO), Chief Financial Officer (CFO), Chief Operating Officer (COO), Chief Process Officer (CPO), Chief Information Officer (CIO) e diretor de Recursos Humanos (RH). O cargo de CEO trata-se do responsável pelo sucesso geral dos negócios da empresa, enquanto que o CFO ou diretor financeiro é o elemento da equipa de gestão responsável pelo desempenho financeiro geral da empresa, bem como de determinados processos de negócios, principalmente aqueles que têm um impacto direto no desempenho financeiro da empresa. Já o COO e o CPO são responsáveis pela definição da forma como as operações são configuradas e pelo desempenho do processo, respetivamente. A posição de CIO responsabiliza-se pela operação eficiente e eficaz da infraestrutura do sistema de informação de uma organização, podendo ainda supervisionar os projetos de redesenho de processos, caso se justificar o seu envolvimento. Caso os processos em curso envolvam um número significativo de colaboradores, o diretor de RH, em colaboração com a sua equipa, pode se revelar importante.

• Proprietário do processo. O proprietário do processo é o elemento responsável tanto pelo planeamento e organização como pela monitorização e controlo de um determinado processo, como se pode observar na Figura 2.5. Relativamente às tarefas de planeamento e organização de um processo, o proprietário é incumbido de definir medidas e metas de desempenho, garantir a existência dos recursos necessários para que o processo possa ser executado sem obstáculos e liderar os projetos de melhoria relacionados ao processo. Em relação às funções de monitorização e controlo, o proprietário assume a obrigação de garantir que os objetivos de desempenho do processo são alcançados e, caso os mesmos não sejam cumpridos, deve tomar as ações necessárias para mudar os resultados obtidos. Para além disso, o proprietário pode orientar os restantes elementos do processo sobre como resolver situações

38 diversas e erros detetados durante a sua execução. Posto isto, o proprietário pode-se encontrar envolvido na modelação, análise, redesenho, implementação e supervisão dos processos:

Figura 2.5 Funções do proprietário de um processo Fonte: Dumas, La Rosa, Mendling e Reijers (2013, p.14)

• Participantes do processo. Os participantes do processo são os elementos que realizam trabalhos de rotina segundo padrões e diretrizes da organização, sendo coordenados pelo proprietário do processo. Para além das tarefas de rotina, os participantes podem se encontrar envolvidos em atividades de redesenho e de esforços de implementação.

• Analistas do processo. Os analistas do processo são os responsáveis pela coordenação e controlo da implementação do processo, conduzindo o processo desde a fase de identificação até à fase de redesenho. Estes membros interagem com os participantes do processo e reportam ao proprietário do processo.

• Engenheiros do sistema. Os engenheiros de sistemas encontram-se envolvidos nas fases de redesenho e de implementação do processo, interagindo com os analistas de modo a recolher os requisitos do sistema designado por Business Process Management System. Os requisitos recolhidos são transformados num modelo de

39 processo que é, posteriormente, testado e implementado. Estes membros do processo fazem a ligação entre o proprietário e os participantes do processo, de modo a garantir que o sistema desenvolvido tenha capacidade de suportar o seu trabalho da forma mais eficaz.