Capítulo II: Contextualização e componente prática
2. Componente prática
2.1 Circuito do documento
O circuito do documento inclui uma série de processos que passam desde a aquisição até à sua disponibilização ao utilizador.
2.1.1 Aquisição do documento
A seleção de um documento numa biblioteca universitária deve ser feita em parceria dos bibliotecários com corpo docente, pois estes dominam a literatura nas suas respetivas áreas e podem assim, selecionar criteriosamente o material a ser obtido, arrolando-os através dos planos de ensino.
a. Aquisições e Gestão de Coleções (aBIB)
Esta unidade dá início à cadeia documental, gerindo a aquisição por compras das unidades de informação constituintes do acervo das Bibliotecas da Universidade de Aveiro. Complete-lhe igualmente garantir a realização dos procedimentos legais para aquisição de publicações que impliquem concurso público e/ou ajuste direto; apoiar os docentes e investigadores na identificação, seleção e aquisição dos recursos bibliográficos e informativos para o ensino e investigação; identificar, selecionar e propor a aquisição de recursos bibliográficos e informativos de interesse geral para a comunidade académica e garantir a conservação e preservação das coleções bibliográficas, providenciando o seu restauro, encadernação e conservação de formatos, fundo necessário.
b. Atendimento à comunidade académica
Esta unidade recebe frequentemente pessoas que ali se dirigem para tratar de vários assuntos, de entre os quais se destacam os utilizadores que perdem livros que tinham em empréstimo domiciliário; os docentes da UA que vêm oferecer itens à Biblioteca ou entregam as faturas e os livros comprados de modo a que a unidade dê início ao seu processamento. É ainda frequente o contacto, maioritariamente por telefone, por parte de docentes e investigadores que pretendem informações sobre uma determinada publicação periódica ou devido a problemas de acesso online a publicações.
c. Sugestões de aquisição
Na caixa de sugestões colocada na Biblioteca Central surgem, frequentemente, sugestões de aquisição de livros, sendo posteriormente contactados os pivots departamentais, por e-mail, de modo a averiguar a possibilidade de aquisição ou, em casos mais raros, procede-se à sua aquisição com verbas dos SBIDM.
A gestão de aquisições inclui a administração de documentos adquiridos por compra (livros e publicações periódicas), oferta e permuta. No início de cada ano são criados em ALEPH os orçamentos relativos a cada departamento. Na aquisição por compra é fundamental ter especial atenção às listas enviadas pelos departamentos. No que concerne às publicações periódicas, depois de recebidas as propostas elaboram-se o quadro comparativo e as listas de títulos por concorrente/fornecedor. Depois de elaborados todos os documentos distribuem-se juntamente com as propostas pelas pessoas do núcleo e verifica-se, título a título (para não haver nenhuma falha) a assinatura das publicações e cria-se um procedimento de concurso (anexo 1).
A aquisição envolve dois procedimentos básicos: orçamento e alocação de recursos. As encomendas são criadas e as faturas solicitadas antes do início do período de assinatura. Depois da criação da encomenda e respetiva assinatura no sistema ALEPH são lançadas as faturas2.
Em relação às ofertas, estas chegam aos SBIDM através de outras instituições ou de particulares, como por exemplo a oferta de espólios, como são exemplo o Espólio do compositor Frederico Freitas entre outros.
Relativamente às permutas, estas correspondem à troca de documentos entre instituições congéneres.
d. Gestão do Fundo de Empréstimo Condicionado
Têm estatuto de Fundo de Empréstimo Condicionado (FEC) as monografias referidas nas bibliografias recomendadas por docentes da UA. No início de cada semestre,
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os docentes da UA são contactados por correio eletrónico para procederem ao envio de bibliografia a colocar em FEC. Se na lista recebida não constar algum item nas bibliotecas da UA ou caso exista uma nova edição no mercado é proposta ao docente a sua aquisição.
O FEC tem como condição essencial a sua presença na biblioteca durante o período de abertura. Podem ser requisitadas 30 minutos antes do enceramento do serviço de empréstimo e devem ser devolvidas até às 11 horas do dia seguinte.
e. Empréstimo interbibliotecas
O empréstimo interbibliotecas (EIB) é o serviço que efetua o fornecimento e o pedido de monografias e fotocópias de artigos científicos de publicações periódicas a instituições no país e no estrangeiro. Este serviço destina-se a docentes, investigadores e alunos de pós-graduação (com indicação dos respetivos orientadores) que pretendam consultar monografias, que não se encontrem disponíveis nos fundos das bibliotecas da UA. Para realizar um pedido de monografias deve enviar-se um e-mail para sbidm- eib@ua.pt onde deverão constar os seguintes elementos:
Nome completo
Nome do Departamento ou Secção Autónoma Número mecanográfico
Autor e título do livro
Data de publicação do documento ISBN do documento
Nome do docente responsável.
O pedido de fotocópias de artigos científicos (à semelhança do que acontece com pedido de monografias) deve incluir os seguintes dados:
Nome do Departamento ou Secção Autónoma Número mecanográfico
Autor e título do livro
Fonte (título da revista, ano, vol., n.º e páginas)
Referir se o pedido pode ser solicitado a instituições estrangeiras Forma de pagamento
Nome do docente responsável
f. Unidade de Atendimento e Empréstimo (aBIB)
A Rede de Bibliotecas da UA engloba a Biblioteca Central, a Mediateca, Biblioteca do ISCA (Instituto Superior de Contabilidade e Administração de Aveiro), o CRC (Centro de Recursos em Conhecimento), a Biblioteca da ESTGA (Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Águeda) e a sala de leitura e estudo do Complexo Pedagógico, Cientifico e Tecnologia da UA.
Compete a esta unidade garantir a qualidade do serviço de atendimento e empréstimo em toda a rede de bibliotecas e salas de leitura da UA; a gestão dos recursos humanos envolvidos no serviço de atendimento e empréstimo de modo a assegurar o funcionamento efetivo do serviço; a gestão e organização dos fundos documentais e o seu acesso; a gestão de espaços e equipamentos de forma a permitir aos utilizadores a consulta da documentação existente, o acesso a fontes de informação remotas, assim como a realização de trabalhos individuais e a orientação dos utilizadores para uma melhor utilização dos recursos de informação disponíveis, coleções, serviços e infra-estruturas oferecidas pelas Bibliotecas da UA.
2.1.2 Tratamento técnico – Catalogação e Indexação
O tratamento técnico de documentos consiste na sua descrição, quer a nível de dados bibliográficos (catalogação), quer a nível de conteúdo (indexação). Através da catalogação recolhe-se um conjunto de elementos bibliográficos, dando origem à chamada ficha catalográfica. Por sua vez, esta vai permitir a constituição de catálogos (listas completas de uma coleção de livros, documentos ou materiais similares), que nos fornecem informações sobre os documentos que existem na biblioteca facilitando a sua localização e divulgação sob múltiplas formas.
No processo de catalogação recorre-se a vários instrumentos de auxílio, que têm como princípios subjacentes a uniformidade, a simplificação e analogia. As RPC (Regras Portuguesas de Catalogação) resultam da culminação de códigos e normas aceites internacionalmente e constitui o código normativo completo e atual em conformidade com
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os princípios internacionalmente consagrados, seguindo de perto o modelo concetual das “Anglo-American Cataloguing Rules”, e a suas principais normas. A ISBD (Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada)3 é a norma que determina os elementos de dados que devem ser registados ou transcritos numa determinada sequência como base para a descrição do recurso que se está a catalogar. Utiliza uma pontuação prescrita como meio para reconhecer e visualizar elementos de dados e torná-los compreensíveis independentemente da língua da descrição. O conceito ISBD está associado aos vários formatos individuais, ou seja, aos vários tipos de documento. Quer isto dizer que, de acordo com a tipologia do documento, existe uma ISBD que lhe está associada, nomeadamente:
ISBD (M) — Descrição Bibliográfica Internacional para as Monografias;
ISBD (ER) — Descrição Bibliográfica Internacional para os Documentos Eletrónicos;
ISDD (G) — Descrição Bibliográfica Internacional para os Genéricos;
ISBD (NBM) — Descrição Bibliográfica Internacional para as Matérias ou Documentos não Texto;
ISBD (S) — Descrição Bibliográfica Internacional para as Publicações em Série; ISBD (CM) — Descrição Bibliográfica Internacional para os Materiais
Cartográficos;
ISBD (A) — Descrição Bibliográfica Internacional para o Livro Antigo e Incunábulos
Normalização
“A Normalização é uma actividade conducente à obtenção de soluções para problemas de carácter repetitivo, essencialmente no âmbito da ciência, da técnica e da economia, com vista à realização do grau óptimo de organização num dado domínio. Consiste em geral, na elaboração, publicação e promoção do emprego das normas” (Fonte: IPQ).
3 A Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada remonta a 1969, quando a Comissão de Catalogação da IFLA, (mais tarde designado Gabinete Permanente da Secção de Catalogação da IFLA) patrocinou uma Reunião Internacional de Especialistas em Catalogação. Esta reunião produziu uma resolução que propôs a criação de normas par regularizar as normas de descrição bibliográfica da sua forma e conteúdo e que providenciariam os meios para incrementar consideravelmente a partilha e troca de dados bibliográficos.
ISO (International Organization for Standardization)
A International Organization for Standardization (ISO) foi constituída em 1947 e é a federação mundial das entidades nacionais de normalização, provenientes de 148 países. É uma organização não-governamental e tem como missão promover o desenvolvimento da normalização. Os seus trabalhos apresentam-se como acordos internacionais publicados como Normas Internacionais (habitualmente designadas por ISOs). Internamente está organizada por Comissão Técnicas (TC) identificadas e reconhecidas por números. A TC46 é a comissão responsável pela normalização das práticas usadas nas bibliotecas, arquivos, centros de documentação e informação, serviços de indexação e análise e nos domínios da ciência da informação e edição.
IPQ (Instituto Português da Qualidade)
O IPQ, membro da ISO desde 1949, é entidade nacional responsável pela coordenação, gestão geral e desenvolvimento do Sistema Português da Qualidade, sendo responsável em Portugal pelas “actividades de Acreditação de entidades, da Normalização e da Metrologia, e pela gestão de programas de apoio financeiro, intervindo ainda na cooperação com outros países no domínio da qualidade. Em matéria participação internacional, o IPQ assegura a representação nacional em inúmeras estruturas europeias e internacionais relevantes para a sua missão4.
A normalização é, ao mesmo tempo, um processo (resultando da formulação de acordos e técnicas essenciais à comunicação entre os diferentes níveis de uma actividade) e uma ferramenta (as formulações em si). As normas constituem prescritivos relativos a um dado domínio de ação e para um dado campo de aplicação, válidos para uma determinada área geográfica e são feitas e aprovadas por organismo de normalização ou com essas funções e contêm regulamentação baseada na melhor prática estabelecida.
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Organismos europeus de normalização : European Committee for Standardization (CEN), European
Committee for Electrotechnical Standardization (CENLEC), International Electrotrechnical Commission
(IEC), Conference General des Poids et Mésures (CGPM), International Organization for Legal Metrology (OIML), International Organization for Standardization (ISO) e European co-operation for Acreditation (EA). In: http:// www.ipq.pt.
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Procuram responder a uma necessidade ou problema que surgiu estabelecendo características de um produto ou serviço, bem como os níveis de qualidade, os padrões de comportamento, a segurança, e as dimensões. Determinam a terminologia, simbologia, técnicas de ensaios, prescrições relativas à embalagem, rotulagem, etc., e visam a que haja consenso entre as partes interessadas para que sejam aprovadas. Este consenso baseia-se em resultados científicos, tecnológicos e experimentais, tendo por objetivo um grau óptimo de organização.
A normalização abrange uma cobertura geográfica de carácter nacional, internacional e mundial, cujos objetivos e benefícios incidem na otimização de vários fatores, designadamente, a economia, a segurança e proteção da vida humana, a cooperação entre sistemas, organismos e pessoas, uma melhor comunicação e melhor utilização da informação.
A aplicação de normas é efetuada através da legislação, contratos, convenções e adaptações de normas existentes. Pode ser feita de forma direta (quando há legislação que obriga à sua aplicação e pune quando tal não acontece) e de forma indireta (quando temos conhecimento que devemos usar a norma mas não existem punições para quem não o faz).
2.1.2.1 Catalogação
A catalogação descritiva consiste na descrição física do documento (forma) com o propósito de possibilitar a sua localização e recuperação. É também o conjunto de operações que se realizam sobre os documentos, não só com o objetivo de os descrever, mas também com o propósito de estabelecer os pontos de acesso que determinam os nomes dos responsáveis pelo conteúdo intelectual ou artístico da obra. A recuperação dos documentos é feita através dos elementos expressos nos documentos, tais como: autor(es), título, local e data da publicação/edição, editor, entre outros.
A catalogação permite a formação de um catálogo, que é uma lista, ou enumeração, ordenada por ordem alfabética, de pessoas ou coisas ou um ficheiro em que se relacionam, de maneira ordenada, os livros e documentos diversos de uma biblioteca5.
Na catalogação de monografias definem-se os seguintes tipos de entrada: principais, secundárias e remissivas. A entrada principal contém os dados considerados necessários para a identificação de uma unidade bibliográfica. A entrada secundária é a que contém, sob um certo cabeçalho, toda ou parte dos elementos de informação que estão contidas na entrada principal. Uma entrada remissiva remete para determinado cabeçalho de uma ou outra localização no catálogo.
A descrição bibliográfica é o conjunto dos elementos que identificam de forma inequívoca, um documento, apresentado segundo normas internacionais e descreve, de forma detalhada, um dado exemplar de uma edição específica de uma obra particular, de modo a identificá-lo e distingui-lo de outras obras do mesmo autor. As funções do catálogo de autores e títulos levam a que se saiba:
1. Se um documento existe numa unidade documental; 2. Que edições existem de uma obra particular;
3. Qual a produção de um autor particular existente numa unidade documental.
Componente prática – Catalogação
A componente prática deste estágio realizou-se nos SBIDM e teve como principal atividade o tratamento técnico documental (catalogação de monografia). Esta atividade decorreu durante um período de 3 meses sob orientação da Mestre Susete Santos e de Idalina Matos relativamente à descrição física dos documentos (catalogação) e pelo Dr. Daniel Oliveira sobre a indexação. Durante o estágio efetuei a catalogação de 381 documentos bibliográficos, 75 documentos publicações em série e a indexação de 305 documentos e este trabalho possibilitou a aquisição de conhecimentos a aplicar futuramente no âmbito da minha atividade profissional.
5 Outras definições para catálogo: Documento secundário que apresenta e descreve documentos reunidos permanentes ou temporariamente. Conjunto de notícias catalográficas dos documentos de um ou vários fundos documentais, dispostas segundo vários tipos de cabeçalhos e as suas funções, apresentadas segundo certas regras que permitam a sua recuperação. […]
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Nesta componente foi realizada a descrição dos documentos quanto à sua forma assim como o estabelecimento dos pontos de acesso. Os documentos foram selecionados de acordo com a sua autoria e tipologia.
No que se refere à autoria, destacam-se as seguintes categorias: Nome de pessoa – responsabilidade principal; Nome de pessoa – co-responsabilidade principal; Nome de pessoa – responsabilidade secundária; Nome de coletividade – responsabilidade principal; Nome de coletividade – co-responsabilidade principal; Nome de coletividade – responsabilidade secundária. No que se refere à tipologia de documentos, assinalem-se os seguintes:
Monografias (livros, separatas, teses); Mapas (Material cartográfico);
CD-ROM (Recurso eletrónico); Cassete áudio (Registo sonoro); Cassete vídeo (registo vídeo); Partituras (Música impressa)
Descrição física dos documentos de acordo com a autoria – Nome de pessoa
Dar-se-ão de seguida exemplos dos trabalhos realizados:
1. Um autor - Nome de pessoa – Responsabilidade principal Arroteia, Jorge Carvalho
Aveiro: aspectos geográficos e do desenvolvimento / Jorge Carvalho Arroteia. –
Aveiro: Universidade, 2008. – 315 p. : Il. : color; 25 cm. ISBN 972-8021-62-23
2. Dois autores - Nome de pessoa - Co-Responsabilidade Fisher, Robert
O gato que encontrou Deus / Robert Fisher e Beth Kelly, trad. Bernardina
Felgueiras – Cascais: Pergaminho, 2004. - 127 p. ; 23 cm. ISBN 972-711-605-1
3. Três autores - Nome de pessoa - Co-Responsabilidade Alcântara, Fernanda
Microbiologia: práticas laboratoriais / Fernanda Alcântara, Maria Ângela Cunha e
Maria Adelaide Almeida. – Aveiro: Universidade, 1996. – 297 p. : il. ; 25 cm. ISBN 972-8021-17-8
4. Mais de três autores - Nome de pessoa - Co-Responsabilidade Almeida, Dalila Maria Vieira de
Análise matemática: unidades teóricos-práticas / Dalila Maria Vieira de
Almeida…[et al.]. – Aveiro: Universidade, IX, 214 p.: il. ; 35 cm. ISBN 978-972-307-2
5. Nome Pessoa – Responsabilidade Secundária
(editor literário, tradutor, coordenador, organizador, ilustrador e outros)
Coordenador
Jesus, Maria Saraiva de (coord.)
Ciclo de Conferências sobre a Narrativa Breve, 1, Aveiro, 2001
I Ciclo de Conferência sobre a Narrativa Breve / coord. Maria Saraiva de Jesus. –
Aveiro: Universidade, 2001. – 186 p. ; 20 cm. ISBN 972-789-021-0
Organizador
Antonie, Marie Noelle (org.)
L´intercomprehension: la viver, la compreender, l´enseigner…/org. Marie-Noelle
Antonie, Madalena de Carlo, Maria Helena Araújo e Sá. – Aveiro: Universidade. Centro de Investigação Didáctica e Tecnologia na Formação de Formadores, 2011. – 296 p. ; 26 cm. – (Cadernos do Lale. Serie proposta; 6)
ISBN 978-96794-8-1
Tradutor
Carroti, Federico (trad.) Luciano Canfora
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A biblioteca desaparecida: histórias da biblioteca de Alexandria / trad. Federico
Carroti; Luciano Canfora.- São Paulo: Companhia das Letras, 1989. – 159 p. ; 21 cm.
ISBN 85-7164-051-3
6. Sem autor
Contos e Poemas
Contos e poemas / ed. por Carlos Alberto Lança e Francisco José Tenreiro. –
Lisboa: [s.n.], 1942. – 155 p. ; 18 cm.
Descrição física dos documentos de acordo com a autoria – Nome de coletividade
7. Nome de coletividade – Responsabilidade principal Grupo eventual
Associação Portuguesa de História Economia e Social. Encontro, 22, Aveiro, 2002
Empresa e instituições em perspectiva história: actas / XXII Encontro Associação
Portuguesa de História Economia e Social. – Aveiro: Universidade, 2002. – 1 CD- ROM.
Instituições IFLA
ISBD (CF): international standard bibliographic description for compute files / Internacional Federation Library Association and Institution. – London: IFLA Universal Bibliographic Control and International MARC Programe, 1990. – 99 p. ; 42 cm.
Descrição física dos documentos de acordo com a tipologia de documentos
8. Material não livro Cassete áudio Homenagem
Homenagem ao professor Renato Araújo [Registo sorono]: 20 anos de ensino na Universidade de Aveiro, 1994. – [Aveiro: s.n.], 1994. – 1 cassete áudio ( 20 min.).
CD – ROM
Arquivo do Distrito de Aveiro
Arquivo do Distrito de Aveiro [Recurso electrónico]: 25 anos. – Aveiro:
Universidade, 1994. – 2 CD-ROM.
CD 1: Vol. I a XIV; CD 2: Vol. XXV a XLII.
Cassete vídeo
The best of whose line is it anyway?
The Best of whose line is it anyway ? [Registo video] / Producer, 4 channal four
Televison. – [England]: National Film Board of England, cop. 1988. – 1 cassete video, (73 min) (VHS): color.
Elenco: Choisce cuts from the favorite impro show. 83 03
CD áudio
Angeleri, Claudio
Invenzioni a più você [Registo sorono] / Claudio Angeleri. - [S.l: King Record],
2007. – 1 disco (CD) (55 min, 50 seg.).
Elenco: Franco Ambrosetti, Tony Anco, Mauro Reggio. CDPM 145-2
Mapa
Carta geológica de Portugal
Carta geológica de Portugal, 19 – A [Material cartográfico] / B. P. Barbosa…[et al.]. – 1.50 000. – Lisboa: Serviços Geológicos de Portugal, 1988. – 1 mapa dobr.
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Partitura
Carrapatoso, Eurico
Cinco aforisma [Música impressa]: para quinteto de sopros e piano: partitura para trompa / Eurico Carrapatoso. – Aveiro: Universidade, 2005. – 1 partitura (11 p.) (
20 x 20 cm).
ISBN 972-789-173 (brochado)
Publicações em série
Esta atividade decorreu durante um período de 3 semanas sob orientação de Idalina Matos e teve como objetivo a descrição física das publicações em série (relatórios, revistas, jornais, CD-ROM, Online, etc.). Durante o estágio efetuei a catalogação de 75 documentos.
Na catalogação de publicações em série aplicam-se princípios gerais e normas; ISBD (S) - Descrição Bibliográfica Internacional das Publicações em Série (1979) e a ISBD (CR) - International Standard Bibliographic Description for Serials and Other
Continuing Resources (IFLA), que constituem um conjunto de princípios orientadores
aplicadas na catalogação de publicações em série.
Publicação em série - Publicação, impressa ou não, editada em fascículos ou volumes sucessivos, ordenados geralmente numérica ou cronologicamente, com duração não delimitada à partida e independentemente da sua periodicidade. As publicações em série incluem os periódicos (revistas, jornais, boletins, anuários), as séries de atas e relatórios de instituições e congressos, bem como as séries monográficas.
Caraterísticas das publicações em série / periódicos / revistas: Continuidade-sequência no tempo sem fim previsível;
Elementos-unidades físicas sucessivas; Periodicidade;
Colaboração;
Quanto à estrutura, destacam-se as estruturas interna e externa A estrutura interna Capa; Página de título; Ficha técnica; Sumário; Texto; A estrutura externa Números ou fascículos; Numeração cronológica; Volume ou ano. Sequência numerada: 1, 2, 3, 4
Sequência cronológica: Janeiro, Fevereiro (data).
Elementos de identificação Título;
Outros títulos
Responsabilidade: Proprietário (Diretor, Redator ou Editor Literário)
Elementos de edição Numeração Local de dição Nome do editor 1ª data Última data
Descrição física (Il. ou cm).
Fontes de informação
Próprio documento (página de título; ficha técnica; ISSN) Fora do documento (obras de referência e outros catálogos).
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Indicação das Zonas
Zona 1 Zona do título próprio Zona 2 Zona da edição Zona 3 Zona da numeração
Zona 4 Zona da publicação e da distribuição Zona 5 Zona da descrição física
Zona 6 Zona da série Zona 7 Zona das notas
Exemplos práticos
Título termo genérico
RELATÓRIO DE ACTIVIDADES. Lisboa, 1989
Relatório de actividades / Junta Nacional de Investigação Cientifica e Tecnologia.- Lisboa: JNICT, 1989-.- 30 cm
Periodicidade: Anual ISSN: oferta
CDU 001.89 (047) (05)
Título com sigla JL. Lisboa, [19--?]
JL: jonal de letras, artes e ideias / dir. José Carlos de Vasconcelos.- Ano 1, n. 1 ([1- --?]).- Lisboa: Publicações Projornal, [19--?]- .- Il. ; 43 cm
Descrição baseada em: Ano 5, n. 184 (Jan. 1986) Periodicidade: Semanal
ISSN : oferta CDU 046 (05)
Responsabilidade ligada ao título
BOLETIM DA BIBLIOTECA DA UNIVERSIDADE DE COIMBRA. Coimbra, 1917
Boletim da Biblioteca da Universidade de Coimbra.- 1917.- Coimbra: BUC, 1917- ; 20 cm
Periodicidade: Irregular ISSN: 0870-0273: oferta CDU 02 (05)
Título com data incluída
RELATÓRIO DE ACTIVIDADES. Lisboa, [19--?]
Relatório de actividades…/ Ministério da Economia, Instituto Geológico e