Circularização de clientes

O cliente é a pessoa ou entidade que adquire o bem ou a prestação de serviços, mediante o pagamento de um preço acordado entre as duas partes intervenientes na transação. Segundo a NCRF 20 – Rédito, o rédito proveniente da venda de bens ou prestação de serviços, deve ser reconhecido quando tiverem sido satisfeitas todas as seguintes condições:

 A entidade tiver transferido para o comprador os riscos e vantagens da propriedade dos bens ou a prestação de serviços;

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 A entidade não mantenha envolvimento continuado de gestão, nem o controlo dos bens;

 A quantia do rédito possa ser mensurada com fiabilidade;

 Seja provável que benefícios económicos fluam para a entidade; e

 Os custos incorridos ou a serem incorridos referentes à transação possam ser fiavelmente mensurados.

2.1.2. Objetivos de Auditoria

O principal objetivo de auditoria para esta área é verificar se os saldos de clientes estão adequadamente mesurados e divulgados nas demonstrações financeiras.

O revisor/auditor tem ainda como objetivo:

 Verificar se as políticas e procedimentos contabilísticos, bem como, o controlo interno é adequado e está a ser aplicado corretamente;

 Todos os réditos provenientes das vendas e prestações de serviços estão relacionados com a atividade principal da empresa;

 Descontos, abatimentos e devoluções estão adequadamente mensurados e classificados;

 Outros rendimentos e ganhos estão relacionados com a atividade principal da empresa e estão adequadamente mensurados e divulgados;

 Os saldos das dívidas a receber respeitam efetivamente a direitos da empresa sobre o cliente e estão adequadamente mensurados e divulgados; e

 Todas as restantes informações relevantes estão adequadamente divulgadas no anexo.

2.1.3. Procedimentos de auditoria

Os procedimentos de auditoria são as ferramentas que o auditor vai utilizar para atingir os objetivos definidos para a auditoria, nesta área específica. Antes de iniciar os

Página | 39 procedimentos de obtenção de confirmações, o auditor deve proceder ao levantamento dos procedimentos de controlo interno da empresa.

A circularização de contas a receber permite obter prova fiável e relevante relativamente à existência do saldo numa determinada data e ao corte das operações. No entanto, normalmente não proporciona prova suficiente relacionada com a valorização.

O revisor/auditor solícita à empresa que forneça o balancete com os saldos das contas a receber, e através deste faz a seleção dos saldos a circularizar. Pode realizar uma seleção aleatória, sem atender ao saldo do cliente, ou pode realizar uma seleção com base em critérios.

Após a seleção dos saldos a circularizar, o auditor/revisor deve contactar a empresa auditada, para que esta, por carta ou correio eletrónico, contacte os clientes selecionados e proceda à circularização.

No pedido de confirmações externas, o auditor pode pedir uma confirmação externa positiva ou negativa. No pedido de confirmação externa positiva o revisor/auditor solícita que a entidade externa confirme, ou não, a informação que é apresentada no pedido. Por outro lado, no pedido de confirmação externa negativa, o revisor/auditor apenas solicita que a entidade externa responda em caso de desacordo com a informação apresentada.

Em ambos os casos existe risco para o revisor/auditor. Assim, no pedido de confirmação externa positiva o revisor/auditor corre o risco da entidade responder sem confirmar se a informação está correta, nestes casos o revisor/auditor não tem forma de saber se esta situação ocorreu.

Por outro lado, no pedido de confirmação negativa, o revisor/auditor assume o risco de não haver prova explicita de que o destinatário recebeu o pedido ou de que não respondeu apesar das informações não estarem concordantes.

Deste modo, é considerado pela DRA 505 que o pedido de confirmação negativa proporciona, por norma, prova menos fiável do que o uso de pedido de confirmação

Página | 40 positiva. Por fim, o revisor/auditor pode usar uma combinação de confirmações externas positivas ou negativas.

Como resultado do contacto com os clientes, o auditor pode obter três situações:

 Obter resposta concordante;

 Obter resposta discordante; e

 Não obter resposta.

No caso de o auditor obter uma resposta concordante, verifica o extrato e a resposta e se não encontrar nenhum erro ou distorção, procede ao seu arquivo no dossiê de circularização.

Por outro lado, caso obtenha uma resposta discordante tem que solicitar à contabilidade da empresa auditada a conciliação do saldo da conta. Os casos mais frequentes quando surgem diferenças, são mercadorias em trânsito e/ou pagamentos em trânsito. Por fim, no caso de não obter resposta, o auditor deve solicitar novamente à empresa que efetue um segundo pedido e caso este volte a não responder, deve efetuar procedimentos alternativos, admitindo que o saldo é significativo. Os procedimentos alternativos de auditoria devem proporcionar prova acerca das asserções que o pedido de confirmação visava proporcionar.

A confirmação dos saldos de clientes é muito importante para o trabalho do auditor, sendo o meio que este tem de obter prova de que os valores inscritos como ativos no balanço existem, estão corretamente contabilizados e valorizados e representam efetivamente direitos da empresa.

Deste modo, o revisor/auditor pode comprovar, por exemplo, que a empresa não está a registar saldos de clientes, resultante de “vendas fictícias”, de forma a aumentar o resultado obtido.

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2.1.4. Trabalho Efetuado

O revisor/auditor solicitou aos seus clientes o envio do balancete de clientes para dar início aos trabalhos de pedidos de confirmação externa. Após possuir esta informação, fez a seleção dos clientes que pretende circularizar.

O revisor/auditor teve em consideração a utilização de dois métodos de amostragem: amostragem estatística e amostragem não estatística. No caso da amostragem estatística, esta é caracterizada por uma seleção aleatória dos itens da amostra e pelo uso da teoria das probabilidades para avaliar os resultados da amostra. Por outro lado, a amostragem não estatística é aquela que não apresenta as características da amostragem estatística. Para a seleção dos clientes a circularizar, neste caso, o revisor/auditor utilizou uma combinação entre amostragem estatística e amostragem não estatística. O revisor/auditor estabeleceu um saldo mínimo, 16.000€, a partir do qual todos os clientes são selecionados, estes são os clientes que apresentavam saldos mais significativos. Esta seleção foi feita com base no conhecimento do revisor/auditor da entidade, do negócio e do meio envolvente. Após selecionar os clientes mais significativos, o revisor/auditor fez uma seleção aleatória de mais 6 dos restantes clientes, com o auxílio de uma aplicação desenvolvida para o efeito no Microsoft Office Excel, de modo a obter uma amostra representativa da população. Após a seleção dos clientes a circularizar, a empresa enviou os pedidos aos clientes. À medida que recebeu as respostas, o revisor/auditor utilizou o DRAI (dossiê de revisão/auditoria informatizados) como ferramenta de auxílio no tratamento dos dados preenchendo o método de seleção e a folha de controlo (nº de controlo, designação do cliente e saldo). As respostas concordantes são arquivadas, enquanto que as discordantes são objeto de conciliação analisando o extrato segundo a contabilidade e o extrato segundo o cliente. Os resultados são registados num papel de trabalho, com vista à documentação da prova.

Para os clientes que não responderam ao primeiro pedido de confirmação de saldo foi enviado um segundo pedido e no caso de se justificar um terceiro pedido. Nos casos em que o cliente não respondeu a nenhum destes pedidos o revisor/auditor aplicou procedimentos alternativos para confirmar os saldos.

Página | 42 Os procedimentos alternativos consistiram na solicitação à empresa de um extrato da conta corrente do cliente, verificar quais os movimentos que se encontram em aberto no final do ano, ver se correspondem ao saldo apresentado e proceder à verificação dos documentos que deram origem aos registos contabilísticos, de forma a comprovar que realmente a transação ocorreu.

Adicionalmente, o revisor/auditor verificou também os movimentos do início do ano seguinte de forma a verificar os recebimentos relativos às faturas registadas em 2013. Assim, se o cliente efetuou um pagamento no ano seguinte é porque existia um saldo na sua conta corrente no final do exercício.

2.1.5. Conclusões e Recomendações

Na circularização de saldos de contas a receber de clientes, foram selecionados 48 clientes, obtendo-se 36 respostas das quais 26 foram concordantes. Em relação às respostas discordantes procedeu-se à reconciliação dos saldos.

O revisou/auditor concluiu, que na maioria das respostas discordantes enviadas pelos clientes da MetalAv, Lda. as diferenças estavam em pagamentos de faturas registadas em 2013 e efetuados nos últimos dias do ano, sendo registados pelo clientes em 2013 e pela empresa em 2014. O revisou/auditor concluiu também que algumas respostas discordantes resultam da contabilização errada dos adiantamentos por parte dos clientes. Relativamente aos clientes que não responderam efetuou-se procedimentos alternativos cujos resultados se revelaram satisfatórios.

É recomendável que a empresa, nesta área, mantenha o bom controlo sobre os seus direitos de contas a receber por parte de clientes.

2.2. Circularização de fornecedores 2.2.1. Fornecedores

Entende-se por fornecedor a empresa que presta serviços ou vende bens a outra empresa. As empresas estabelecem entre si as condições de compra/venda dos bens ou prestação de serviços e o pagamento do preço pela transação.

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2.2.2. Objetivos de auditoria

O principal objetivo de auditoria para esta área é verificar se os saldos de fornecedores estão adequadamente mesurados e divulgados nas demonstrações financeiras. O revisou/auditor tem ainda o objetivo de:

 Verificar se as políticas e procedimentos contabilísticos bem como o controlo interno é adequado e está a ser aplicado corretamente;

 Todos os gastos provenientes das compras estão relacionadas com a atividade principal da empresa;

 Descontos, abatimentos e devoluções estão adequadamente mensurados e classificados;

 Outros gastos e perdas estão relacionados com a atividade principal da empresa e estão adequadamente mensurados e divulgados;

 Os saldos das dívidas a pagar respeitam efetivamente a obrigações da empresa para com os fornecedores e estão adequadamente mensurados e divulgados; e

 Todas as restantes informações relevantes estão adequadamente divulgadas no anexo.

2.2.3. Procedimentos de auditoria

Para circularizar os saldos de contas a pagar a fornecedores, o procedimento de auditoria a adotar é muito semelhante ao adotado para a circularização de saldos de contas a receber de clientes, explorado no ponto anterior.

A confirmação dos saldos de fornecedores é importante para o trabalho do revisor/auditor, sendo um meio que o revisor/auditor dispõe para obter prova de que os valores apresentados no passivo da entidade, estão corretamente contabilizados e valorizados.

2.2.4. Trabalhos realizados

O revisor/auditor, no decorrer do seu trabalho circularizou os saldos dos fornecedores da MetalAv, Lda. com o objetivo de confirmar os saldos das contas a pagar inscritos no balanço à data de 31 de dezembro de 2013.

Página | 44 O revisor/auditor solicitou à empresa que fornecesse o balancete com os saldos das contas a pagar a fornecedores, e através deste fez a seleção dos saldos a circularizar. O revisor/auditor selecionou os fornecedores com saldos de conta corrente iguais ou superiores a 5.000€ e com saldos acumulados iguais ou superiores a 20.000€. Para o método de seleção os critérios foram: saldos superiores a 16.031€ e com movimentos a crédito acumulados iguais ou superiores a 96.188€ e empresas relacionadas.

O revisor/auditor deu a indicação dos fornecedores a circularizar à MetalAv, Lda. e esta enviou os pedidos aos fornecedores. O revisor/auditor tal como para a circularização de clientes optou pelo pedido de confirmação externa positiva.

Deste modo, o revisor/auditor teve em atenção as respostas dos fornecedores, analisou-as e efetuou os devidos procedimentos de confirmação de saldos e acumulados de transações para a recolha de prova adequada e suficiente.

2.2.5. Conclusões e recomendações

Na circularização de saldos efetuada de contas a pagar a fornecedores, foram selecionados 17 fornecedores, dos quais o revisor/auditor obteve 13 respostas, sendo 9 concordantes. Em relação aos fornecedores que não responderam efetuaram-se procedimentos alternativos que se revelaram satisfatórios.

O revisor/auditor concluiu que existem fornecedores a apresentar respostas discordantes porque quando a MetalAv, Lda. efetua o pagamento das faturas num prazo inferior a 30 dias fazem um desconto financeiro de 2%, sendo que o fornecedor contabiliza o pagamento sem considerar o desconto fazendo a regularização mais tarde.

O revisor/auditor concluiu também, que na maioria das respostas discordantes enviadas pelos fornecedores da MetalAv, Lda. as diferenças estavam em pagamentos de faturas efetuados nos últimos dias do ano, sendo registados pelo fornecedor em 2014 e pela empresa em 2013.

É recomendável que a empresa, nesta área, continue a manter o bom controlo sobre as suas contas a pagar a fornecedores, de forma a apresentar uma informação verdadeira e apropriada.

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