Coleta de informações com os representantes comerciais

Para o entendimento prático do sistema de registros foi aplicado junto aos representantes comerciais da empresa Metalúrgica Mor um questionário semiestruturado, onde foi possível coletar pontos fortes, pontos fracos e possíveis sugestões de melhoria para o atual sistema. Também foi possível analisar o material apresentado no anexo B e C que os mesmos preenchem e enviam à empresa.

Para a pesquisa, aplicou-se um questionário com 10 questões contendo questionamentos abertos e fechados para cinco representantes de vendas da empresa Metalúrgica Mor. Não foi possível utilizar uma amostragem maior de

representantes devido à rotina diária dos mesmos, desta forma optou-se por utilizar um representante de cada região atendida pela Metalúrgica Mor: um representante da região sul, um representante da região sudeste, um representante da região centro-oeste, um representante da região norte e um representante da região nordeste.

A primeira questão refere-se à utilização do atual sistema de registros internos, mais especificamente quanto à praticidade para inserir dados que serão salvos e posteriormente transmitidos para a equipe interna analisar na empresa. Dos cinco questionados, apenas uma resposta foi divergente das demais, declarando que não considera o sistema prático. Os demais opinaram que não possuem dificuldades possíveis dificuldades encontradas, das cinco respostas três foram negativas e outras duas confirmam que eventualmente encontram-se alguns obstáculos durante a inserção de dados, que variam entre falhas no sistema e/ou sequência de procedimento.

Quando ocorrem problemas operacionais, de acordo com as respostas, a equipe interna de colaboradores responsável pelo suporte dos representantes tenta auxiliar imediatamente. Conforme o descrito, a equipe deixa a desejar em algumas situações, pois não resolvem a solicitação imediatamente, ou por dificuldades ou por ordem de prioridade, e algumas vezes esta situação acaba interrompendo a tarefa de venda executada no sistema.

Para evitar que ocorram erros e dúvidas, o recomendado é prestar treinamentos periódicos aos envolvidos na operação. Porém, nem todos os representantes de vendas confirmaram a realização de treinamentos periódicos.

Apesar de fazer parte do procedimento padrão da empresa, os treinamentos podem ser passados individualmente ou de forma geral, via internet ou presencial, não estando livre de ocorrer algum erro de comunicação durante a transmissão do treinamento.

Já se tem a consciência de que o sistema de registros possibilita a geração de relatórios para a organização, tais como quantidade de vendas e de clientes, porém

esta foi uma indagação feita à equipe selecionada de representantes de vendas.

Como o previsto, todos eles possuem o conhecimento de que os dados que eles alimentam no sistema são posteriormente analisados pelos responsáveis no ambiente interno da organização e que podem vir a influenciar decisões importantes.

Além de ser a ligação direta da empresa com o cliente, suas ferramentas de trabalho são de extrema importância para a organização. Por isto que é preciso entender o material que estão utilizando e assim poder sugerir melhorias. Entre as ferramentas que utilizam e que compõem o sistema de registros, estão: email, contato telefônico, aplicativos virtuais, programas institucionais para implantar pedidos e cadastrar clientes e em alguns casos planilhas virtuais desenvolvidas pela própria empresa representante.

Quando questionados sobre a vantagem competitiva que um sistema de registro eficaz pode proporcionar, a resposta unânime foi sim. O funcionamento inicial de um processo fortalece a crença de que os demais passos também ocorrerão da maneira mais correta possível, por isso que se considera como vantagem competitiva um sistema que não cause erros e que opere agilmente.

Levando em conta a eficiência do sistema, dos cinco representantes questionados, apenas um foi contrário aos demais, pois afirmou que o atual sistema de registros não necessita de adequações nem de melhorias, atendendo suas necessidades e possivelmente obtendo um bom desempenho através dele. Os quatro representantes que acreditam poder haver reformas para o benefício mútuo do sistema puderam expor suas sugestões de melhoria.

Segundo a opinião dos representantes, o sistema de registros atual possui um formato muito engessado, pois sua inflexibilidade na aceitação de dados e complexidade de arquivos gerados exige uma maior dedicação de tempo, o que pode atrapalhar algumas negociações com clientes. Outra sugestão imposta seria o cadastramento instantâneo de clientes para posterior aprovação da organização. No processo atual, os dados dos consumidores (CNPJ, IE, razão social, sócios, endereço, contato, etc.) são enviados à empresa, que os analisa e em seguida realiza o cadastro interno. No geral, este processo pode levar em torno de 4 horas até ser totalmente concluído, e durante este tempo não é possível implantar automaticamente as solicitações de compras, pois o cliente ainda não está ativo na organização.

Talvez a modificação que todos os representantes de vendas aguardam e

contestam para que aconteça é a de acompanhamento via sistema do status de cadastros e pedidos. O sistema de registros fornece tais informações somente para a equipe interna, sendo que o sistema de registros dos representantes não lhes proporciona saber de todos os detalhes, mas que deveriam devido à sua importância. Dentre os principais fatores que são motivos para beneficiamento do sistema seria a visualização direta via sistema da situação de crédito/financeiro do cliente e também acompanhar as informações sobre as entregas das mercadorias no cliente, se de fato o processo ocorreu corretamente.

No geral, pode-se perceber que ocorrem algumas oscilações entre as respostas coletadas. Porém, além das opiniões distintas, constata-se que há o entrosamento entre equipe externa e interna, e que melhorias e sugestões são consideravelmente aceitas e que podem vir a ser colocadas em prática.