O compartilhamento da informação e do conhecimento está contextualizado no âmbito da Gestão da Informação e do Conhecimento (GIC). Para fins deste estudo, é compreendido a partir da afirmação de Duarte (2011, p. 161), de que a GIC “vem sendo utilizada pelas organizações para gerenciar a informação e aproveitar da melhor forma possível o conhecimento das pessoas no processo de tomada de decisão”. Corroborando este posicionamento, os autores Souza, Dias e Nassif (2011) pontuam que a Gestão da Informação (GI) é parte do processo de Gestão do Conhecimento (GC) que, no tocante à qualidade, está um estágio superior. Tais autores lembram ainda que, “quando se fala em gestão da informação e do conhecimento - expressão composta -
está se referindo, notadamente à relação informação e conhecimento, na dinâmica do processo de conhecer” (SOUZA; DIAS; NASSIF, 2011, p. 59).
A partir do entendimento desses autores, nota-se que o tema compartilhamento é abordado como sendo um processo, uma prática ou condição para a efetivação da GIC no ambiente organizacional. Ressalta-se que, eventualmente neste estudo, o compartilhamento de informações remete ao compartilhamento de conhecimento.
Para Nonaka e Takeuchi (1997), a conversão do conhecimento tácito (pessoal e informal) em conhecimento explícito (formal e fácil de transmitir), só é possível por meio do compartilhamento de informações entre os indivíduos da instituição e pode acontecer:
a) pela externalização: o conhecimento tácito é explicitado para o outro, através de metáforas, analogias, conceitos, hipóteses ou modelos. Os autores definiram esse tipo de conhecimento como pessoal, “enraizado nas ações e na experiência corporal do indivíduo, assim como nos ideais, valores ou emoções que ele incorpora” (NONAKA; TAKEUCHI, 2008, p. 19). Possui características indutiva e circunstancial, é compreendido a partir da ênfase cotidiana no conhecimento, resulta de experiências individuais e da visão pessoal de mundo;
b) pela combinação: o conhecimento explícito ocorre por meio reuniões, diálogos telefônicos ou redes sociais. Definido como formal, sistemático e objetivo se caracteriza por ser expresso em palavras, números ou sons e compartilhado na forma de dados, fórmulas científicas e recursos visuais, entre outras formas (NONAKA; TAKEUCHI, 2008). Possui como aspectos relevantes o fato de ser codificado e transmitido pela linguagem. Natureza predominantemente teórica e formal, contrapondo o conhecimento tácito, que é prático;
c) pela internalização: processo de incorporação do conhecimento explícito sob a forma de conhecimento tácito, o qual ocorre mediante o “aprender fazendo”, a verbalização, os modelos mentais e a diagramação, gerando conhecimento operacional e os funcionários o internalizam. Esse conhecimento é compartilhado por meio de documentos e manuais;
d) pela socialização: a partilha de experiências se dá pela observação, imitação prática entre os funcionários de uma empresa e no compartilhamento de informações, convertido de conhecimento tácito para conhecimento tácito, envolvendo
experiências de trabalho em equipe, experiência prática e direta, gerando conhecimento compartilhado.
Todo esse processo está ilustrado na Figura 1- Espiral do Conhecimento, de Nonaka e Takeuchi (1997, p. 80).
FIGURA 1 - Espiral do Conhecimento
Fonte: Nonaka e Takeuchi (1997, p. 80).
No esquema apresentado na Figura 1, percebe-se que o conhecimento explícito, em relação ao conhecimento tácito, pode ser codificado, armazenado e transferido com maior facilidade e, portanto, mais rápido e amplamente compartilhado na organização (CHOO, 2011). Nonaka e Takeuchi (1997), entendem que as informações podem ser comunicadas facilmente assim como compartilhadas na forma de conhecimento explícito, enquanto o conhecimento tácito já é mais difícil de verbalizar e codificar, porém pode ser demonstrado e compartilhado efetivamente. Para Choo (2011), os conhecimentos tácito e explícito são complementares e sua conversão constitui o eixo da criação do conhecimento organizacional. Desse modo, as características do conhecimento explícito o traduzem em informação. Além disso, é por meio deste processo que tanto o conhecimento tácito quanto o explícito se expandem em termos de qualidade e quantidade no ambiente institucional.
No pensamento de Mendonça (2005), todos os processos do conhecimento passam por todas as ciências e culturas e proporciona à organização dispor de configuração multidisciplinar para atender ao formato da sociedade contemporânea. A autora entende que o conhecimento se reveste de questões individuais e que, por isso
apresenta grau de importância distinto, necessitando de métodos que promovam sua adequação ao desenvolvimento do conhecimento racional e coletivo.
Conforme Batista (2004), a abordagem sobre GC tem crescido paulatinamente; porém muitas instituições já aplicam ferramentas e técnicas de compartilhamento do conhecimento há algum tempo. Com isso, a GC pode ser considerada um tema cuja evolução se deu a partir do século XX com a finalidade de melhorar o desempenho das empresas. Desde então, tem sido reconhecida por promover a competitividade como diferencial organizacional e, na opinião de Cherman (2012), a GC favorece a gestão do saber de forma a ser aplicado quando necessário, sobretudo no processo decisório.
Terra (2001), define a GC como uma técnica ampla e criteriosa de identificação, maximização, codificação e de compartilhamento do conhecimento estrategicamente relevante para as organizações. Para o autor, a GC ocorre a partir de sete dimensões, quais sejam:
a) a alta gerência tem a função de definir quais conhecimentos devem ser desenvolvidos;
b) a cultura organizacional precisa estar voltada para o aprendizado contínuo;
c) a implementação da estrutura organizacional deve contemplar a formação de equipes multidisciplinares autônomas;
d) as políticas de Recursos Humanos são definidas considerando o aprendizado e não os planos de treinamento e desenvolvimento. É preciso contratar e reter pessoas, cujos comportamentos, habilidades e competências agreguem conhecimento à instituição;
e) no avanço tecnológico de comunicação e sistemas de informação, deve se lembrar que estes dependem de pessoas;
f) os esforços para mensuração do capital intelectual interno devem ocorrer sempre; g) o estreitamento nas relações e formação de alianças com outras empresas garante,
de certo modo, a perenidade empresarial.
Tendo as dimensões supramencionadas como fundamentais para melhor entender a natureza das instituições, Araújo, Pereira e Oliveira (2010) corrobora Terra (2001) ao afirmar que, para a GC se transformar em prática efetiva na instituição, é preciso que haja o emprego equilibrado da informação, do conhecimento, da tecnologia e das pessoas.
Para Alvarenga Neto (2008) as organizações modernas alteraram o investimento em máquinas e equipamentos para investir em hardware, software, telecomunicações e redes. O autor acredita que a GC associará a gestão desses ativos com a gestão estratégica da informação, do capital intelectual e da inteligência competitiva. Com isso, a informação, o conhecimento e a gestão estabelecerão a formação de novos paradigmas. Assim, é possível perceber que a gestão da informação e do conhecimento possuem importância significativa enquanto recurso organizacional. Tal percepção tem se ampliado e sendo assimilada de tal forma que, independente de suporte físico, o que realmente importa é o conhecimento contido na mente das pessoas que faz a organização prosperar.
Nesse estudo, a GC será considerada como o conjunto de processos organizacionais que envolve a busca, organização, disponibilização e compartilhamento da informação no esforço para melhorar o desempenho da instituição. Tais processos são comumente facilitados por mecanismos de compartilhamento, ou seja, por canais e ferramentas de relacionamento que serão abordadas na seção 2.5 - Práticas de compartilhamento de informação.