Componentes do sistema de gestão empresarial

O modelo de sistema de gestão empresarial proposto por Arantes (1998) tem por escopo tornar clara a relação entre os instrumentos de gestão e a natureza das questões, nas quais estes instrumentos podem ser aplicados. Assim, neste modelo, os instrumentos de gestão são agrupados em subsistemas, em consonância com seus propósitos, natureza e funções. A figura 2.2 apresenta o modelo de sistema de gestão empresarial e seus subsistemas : institucional, tecnológico e humano-comportamental.

Figura 2.2: Modelo de sistema de gestão empresarial

FONTE: ARANTES, 1998. Subsistema Institucional • Missão • Propósitos • princípios Subsistema Humano- comportamental • motivação • ativação • integração Subsistema tecnológico gerencial organização operacional comunicação informação

O modelo de Arantes (1998) está fundamentado na teoria geral dos sistemas, proposta por Ludwig von Bertalanffy, a qual foi amplamente reconhecida na administração durante os anos sessenta, particularmente, devido à necessidade de síntese e integração das teorias anteriores e o desenvolvimento de novas áreas científicas como a informática, as quais possibilitaram a aplicação dos conceitos da teoria geral dos sistemas à administração (Ferreira

et al., 1997).

Deste modo, o conceito de integração está subjacente ao conceito de sistema, pois um sistema pode ser visto como um todo organizado ou complexo, uma combinação de coisas ou partes (subsistemas), formando um todo complexo ou unitário (Zaccarelli, apud Ferreira, 1997).

Neste sentido, as idéias essenciais da teoria dos sistemas aplicada à administração, segundo Ferreira et al. (1997) podem, em síntese, ser abordadas a partir dos seguintes aspectos:

Homem Funcional – nas organizações, as pessoas se relacionam mediante papéis, os quais são influenciados por variáveis organizacionais, da própria personalidade e características interpessoais, portanto, é fundamental assegurar a interação destes papéis através de instrumentos de gestão adequados.

Conflito de papéis – o contexto organizacional determina, em grande medida, as expectativas geradas pelos papéis e, em geral, quando estas expectativas são frustradas, podem ocorrer conflitos internos na organização.

Incentivos mistos – o equilíbrio entre os incentivos monetários e não monetários determina o desempenho dos colaboradores.

Equilíbrio integrado – considerando a complexidade da integração dos diversos ambientes organizacionais, as reações a estímulos externos ao sistema devem ser realizadas de forma homogênea.

Estado estável – As organizações se distinguem das demais organizações sociais pelo seu alto nível de planejamento (Kast e Rosenzweig apud Ferreira, 1997 ), de modo a manter uma relação de troca com outros ambientes.

Neste contexto, a concepção do modelo de sistema de gestão empresarial, proposto por Arantes (1998) estabelece o subsistema institucional que reúne instrumentos de gestão capazes de determinar a razão de ser da organização em consonância às crenças, valores, convicções e expectativas dos empreendedores, e, ainda, definir a identidade da organização como instituição, formalizando os objetivos internos e externos que visa atender.

Adicionalmente, o modelo estabelece o subsistema humano-comportamental, que abrange os instrumentos de gestão determinantes para a mobilização das pessoas que constituem a organização, de modo a assegurar o comprometimento da força de trabalho aos objetivos empresariais e institucionais.

Finalmente, o modelo estabelece o subsistema tecnológico, constituído de instrumentos de gestão que, essencialmente, tratam da determinação de programas e metas empresariais, organização, coordenação e controle de atividades, no sentido de assegurar a consecução dos propósitos institucionais, de modo coerente à missão e princípios da organização. Este subsistema, destinado ao suporte tecnológico da gestão, constitue-se em : gerencial, operacional, comunicação e informação.

É importante ressaltar que, em consonância à teoria dos sistemas, os subsistemas de gestão propostos por Arantes (1998) são integrados e mantém uma grande independência, o

que de forma consistente possibilita a realização da tarefa empresarial. Assim, estes subsistemas são, resumidamente, enunciados a seguir .

a) Subsistema Institucional

De acordo com Arantes (1998), as organizações precisam ser, primordialmente, caracterizadas como instituições, formalizar suas finalidades internas e externas e divulgá-las.

Portanto, o escopo deste subsistema é prover instrumentos de gestão que permitam definir os motivos pelos quais a empresa existe (Missão), o que ela se propõe a fazer (Propósitos) e no que ela acredita (Princípios). Assim, a definição da missão confere o caráter singular e a identidade da organização, formaliza o papel da organização e sua contribuição à sociedade, bem como demonstra como a organização atende às expectativas dos parceiros de interesse.

A definição dos propósitos modela a organização em termos de sua vocação de prover produtos e serviços adequados aos desejos dos consumidores, respeitando os interesses dos parceiros de interesse.

Os princípios traduzem o código de conduta da organização, os princípios éticos e morais que pautam o relacionamento da organização com seus clientes, fornecedores, acionistas, colaboradores, concorrentes, comunidade e governo. Estes princípios norteiam as decisões, ações e práticas diárias da organização em todos os níveis.

b) Subsistema Humano-comportamental

De acordo com Arantes (1998), as organizações são constituídas por sistemas sociais particulares e dotados de cultura própria, os quais devem ser mobilizados de modo a buscar a adequação do comportamento individual e coletivo aos objetivos institucionais.

Desta perspectiva, os instrumentos de gestão são dirigidos à motivação, à ativação e à integração da força de trabalho. Assim, os instrumentos de motivação, atualmente, baseados nos incentivos monetários e não monetários, apresentam forte tendência a buscar o enfoque participativo para a construção de um efetivo comprometimento institucional.

Os instrumentos de atuação têm por objetivo mobilizar as pessoas à assunção de papéis, através da delegação de autoridades, processos participativos, programas de educação e capacitação permanentes, com vistas ao conhecimento e entendimento dos papéis e responsabilidades, respectivamente.

E, finalmente, os instrumentos de integração que têm finalidade precípua engajar as pessoas ao esforço coletivo no sentido de atingir os objetivos da organização.

Certamente, o subsistema humano-comportamental desempenha um papel fundamental no contexto da organização e tem uma interação dinâmica com os demais sistemas técnico- formais, como nos revela Arantes (1998) .

c) Subsistema Gerencial

De acordo com Arantes (1998), além dos instrumentos de gestão pertencentes aos subsistemas institucionais e humano-comportamental, a organização necessita de instrumentos de gestão relativos ao subsistema gerencial, que tem por objetivo contribuir para o estabelecimento das definições mais específicas relacionadas aos produtos e serviços oferecidos, mercados, clientes, tecnologia, margens de rentabilidade, prioridades e níveis de investimento. Neste contexto, o subsistema gerencial representa um suporte adequado aos agentes gestores, no sentido de pensar o futuro da organização, estabelecendo objetivos, rumos, estratégias voltadas a produtos, serviços e mercados rentáveis. Em síntese, este subsistema fornece instrumentos para o planejamento, direção e controle do empreendimento.

d) Subsistema Operacional

Segundo Arantes (1998), o subsistema operacional tem por objetivo fornecer instrumentos que possibilitem à organização estabelecer especificamente quais são as operações necessárias ao empreendimento, bem como assegurar um desempenho eficiente destas operações globais. Neste sentido, o subsistema operacional envolve definições sobre processos, métodos, procedimentos, instalações físicas, níveis de automação, facilidades e equipamentos necessários à execução de cada operação.

e) Subsistema de organização

O escopo do subsistema de organização, delineado por Arantes (1998), consiste de instrumentos de gestão capazes de promover a divisão das atividades organizacionais em funções específicas, bem como a designação de pessoas qualificadas para assumir estes papéis e responsabilidades.

f) Subsistema de Comunicações

O subsistema de comunicações, descrito por Arantes (1998), proporciona processos e meios para que os agentes gestores assegurem a interação necessária no contexto da organização, particularmente, aquelas relativas aos colaboradores, clientes, acionistas, fornecedores, e entidades representativas da sociedade e governo. Neste contexto, porém, o objetivo de subsistema não se reduz a estabelecer meios de comunicação envolvendo as tecnologias de telecomunicações, tecnologia da informação e telemática, mas promover a efetiva comunicação através de processos de comunicação, que visem assegurar o conhecimento, obter adesão, mudar atitudes e comportamentos.

g) Subsistema de informação

De acordo com Arantes (1998), o subsistema de informações tem por objetivo produzir as informações necessárias para suporte das atividades organizacionais. Todavia, a informação é um recurso e, portanto, necessita da ação dos agentes gestores para transformar-se em um instrumento produtivo para a realização dos objetivos organizacionais.

Em resumo, o sistema de gestão empresarial é um meio e não um fim em si próprio, e a cada estágio do processo da organização novos objetivos são traçados, implicando na mudança de tarefa empresarial e, consequentemente, em ajustes no sistema de gestão para dar suporte a novos estágios da organização. Assim, os sistemas de gestão não são o foco das mudanças, mas requisitos para que as mudanças possam ser implementadas (Arantes, 1998).