Compras de bens e serviços e dividas a pagar 78

Para valores não significativos, não existe uma política estabelecida e definida de consulta no mercado, isto para as compras designadas por correntes como por exemplo material de escritório ou material de limpeza. Com isto não quero dizer que não existe auscultação nenhuma do mercado, pois esta existe, o que não há é a definição de uma obrigatoriedade de consultar um mínimo de fornecedores. Também se verifica que todas e quaisquer compras feitas pela escola em estudo dependem do prévio aval do diretor financeiro.

No que concerne a fornecimento de serviços, nomeadamente de formadores externos,

vulgos recibos verdes61, e para as compras para a aquisição de bens móveis, aplica-se o

Código dos Contratos Públicos. Isto é, tendo em consideração os montantes dos serviços prestados, são adotado os seguintes procedimentos: ajuste direto geral (para compras até setenta e cinco mil euros, sem IVA) e o ajuste direto simplificado (para compras com valor inferior a cinco mil euros, sem IVA). Estas despesas só são efetuada após a devida aprovação do órgão competente, neste caso, pelos diretores da escola, seguindo as diretrizes da administração, aplicando assim o referido no n.º1 do artigo 36.º do Código dos Contratos Públicos que diz que: “O procedimento de formação de

qualquer contrato inicia-se com a decisão de contratar, a qual cabe ao órgão competente para autorizar a despesa inerente ao contrato a celebrar, podendo essa decisão estar implícita nesta última.” Estas decisões encontram-se devidamente

fundamentadas pelo órgão competente para a decisão de contratar, ou seja pela direção,

respeitando-se assim o artigo 38.º62 do mesmo diploma. As peças referentes aos

procedimentos adotados (convites à apresentação, programas de procedimento, caderno

de encargos63) são aprovadas e autorizadas pela direção. Aquando a adoção do

procedimento ajuste direto geral e do ajuste direto simplificado, a escola segue todas as etapas inerentes a cada um64, não sendo estes aplicáveis pela entidade nos contratos

61 _{Com exceção para os formadores de informática}

62 _{Refere que “ A decisão de escolha do procedimento de formação de contratos, de acordo com as}

regras fixadas no presente Código, deve ser fundamentada e cabe ao órgão competente para a decisão de contratar”

63 _{Respeitando assim o n.º2 do artigo 40.º do Código dos Contratos Públicos}

64 _{No caso do ajuste direto geral há as seguintes etapas: convite à apresentação de propostas,}

esclarecimentos e retificação, negociação (opcional), versões finais das propostas, relatório preliminar, relatório final, apresentação dos documentos de habilitação e publicitação dos contratos (não aplicável ao

referentes à compra de serviços de informática, da sua manutenção ou assistência técnica nem à contratação de formadores de informática.

De referir ainda que:

 Aquando o envio dos convites à apresentação de propostas estes contêm a

referência sobre a existência (ou não) de negociação e sobre os critérios relevantes para a adjudicação, não sendo efetuada qualquer audiência prévia junto aos interessados;

 Os cadernos de encargos são elaborados de forma a conterem especificações

técnicas, precisas e não discriminatórias, cumprindo assim o artigo 42.º do CCP;  Existem contratos escritos para os que têm um valor superior a dez mil euros,

sendo mesmo prática a celebração de contratos escritos mesmo que não sejam obrigatórios pela legislação em vigor;

 O prazo dos contratos elaborados, e à luz do CCP, é inferior a três anos;

 Pelo apurado, os contratos celebrados por ajuste direto cumprem os requisitos referentes aos limites65 e no que se refere a uma entidade66;

 Relativamente aos procedimentos, a escola divulga a sua abertura e adjudicação

no seu site, estando a proceder a melhorias neste de modo melhorar a sua divulgação.

Observa-se que a escola profissional, regra geral, elabora relatórios escritos nos quais constem fundamentadas as razões que estiveram na origem da seleção de determinado fornecedor, quando o procedimento assim o exige.

Também se verifica que as ajudas de custos das prestações de serviço dependem de prévia autorização dos diretores.

No que diz respeito à receção das compras, constata-se que no momento da receção há uma conferência a nível qualitativa e quantitativa dos bens rececionados; e numa fase posterior há a conferência das faturas dos fornecedores com as respetivas notas de encomenda.

ajuste simplificado). Já no ajuste direto simplificado há as seguintes etapas: convite à apresentação de propostas, relatório final e apresentação dos documentos de habilitação.

65 _{Artigo 20.º do CCP} 66

Uma última nota, no diz respeito às prorrogações dos prazos de contratos feitas após julho de 2008, e celebrados ao abrigo do Decreto-Lei n.º197/99, de 8 de junho, caso existissem na presente escola (o que não se verifica), os contratos obedeceriam ao Decreto-Lei n.º 197/99, conforme referido no n.º2, do artigo 16.º do Decreto-Lei n.º 18/2008.

Deste modo, como na área de compras de bens e serviços e dividas a pagar seria boa prática que a escola adotasse como norma a elaboração de relatórios escritos em que conste os motivos para a seleção de todos os fornecedores que seleciona, de modo a aumentar a transparência do processo. Neste sentido, deverá efetuar-se conferências sobre a existência desses relatórios podendo ser utilizado o modelo apresentado na figura 20.

Data:____/____/2013

Tipo de

compra Fornecedor

Existência de relatório escrito

Observações Sim Não

Elaborado por:____________________ Conferido por: ____________________

Figura 20 – Proposta de modelo para conferência de relatórios

Fonte: Elaboração própria

Também é importante que passe a existir prova documental sobre a conferência de faturas dos fornecedores podendo ser utilizado um documento como o apresentado na figura 21, sendo também aconselhável a realização de conciliações da conta corrente dos fornecedores conforme figura 22.

Por outro lado, e uma vez que já se encontram a implementar melhorias no site de modo a melhorar a publicitação dos procedimentos, desde a sua abertura até à adjudicação, dever-se-á numa fase posterior efetuar testes de modo a averiguar se estas melhorias foram devidamente implementadas.

Na tabela 3 apresenta-se uma síntese das propostas de melhoria e dos procedimentos a ser implementados referente às compras de bens e serviços e dividas a pagar.

Ordem de compra n.º___________ Emitida

em ____ / ______ / 2013

Tipo de conferência _Data Rubrica do

empregado

Fatura comparada com a ordem de compra ou contrato relativamente a:

1. Descrição dos artigos ________________________ 2. Quantidades _______________________________ 3. Preços ____________________________________ 4. Descontos obtidos __________________________ 5. Taxa de IVA ________________________________ 6. __________________________________________

Guia de receção, guia de remessa e fatura relativamente a quantidades

Verificação aritmética da fatura:

1. Soma _____________________________________ 2. Multiplicações ______________________________ 3. Impostos (taxas) ____________________________ 4. __________________________________________ Aprovação para pagamento __________________________ Paga pelo cheque/transferência n.º ____________________ s/ o banco ____________ Classificação contabilística  Débito _________________________ ; Crédito _________________________ Aprovação _________________________________________ Data ___ / ____/ 2013

Figura 21 – Documento comprovativo de conferência de faturas

Denominação do fornecedor ______________Conciliação realizada a___ / ____ / 2013 Valores Parciais (€) Valores Totais (€) Saldo  Conta corrente

 Conta faturas em receção e conferência

Total

Operações registadas pela escola e não pelo fornecedor

 Pagamentos em trânsito

 Outras operações

Operações registadas pelo fornecedor e não pela escola

 Compras em trânsito

 Outras operações

Saldo pelo fornecedor

Preparado por: _____________________________ Data __ / __ / 2013

Aprovado por: _____________________________ Data __ / __ / 2013

Figura 22 – Modelo de conciliação de conta corrente com fornecedores

Área Propostas de melhoria Procedimentos a implementar na escola

Compras de bens e serviços e dividas a

pagar

Seria boa prática alargar o raio de abrangência de modo a passar a haver relatórios escritos com os fundamentos para a escolha dos fornecedores

Já está para ser implementado melhorias no site da escola para divulgar a abertura de concursos e adjudicações.

Existência de prova documental da conferência das faturas de fornecedores e da conta corrente de fornecedores

Conferência de relatórios, podendo ser utilizado o modelo apresentado na figura 20

Observação e testes ao site, após a implementação destas melhorias, de forma a apurar que estas alterações foram adequadas e que estão a funcionar

Utilização do modelo comprovativo de conferência das faturas de fornecedores (ver figura 21)

Conciliações da conta corrente de fornecedores (ver figura 22)

Tabela 3 – Propostas de melhoria e procedimentos a implementar na escola – Compras e dividas a pagar