Conceitos e características do orçamento de caixa

Concluído o orçamento de outros itens (vide item 4.5), podemos considerar fi- nalizada a segunda etapa do processo de elaboração do orçamento, ou seja, a projeção de todas as receitas e gastos da organização para um período, normal- mente o ano. Antes de se passar para as próximas etapas, que serão apresenta- das no item 5.9, o departamento financeiro deve elaborar o orçamento de caixa, que também é conhecido pelas denominações de “planejamento financeiro” e “fluxo de caixa” (cash flowcash flow, em inglês).

Sobanski (2000) explica que, em sentido restrito, a palavra “caixacaixa” refere-se apenas ao numerário existente nas dependências da organização (dinheiro e cheques liberados para depósito imediato). Porém, na elaboração do orçamen- to de caixa, a palavra “caixa” é empregada de forma mais ampla, abrangendo também os saldos bancários de livre movimentação, incluído os valores em trânsito entre diversas instituições financeiras nas quais a organização possui conta-corrente.

Segundo Sanvicente e Santos (1983), o orçamento de caixa consiste em esti- mar asentradas no caixaentradas no caixa, decorrentes das vendas dos produtos e de outras re- ceitas, e assaídas no caixasaídas no caixa, resultantes dos custos, das despesas operacionais e de outros gastos. Gitman (2001) comenta que, geralmente, o orçamento de cai- xa é projetado para cobrir um período de 1 ano, dividido em intervalos menores de tempo. O número e o tipo dos intervalos dependem da natureza do negócio. Quanto mais sazonais e incertos forem os fluxos de caixa de uma organização, tanto maior será o número de intervalos.

Pelo regime de competência, uma venda é contabilizada quando ocorre o embarque da mercadoria ao cliente, enquanto pelo regime de caixa a venda só será contabilizada quando o pagamento for efetivado e o dinheiro entrar no caixa da empresa.

Para se elaborar o orçamento de caixa, não se pode esquecer de que devem ser levados em conta os regimes de competência e de caixa. Todos os orçamen- tos apresentados até o momento foram elaborados de acordo com oregime deregime de competência

competência do exercício, ou seja, as receitas e os gastos foram atribuídos a determinado período, de acordo com a data do fato gerador, e não com a efetiva entrada ou saída de dinheiro no caixa da organização. Exemplo: no mês de ja- neiro, para se projetar o valor de faturamento da empresa Pápien Ferramentas, foram consideradas todas as vendas que serão realizadas durante o mês de ja- neiro e não os períodos em que ocorrerão os recebimentos de tais vendas, pois não necessariamente essas vendas serão feitas à vista.

Sanvicente e Santos (1983) ressaltam que o orçamento empresarial deve ser elaborado por intermédio do regime de competência, pois é um princípio da contabilidade moderna. Segundo tais autores, os contadores consideram que uma receita se efetiva a partir do embarque das mercadorias ao consumidor, e que os gastos se efetivam quando, por exemplo, as matérias-primas são recebi- das e aceitas.

Por outro lado, caso se utilize oregime de caixaregime de caixa, uma venda só deverá ser contabilizada quando o valor pago pelo cliente entrar efetivamente no caixa. Utilizando o mesmo princípio, o gasto só será contabilizado quando o valor pago pela compra de matérias-primas, por exemplo, sair efetivamente do cai- xa. Portanto, para se elaborar o orçamento de caixa, que segue o princípio do regime de caixa, devem ser feitos alguns ajustes nos orçamentos de receitas e gastos que já estão prontos, pois eles foram elaborados utilizando-se o princí- pio do regime de competência.

O orçamento de caixa é um instrumento imprescindível para as organiza- ções gerirem seus recursos financeiros. Dentre as vantagens que ele propicia, apresentadas por Welsch (1996), podemos destacar: “indicar o excesso ou a in- suficiência de caixa”.

Quando uma organização elabora seu orçamento de caixa, consegue iden- tificar excessos (superávits) ou insuficiências (déficits) de recursos financeiros em seu caixa. A avaliação da posição financeira (projeções dos saldos de caixa em determinado período), segundo Welsch (1996), pode indicar a necessidade de alguma forma de empréstimo para cobrir os déficits ou a necessidade de planejamento para transferir os superávits para algum tipo de investimento em instituições financeiras.

É importante lembrar de que não é conveniente manter recursos parados no caixa, pois eles serão corroídos pela inflação. Sobanski (2000) comenta que as perdas inflacionárias, geradas pela manutenção de recursos parados no cai- xa, poderão ser parcial ou totalmente compensadas por intermédio de aplica- ções financeiras.

Para se identificar tais superávits e déficits, é necessário que a organização elabore seu orçamento de caixa. Sanvicente e Santos (1983) sugerem que tal orçamento seja elaborado por intermédio dométodo dos recebimentos e dosmétodo dos recebimentos e dos pagamentos

pagamentos, pois o consideram mais detalhado. Além disso, também é o mais indicado pelo fato de se basear nos orçamentos parciais que já foram elabora- dos (orçamentos de vendas, dos custos dos produtos vendidos, das despesas comerciais e administrativas e de outros itens). O método consiste em ajustar tais orçamentos para as datas nas quais as transações efetivamente se conver- terão em termos de caixa (entradas e saídas).

Agora que você já teve contato com a parte teórica que envolve a elaboração do orçamento de caixa, é importante que o visualize na prática. Portanto, o ob- jetivo dos próximos três itens do livro é mostrar, por intermédio de modelos de relatórios gerenciais, como devem ser formalizadas as projeções das entradas, das saídas e dos saldos finais no caixa. Visando aliar teoria e prática, você po- derá visualizar nos próximos subitens, por intermédio das tabelas 5.2, 5.3, e 5.4, os dados do orçamento de caixa da Pápien Ferramentas, empresa fictícia apresentada no item 1.8.

Na Pápien, o orçamento de caixa é elaborado por intermédio do método dos recebimentos e dos pagamentos e fica sob a responsabilidade do gestor da área de tesouraria (departamento financeiro). Didaticamente, o processo foi dividi- do em três etapas: projeção de entradas no caixa, projeção de saídas no caixa e projeção de superávits e déficits no caixa.