Conceitos e Objetivos

No intuito de evidenciar o sistema de controle interno, pode-se afirmar que sistema é um conjunto formado por subsistemas, onde cada um possui um papel importante e trabalham coordenados e em harmonia, em prol de um resultado coletivo salutar. Segundo a Teoria de Sistemas, sistema também pode ser conceituado como um conjunto de elementos interdependentes e interagentes no sentido de alcançar um objetivo ou finalidade. Ressalte-se ainda, que o conceito de sistemas permite uma visão compreensiva, abrangente, holística e gestáltica de um conjunto de coisas complexas dando-lhes uma configuração e identidade total (CHIAVENATO, 2004).

Para exemplificar a composição de um sistema de controles na administração pública, será utilizada a comparação com um time de futebol, composto por 11 jogadores, onde cada um assume uma posição de destaque, desempenhando suas

atribuições, porém, todos se unem visando alcançar um objetivo único: vencer o adversário.

Apresentam-se, a seguir, alguns dos principais conceitos mencionados pela doutrina e que merecem ser destacados.

O Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (American Institute of Certified Public Accountants – AICPA) define Sistema de Controle Interno como:

Plano da organização, conjunto de métodos e medidas coordenadas adotados pela organização para salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e confiabilidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e estimular o respeito e obediência às políticas administrativas fixadas pela gestão

Glock (2008) nos revela:

Ao somatório das atividades de controle, exercidas no dia-a-dia e permeadas ao longo da estrutura organizacional, buscando assegurar a salva-guarda dos ativos, a busca da eficiência operacional, o cumprimento das normas legais e regulamentares etc., pode-se chamar de sistema de controle interno.

Dando continuidade a esta linha de raciocínio, o referido autor, passa a explicar: “A questão-chave está na necessidade de que estas atividades ocorram de forma coordenada, orientada e supervisionada, pressupondo-se, então, a existência de um núcleo ou órgão central do sistema”.32

Com a finalidade de colaborar com os ordenadores de despesas, em prol de uma administração pública mais dinâmica, o TCE-PE editou um guia para orientar os novos gestores, contendo o seguinte conceito de sistema de controle interno:

O conjunto complexo e organizado de regras e normas, de unidades, princípios, métodos, procedimentos e equipamentos, coordenados entre si, que busque o fim precípuo de realizar a avaliação da gestão pública e o acompanhamento dos programas de governo, bem assim de comprovar a legalidade e avaliar os resultados quanto à eficácia, eficiência e

32 _{GLOCK. José Osvaldo. Guia para a implementação do sistema de controle interno nos municípios.}

economicidade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial e operacional nos órgãos e entidades da administração pública.33

Cabe destacar, por oportuno, alguns dos principais objetivos do sistema de controle interno, quando inserido na administração pública:

• Impedir que sejam realizadas operações em desacordo com os planos estabelecidos;

• Proporcionar uma racionalização na aplicação dos recursos públicos; • Evitar que sejam praticados atos em desacordo com as disposições

legais e regulamentares;

• Colocar à disposição do administrador um fluxo de informações capaz de proporcionar um planejamento mais adequado das atividades a serem desenvolvidas e, em decorrência, oferecer elementos atualizados para a elaboração dos orçamentos;

• Proporcionar tranqüilidade ao governante pela constante ação de vigilância sobre as operações desenvolvidas;

• Tornar mais segura à ação administrativa, uma vez que, dispondo de informações corretas e atualizadas, pode decidir com maior eficácia e escolher prioridades mais urgentes.34

Segundo a Organização Internacional das Entidades Fiscalizadoras Superiores - INTOSAI, todo o sistema de controle financeiro e de qualquer outra natureza da entidade auditada, incluindo a estrutura organizacional, os métodos, os procedimentos e a auditoria interna, estabelecido pelos administradores, segundo os objetivos da entidade, contribuem para que ela seja regularmente administrada de forma econômica, eficiente e eficaz, garantindo, assim, a observância das políticas determinadas pela administração, salvaguardando bens e recursos, assegurando toda fidedignidade e integridade dos registros contábeis e produzindo informações financeiras e gerenciais confiáveis e tempestivas.

33 _{SILVA, Almeny Pereira da et al. Guia de Orientação aos Novos Gestores, Recife: Tribunal de Contas}

do Estado de Pernambuco, 2005.

34_{SILVA, Francisco Carlos da Cruz. Controle e reforma administrativa no Brasil. 1999. Disponível}

A INTOSAI menciona, ainda, que a instituição para oferecer uma garantia razoável, necessita cumprir as seguintes metas gerais:

1. Promover as operações metódicas, econômicas, eficientes e eficazes e os produtos e serviços de qualidade, de acordo com a missão que a instituição deve cumprir;

2. Preservar os recursos frente a qualquer prejuízo por desgoverno, abuso, má gestão, erros, fraude e irregularidades;

3. Respeitar as leis, regulamentações e diretrizes da administração;

4. Elaborar e manter dados financeiros e de gestão confiáveis e apresentá-los respeitando corretamente, nos informes oportunos.

A Organização Internacional das Entidades Fiscalizadoras Superiores – INTOSAI sugere, à instituição pública que se dispuser a implantar, em seu âmbito governamental, os sistemas de controles internos, deverá seguir a seguinte estrutura:

1. Instrumento legal aprovado;

2. Administradores ou dirigentes públicos acreditem que o controle é importante, e na qualidade de principais responsáveis pela idoneidade da estrutura do controle interno e de sua aplicação, é essencial que entendam a natureza e objetivos que esta deve cumprir;

3. A entidade ou órgão esteja organizado e estruturado formalmente de modo a permitir uma adequada delegação de autoridade e responsabilidade;

4. A entidade mantenha sistemas de autorização e procedimentos de registro. Estes sistemas devem abranger:

• Elaboração de manuais de normas e procedimentos, com sistemas de autorizações, aprovações e linhas de autoridade claramente definidos, e o estabelecimento de práticas operacionais e de rotinas;

• Estrutura contábil adequada a um plano de contas comentado e aos fluxos contábeis, incluindo técnicas orçamentárias, de contabilidade de custos e acompanhamento de avaliação dos planos traçados;

• Registros e formulários adequados à entidade ou órgão, que levem em consideração aspectos tais como simplicidade de entendimento, facilidade de preenchimento e organização de dados.

5. A adoção de metodologia de desenvolvimento/aquisição de sistemas operacionais ou de informações. Independentemente da entidade ou órgão usar a estratégia de optar pelo desenvolvimento ou aquisição no mercado de sistemas operacionais ou de informações, é fundamental que sejam consideradas as reais necessidades, a adequação da ferramenta ao seu porte, volume de operações, perspectivas de crescimento e avaliação do custo- benefício. Tratando-se de recursos de informática, deve ser levado também em conta aspectos de segurança.

6. Pessoal adequado devidamente qualificado e capacitado.

Diante do exposto, pode-se afirmar que dentro de uma visão sistêmica das organizações/entidades é fácil compreender que mesmo com sistemas adequados, informatizados e modernos, políticas bem definidas, planos bem elaborados, ainda assim, a eficiência e eficácia institucional poderá ser comprometida se estas mesmas unidades não dispuserem de quadro de pessoal adequadamente dimensionado, capaz, eficiente e motivado.

Tais aspectos poderão ser atingidos se:

• Servidores tiverem qualificação compatível com as rotinas e práticas operacionais, os cargos e as atribuições a estes vinculados;

• Servidores forem adequadamente treinados e capacitados;

• Adoção de políticas de recursos humanos que motivem e incentivem a participação ativa de servidores (Plano de Cargos, Carreiras e Salários – PCCS, política que dar preferência à nomeação de servidores efetivos para cargos em comissão, etc.);

• Implantação de rodízio periódico de funções.35