Clareza – Dá uma imediata compreensão ao leitor. Utilizar características de impessoalidade, evitando a duplicidade de interpretações do tratamento personalista, do padrão curto da linguagem de entendimento geral evitando palavras de circulação restrita como a gíria e os termos técnicos. Seguir a formalidade e padronização necessárias à uniformidade dos textos e a concisão, fazendo desaparecer do texto os excessos linguísticos.
Classificação. Identificação sistemática e organização de atividades e/ou documentos de arquivo em classes, de acordo com convenções logicamente estruturadas, métodos e regras representados num sistema de classificação.
Competências e funções – Aspetos de governação dos órgãos, determinados através de uma norma jurídica ou regulamentar, que define não só a sua integração e dependência hierárquica, mas também os meios necessários para funcionar e atingir os seus objetivos. A definição das competências é um elemento essencial pois introduz nos documentos os assuntos, os lugares, as pessoas e a cronologia. As funções são a capacidade de atuação, própria dos órgãos da instituição, através de atividades e tarefas.
Controlo da Circulação. Produção, integração no sistema e manutenção de informação sobre o movimento e utilização dos documentos de arquivo.
Controlo da Tramitação. Processo no qual são estabelecidos e monitorizados os tempos de execução das ações necessárias à prossecução de uma atividade.
Correção gramatical – Consiste no respeito às normas e princípios do idioma e às regras gramaticais e ortográficas. Na redação oficial devem ser evitados os solecismos (erros de sintaxe), as deformações (erros de forma das palavras), os cruzamentos (troca de palavras parecidas), os barbarismos (emprego abusivo de palavras e expressões estrangeiras), os arcaísmos (emprego de palavras e expressões antiquadas) e os neologismos (palavras novas, cujo sentido é ainda instável).
Documento de Arquivo. Documento produzido, recebido e mantido a título probatório e informativo por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades.
Entidade produtora de documentos – São consideradas entidades produtoras de documentos as instituições e serviços quando, para além de terem competência para emitir documentos que seguem uma determinada tramitação administrativa, são também responsáveis pela gestão e tramitação dos documentos que originam.
Fundo de Arquivo. Conjunto de documentos de qualquer natureza – isto é, independente da sua idade, suporte, modo de produção, utiliz ação e conteúdo – reunidos automática e organicamente – isto é, acumulados por um processo natural que decorre da própria atividade da instituição, criados e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa física ou por uma família no exercício das suas atividades ou das suas funções.
Harmonia – Trata-se do ajustamento das palavras na frase e das frases no período, combinadas e dispostas harmonicamente fazendo com que o leitor se predisponha
favoravelmente à proposta apresentada. Evitar a cacofonia (inconvenientes resultantes do encontro de sílabas finais com sílabas iniciais), as assonâncias (semelhança ou igualdade de sons na frase ou no período) e os ecos (repetição sucessiva de finais idênticos).
Indexação. Processo através do qual são estabelecidos pontos de acesso para facilitar a recuperação de documentos e/ou de informação.
Meta-informação. Informação que descreve o contexto, o conteúdo e a estrutura dos documentos, bem como a sua gestão através do tempo.
Objetividade de redação - Consiste no uso de termos adequados para que o pensamento seja expresso e entendido imediatamente pelo recetor. Para ser objetivo é necessário que se coloque uma ideia após a outra, hierarquizando as informações. Palavras desnecessárias, supérfluas, adjetivação excessiva, repetição de termos e ideias devem ser eliminadas pois comprometem a eficácia do documento. Evitar períodos demasiado longos e utilizar sempre que possível a linguagem do recetor, transmitindo o máximo de informações com o mínimo de palavras (não lacónico, mas denso em que cada expressão ou frase está carregada de sentido). Evitar acumular ideias num só parágrafo.
Polidez – Consiste no emprego de expressões respeitosas e tratamento apropriado àqueles com os quais nos relacionamos no trato administrativo. As expressões vulgares provocam mal-estar, assim como os tratamentos irreverentes, a intimidade, a gíria, a banalidade e a ironia. Abrange ainda a discrição, indispensável a todos quantos lidam com assuntos oficiais, eventualmente sigilosos e de publicidade inconveniente. A polidez vem mais da totalidade do texto do que de um começo repetitivo ou um fecho estereotipado.
Princípio da Proveniência. Princípio básico da organização de arquivos segundo o qual deve ser respeitada a autonomia de cada fundo arquivístico, não misturando os seus documentos.
Regras de redação de documentos oficiais - A redação administrativa deve ser orientada pelos princípios básicos da clareza, da correção, da coerência, da objetividade e da ordenação lógica.
Registo. Ato de dar a um documento um identificador único no momento da sua integração no sistema de arquivo.
Tipologia documental. É a expressão tipificada de uma unidade documental com características estruturais homogéneas, normalmente regulada por uma norma de procedimento administrativo, derivada do exercício de uma mesma função e realizada por um determinado órgão, serviço ou pessoa com competência para o fazer.
Série. Conjunto de documentos correspondentes a uma mesma tipologia documental, produzida por um mesmo órgão no exercício de uma função determinada dentro da mesma instituição; A tipologia documental, juntamente com o órgão produtor de documentos e a função que lhe determinou os procedimentos administrativos, constituem os elementos essenciais para a formação de séries documentais. Um serviço produtor pode gerar uma ou várias séries documentais sendo estas, mais do que as funções, o elemento chave para a classificação uma vez que a mesma função é ou pode ser exercida por diferentes serviços.