Este estudo objetivou analisar como o conhecimento pode ser compartilhado através da implantação de um Portal Corporativo de RH na ArcelorMittal Brasil. Por meio de entrevistas realizadas com todos os envolvidos no projeto de implantação do Portal de RH da SAP na ArcelorMittal Brasil e da análise da documentação do projeto, foram avaliados no Portal de RH: a integração do Portal com os módulos de RH, os componentes técnicos presentes no Portal, o compartilhamento do conhecimento existente, as dificuldades e facilidades detectadas na implantação do Portal, e os benefícios do Portal e as expectativas dos envolvidos com o Portal de RH implementado.
Através da análise da documentação de projeto e dos manuais de utilização do Portal de RH, foi possível identificar a integração dos seguintes módulos de RH ao Portal de RH: Cadastro de Pessoal, Recrutamento e Seleção, Remuneração, Folha de Pagamento, Controle de Freqüência, Treinamento e Seleção. Por outro lado, não foi identificada a integração do Portal de RH com os módulos: Carreira e Sucessão, Avaliação de Desempenho, Estrutura Organizacional, Medicina e Segurança do Trabalho. Percebe-se que o Portal de RH está integrado com a grande maioria dos módulos de RH para a disponibilização de informações para o funcionário e gestor. Conclui-se que a integração existente possibilita a visualização das informações relacionadas aos empregados presentes nos diferentes módulos de RH, havendo pouca atualização das informações pelo próprio empregado. Isto pode ser evidenciando, pois o Portal permite apenas a atualização de poucas informações pessoais pelo funcionário, sendo que a grande maioria das informações do empregado ainda é alimentada pela área de RH.
É importante ressaltar que há uma expectativa de integração do Portal de RH com os módulos de avaliação de desempenho, evolução salarial, gestão de carreiras, movimentação de pessoal e gestão de viagens em um futuro próximo; e, a longo prazo, a integração do Portal com os módulos de gestão de competências e desenvolvimento do empregado. Percebe-se que o Portal de RH ainda tem muito a evoluir no quesito de negócios e que esta evolução será gradativa.
Foram identificadas três categorias com características comuns no Portal de RH - capacidades essenciais, capacidades de suporte e serviços web, conforme a classificação proposta por Benbya et al. (2004). Segundo os autores, as capacidades
essenciais são definidas como as ferramentas que suportam as fases de desenvolvimento do conhecimento. As seguintes capacidades essenciais foram identificadas no Portal SAP de RH implantado: Taxonomia e Categorização, Apresentação, Publicação, Mecanismos de Busca, Colaboração e Integração.
A taxonomia e os esquemas de interface e navegação do Portal de RH já vieram pré-definidos da SAP. Apesar do idioma da taxonomia disponibilizada ser o português, ainda foi necessário realizar pequenos ajustes para atender aos requisitos da ArcelorMittal Brasil. Os layouts disponibilizados no Portal de RH são fáceis de utilizar e intuitivos, permitindo que os usuários naveguem no portal utilizando vários caminhos distintos para obter a mesma informação.
A funcionalidade de publicação encontra-se presente no Portal de RH. No entanto, percebe-se que a inserção de informação e de conhecimento no Portal se restringe apenas à atualização de algumas informações pessoais pelos empregados. Não há uma ferramenta de Gestão do Conteúdo integrada ao Portal que realize a gestão da criação, revisão/edição, autorização, e publicação de diferentes tipos de conteúdos, conforme sugerido por Aneja et al. (2000), Terra e Gordon (2002) e Benbya et al. (2004).
Segundo Terra e Gordon (2002), um mecanismo de busca visa mostrar os resultados mais relevantes para uma determinada consulta no menor espaço de tempo. O mecanismo de busca disponibilizado no Portal de RH é bastante simples, pois permite apenas a pesquisa de documentos publicados no portal através de palavras- chave cadastradas. Conclui-se que o Portal de RH não apresenta mecanismos mais elaborados de busca, tais como: buscas booleanas, buscas com inferência bayesiana, buscas conceituais, buscas por afinidades, entre outras, conforme descrevem os autores.
Terra e Gordon (2002) afirmam que idealmente um Portal deve possibilitar que os indivíduos se encontrem, compartilhem informações e opiniões através de oportunidades síncronas e assíncronas. O workflow foi a única ferramenta assíncrona de colaboração identificada no Portal de RH. Foram identificados cinco workflows: programação de férias, lançamento de exceção de freqüência, inscrição em treinamento, inscrição em recrutamento e pedido de demissão, que estão integrados ao Outlook para o envio de alertas para os usuários que participam do fluxo. O fórum não foi disponibilizado no Portal de RH, apesar desta funcionalidade compor o módulo de Portal da SAP.
O Portal de RH é o principal ponto de acesso dos funcionários para a realização de atividades de RH que antes eram supridas somente pela área de RH. Para isto, o Portal se integra nativamente com os módulos de RH existentes, corroborando Aneja et al. (2000), Terra e Gordon (2002) e Benbya et al. (2004), que informaram que o portal corporativo é um integrador universal que fornece um único ponto de contato para todas as fontes de informação.
As capacidades de suporte - segurança, personalização e escalabilidade, são definidas por Benbya et al. (2004) como as ferramentas necessárias para o funcionamento correto do portal corporativo. A segurança do Portal de RH está evidenciada pelo controle de acesso aos funcionários que possuem um perfil específico associado, que os permite acessar diferentes funcionalidades e informações, estes perfis são diferentes para gestor e empregado.
Não há personalização de conteúdo no Portal de RH, o que impossibilita que conteúdo relevante e personalizado seja entregue para um usuário ou grupo de usuários baseado em seus perfis e preferências, conforme destaca Aneja et al. (2000). O Portal de RH está sofrendo constantes atualizações e sendo expandido para todas as empresas do grupo ArcelorMittal Brasil, evidenciando uma alta escalabilidade, pois permite o aumento do número de usuários e de funcionalidades existentes, sem ter um impacto significativo na estrutura já existente.
Conclui-se que, apesar da presença da grande maioria dos componentes técnicos no Portal de RH implantado (capacidades essenciais e capacidades de suporte), há uma subutilização destes componentes em relação à sua potencialidade. Isto pode ser evidenciado pela não existência do componente personalização e pela poucas funcionalidades oferecidas pelos componentes existentes: publicação, mecanismos de busca e ferramentas de colaboração. A utilização de funcionalidades avançadas nos componentes técnicos no Portal de RH é totalmente dependente da disponibilização destas funcionalidades pela SAP no módulo de Portal atual, o qual apresenta muitas limitações técnicas em relação aos componentes técnicos analisados.
No Portal de RH, foi identificado o compartilhamento de informações do empregado com o gestor, através da disponibilização das informações referentes ao empregado, tais como: dados pessoais, dados organizacionais, informações salariais, gerenciamento de tempos do empregado, formação e treinamento do empregado, entre outras informações. Há o compartilhamento do conhecimento no Portal de RH na
utilização do sistema baseado em restrição para simular o cálculo do valor de férias a ser recebido pelo empregado. Esta funcionalidade permite que o empregado simule o valor a ser recebido em suas férias a partir da seleção de variáveis disponíveis, eliminando a necessidade da atuação da área de RH para realizar esta tarefa. Conclui- se que o pouco compartilhamento de conhecimento existente no Portal de RH está relacionado a pouca quantidade de conhecimento explícito disponibilizado no Portal, além do processo de distribuição do conhecimento ser incipiente na cultura organizacional da ArcelorMittal Brasil, corroborando com Benbya et al. (2004).
Há uma expectativa futura de aumento do compartilhamento do conhecimento, através da integração do Portal de RH com ferramentas de comunidades de prática, fóruns de discussão, e-learning e de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Além disto, há uma expectativa de disponibilização das melhores práticas através do Portal utilizando a integração da ferramenta de GED existente na ArcelorMittal Brasil. A integração com as ferramentas citadas, corrobora Detlor (2000) que destaca que os portais corporativos provêem aplicações que auxiliam os usuários a se interagirem em conversações e negociações com outros usuários na empresa fazendo com que o conhecimento compartilhado possa ser gerado. Conclui-se que o aumento do compartilhamento do conhecimento, na ArcelorMittal Brasil está relacionado à evolução da cultura organizacional da empresa em direção ao compartilhamento das informações/conhecimento e ao nível de integração do módulo de Portal da SAP com as ferramentas de colaboração, e-learning, GED, mapas do conhecimento, sistemas especialistas, entre outros.
As facilidades que foram mais citadas pelos entrevistados se referem: ao apoio da alta direção na implantação do projeto, o conhecimento adquirido da Plataforma SAP e o conhecimento dos processos de RH pelos recursos do projeto. As facilidades “Boa comunicação na divulgação da campanha de marketing do Portal de RH“ e “Apoio da alta direção / Diretriz corporativa” encontrados nesta pesquisa, corroboram dois dos três fatores identificados por Bondarouk e Ruel (2005) como mais importantes na implantação de sistemas de Gestão de RH, que são: comunicação corporativa sobre os sistemas de gestão de RH e compromisso da alta gerência com a implementação do sistema de RH.
As dificuldades que apareceram no maior número de entrevistas foram: curto espaço de tempo para a implementação do Portal de RH, resistências culturais por parte de algumas empresas do grupo e capacidade de assimilação da nova tecnologia.
Os benefícios técnicos mais citados foram: única plataforma SAP de auto- atendimento para toda a empresa e integração nativa com os módulos SAP de RH. Dentre os Benefícios de Negócios, os mais referenciados foram: padronização das rotinas de Auto-Atendimento de RH, liberação da área de RH para atividades mais nobres e estratégicas, maior agilidade com a disponibilização imediata das informações de RH para o empregado e atualização das informações pelo próprio empregado. Os benefícios: única plataforma e padronização das rotinas de auto-atendimento estão diretamente relacionados à disponibilização de uma mesma visão para todos os empregados em todas as unidades do grupo, eliminando os gastos com a gestão de informações não padronizadas e com a gestão de vários sistemas de TI distintos. Já os benefícios: liberação da área de RH para atividades mais nobres, maior agilidade com a disponibilização das informações pelo próprio empregado e atualização das informações pelo próprio empregado, estão relacionados à descentralização das atividades de RH que está sendo feita pelos próprios empregados com a implantação do Portal de RH.
Por fim, conclui-se que o compartilhamento do conhecimento no Portal de RH da ArcelorMittal Brasil ainda está incipiente, mas tende a evoluir à medida que documentos sejam publicados no Portal, sejam disponibilizados os componentes técnicos do Portal em sua plenitude, mais módulos de RH sejam integrados ao Portal e ferramentas de gestão do conhecimento sejam integradas ao Portal.
Esta dissertação visa contribuir para a discussão e ampliação do compartilhamento e aplicação do conhecimento em um Portal de RH. Espera-se que este estudo contribua para implementações futuras como forma de mostrar como o conhecimento pode ser aplicado e compartilhado em um Portal de RH.
A pesquisa apresenta algumas limitações:
• O Portal de RH é ainda incipiente e limitado, pois não disponibiliza os componentes técnicos em suas plenitudes e nem ferramentas de gestão do conhecimento integradas;
• Por se tratar de um estudo de caso, não deve ser generalizado e sim utilizado como base para aplicação em outras investigações; e
• Foi apresentada a visão dos stakeholders envolvidos na implantação do Portal de RH, correspondendo a um pequeno número de entrevistas. Isto pode limitar a visão geral dos funcionários referente à utilização efetiva das funcionalidades do Portal de RH.
Em razão da abrangência e atualidade da temática, outros trabalhos podem ser realizados nessa área, tais como:
• A comparação do compartilhamento do conhecimento do Portal de RH com o Portal de outra área funcional da organização;
• A análise do compartilhamento do conhecimento no Portal de RH em empresas de outros setores; e
• A comparação do compartilhamento do conhecimento entre os Portais de RH implementados entre organizações.
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