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Ao longo desta pesquisa, tinha-se como objetivo principal compreender a forma pela qual processo de recuperação da informação ocorre nos sistemas dos arquivos estaduais do Sudeste brasileiro, observando-se a nomeação dos assuntos atribuídos para a representação dos documentos e posterior busca. Tomando-se como base a literatura e o campo empírico analisado, serão apresentadas as conclusões com relação a este trabalho.

Baseado na pesquisa bibliográfica, foram alcançados alguns dos objetivos deste trabalho. Foi possível: i) delimitar o conceito de recuperação da informação, no âmbito da organização do conhecimento e da informação, para a Ciência da Informação e particularizar para a Arquivologia; e ii) apresentar a importância do processo de recuperação da informação dentro de uma instituição de arquivos estaduais.

Retomando a execução da análise empírica, o estudo dos arquivos estaduais do Sudeste brasileiro seguiu diversas etapas. Primeiramente, examinou-se os sistemas disponibilizados na web para essas instituições. Em segundo lugar, foram feitos os contatos e as visitas presenciais para realização das entrevistas e observação dos instrumentos de pesquisa. A terceira etapa consistiu na aplicação de questionários, que tiveram baixo retorno. Procedeu-se, então, à quarta e última etapa, na qual foram averiguados os termos de busca que os usuários utilizavam e/ou seu perfil.

A partir desta análise empírica, foi possível atingir os outros objetivos específicos deste trabalho, a saber: iii) identificar, nas plataformas e ferramentas dos arquivos estudados, o modo pelo qual são nomeados os assuntos (palavras-chave ou termos de indexação); iv) detectar de que forma ocorre o processo de recuperação da informação nas instituições arquivísticas estaduais do Sudeste brasileiro, tanto na visão do gestor da instituição quanto na do usuário; e v) relatar os problemas que ocorrem quando não se tem uma recuperação adequada, com base no estudo empírico. Pode-se, entretanto, afirmar que nem todos foram alcançados totalmente.

Na primeira seção, que aponta o referencial teórico da pesquisa, o conceito de informação, especialmente para a Ciência da Informação, bem como o afunilamento para a questão da Recuperação da Informação e os sistemas para tal processo, dão a diretriz que vai percorrer toda a pesquisa.

A segunda seção, que define Arquivologia e os Arquivos, enquanto campo empírico, apresenta definições cruciais sobre documento arquivístico, funções arquivísticas (como descrição e classificação), acesso, uso, usuário, necessidade de informação, instrumentos de

pesquisa e também legislação. É possível perceber a importância do usuário em um contexto arquivístico e sua figura enquanto peça-chave para todo o trabalho do arquivista.

Na terceira e última seção teórica a recuperação da informação nos arquivos é apontada como fundamental para atender as demandas do usuário. Esta recuperação é precedida pela organização e representação da informação, como por exemplo através do processo de indexação, que atribui termos aos documentos de forma criteriosa.

Concluiu-se que existe uma discrepância entre o que se apresenta na literatura e o que se observa na prática, na qual não se aplicam os princípios e as técnicas do processo de indexação, bem como o controle terminológico, conforme se pôde comprovar nos arquivos pesquisados. Observou-se que a nomeação dos assuntos se realiza de forma intuitiva, sem respaldo dos fundamentos da área de organização e de representação da informação. Constatou-se que a busca dos documentos é efetuada pelos usuários preferencialmente pelos assuntos, isto é, o ponto de acesso prioritário é o assunto nos seus diferentes temas e categorias.

Com relação aos pressupostos que serviram como ponto de partida no início desta pesquisa, é possível concluir que todos se confirmaram.

As palavras-chave que as instituições utilizam como assuntos de seus documentos carecem de maior análise, pois não possuem controle ou mesmo uma política de indexação que determine sua utilização.

Os instrumentos de pesquisa disponibilizados pelos arquivos não se mostram completos, havendo a necessidade de o usuário pesquisar em instrumentos impressos e no sistema online. A principal questão dessas duas etapas é que o usuário não consegue, de forma remota, ter sua pesquisa atendida. Acaba sendo fundamental sua ida até a instituição para consultar o que não está disponível na base de dados. Além disso, muitas vezes os usuários não possuem conhecimentos arquivísticos, o que dificulta sua pesquisa.

A partir da literatura, foi possível confirmar que o processo de indexação é fundamental para a representação documentária e posterior acesso ao conteúdo dos documentos. Todavia, ele ainda precisa ser implementado em todas as instituições que fazem parte do campo empírico. Os poucos instrumentos que poderiam ser apontados como índices não possuíam clareza dos procedimentos adotados para determinação dos assuntos, e nenhuma das instituições contava com uma linguagem documentária ou política de indexação formalizada, conforme já ressaltado.

Considera-se que todos os procedimentos metodológicos aplicados nesta pesquisa foram fundamentais. Não obstante, maior tempo para a aplicação dos questionários e maior retorno

por parte dos usuários teria incrementado os resultados, pois daria uma visão mais aprofundada da opinião do consulente nesse processo, que deve priorizar o atendimento de suas demandas.

Ficam, como possibilidades de trabalhos futuros com relação a esta temática, o aprofundamento da visão do usuário, bem como a proposição de elaboração de índices voltados a cada instituição em particular, pelo menos com o recorte de um fundo ou parte do acervo.

Espera-se que este trabalho possa acrescentar novas reflexões à questão da indexação como processo facilitador da recuperação da informação em contextos arquivísticos. Pretende- se que esta discussão não seja finalizada nesta dissertação, visto que ainda existem caminhos para aprofundar este estudo.

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